Home » Резервирование рабочего места на день — новый тренд в работе

Резервирование рабочего места на день — новый тренд в работе

Шесть недель назад фирма по связям с общественностью Bellmont Partners вновь открыла свой отремонтированный офис в Эдине с одной загвоздкой: не у каждого сотрудника будет постоянный рабочий стол.

Подобно растущему числу работодателей, борющихся с тенденциями работы на дому, Bellmont внедрила систему сидений, похожую на музыкальные стулья, хотя и более высокотехнологичную, обычно называемую «гостиницей». Только у 12 офисных работников Bellmont есть закрепленный за столом стол. Еще пятнадцать человек, которые работают в основном дома, теперь используют новое программное обеспечение, чтобы зарезервировать стол на день, когда они приходят в офис, а Bellmont требуется только один день в неделю.

Новая система работает чуть больше месяца, и с некоторыми изменениями она работает, сказал совладелец Bellmont Partners Брайан Беллмонт. Однако для внесения столь радикальных изменений в типичную офисную обстановку потребовалась серьезная подготовка, включая наем консультанта по дизайну, опрос сотрудников об их потребностях, снос стен и взвешивание различных технологических вариантов.

Все больше компаний рассматривают возможность перехода на модель гостиничного стола, поскольку они борются с тенденциями гибридной работы, которые приводят к почти пустым офисам, пустой трате площадей и дорогостоящей аренде. Помимо Bellmont, местные компании, такие как юридическая фирма Maslon LLP и подразделения Thrivent, Thomson Reuters, Ameriprise и US Bank, входят в число тех, кто активно внедряет концепцию резервного стола.

Эксперты по вопросам труда предупреждают, что гостиничный бизнес требует тщательного планирования, а неудачный переход может подорвать моральный дух, вызвать беспокойство и привести к дорогостоящей текучести кадров. Чтобы узнать, что помогает, а что вредит, когда дело доходит до этой новой тенденции на рабочем месте, вот что говорят несколько экспертов о передовом опыте:

Ожидайте ответной реакции

Эксперты предупреждают, что, поскольку гостиничный бизнес часто предполагает сокращение помещений, упаковку личных вещей и отказ от индивидуальной территории, можно ожидать некоторой негативной реакции.

«Людям не нравятся перемены, поэтому они будут сопротивляться», — сказала Лиза Пул, сертифицированный лидер перемен и руководитель стратегии на рабочем месте в архитектурно-дизайнерской фирме Perkins&Will.

Работники спросят: «Куда мне положить рисунки моего ребенка? Или фотографию моего партнера? Или мою любимую ручку и блокнот?» По словам Пула, это обычное дело, потому что людям нравится персонализировать свое пространство и «нравится предсказуемость сидения в одном и том же месте каждый день».

Многие сотрудники обеспокоены тем, что работа в отеле означает, что «они будут тратить все свое время, просто пытаясь найти место или найти свою команду», – сказал Пул. Она добавила, что другие проблемы связаны с необходимостью снова и снова приспосабливать рабочие станции к определенным эргономическим потребностям или индивидуальным предпочтениям. Другими проблемами были гигиена рабочего стола и застревание в шумном или оживленном месте.

Read more:  Осторожно, вторжение на Xbox началось

По всем этим причинам Пул посоветовал «убедиться, что у вас есть широкий выбор вариантов, где люди могут сидеть или работать», и не забывать «включать их в этот процесс».

«Прислушайтесь к ним и поймите их опасения», — сказал Пул. «Если вы просто скажете людям: «Вы это сделаете!» и вы не говорите им, что это принесет им пользу, они будут сопротивляться этому. Помогите им представить, как они могут работать в новой среде и как они могут быть воодушевлены».

Поиск информации

Прежде чем какая-либо компания выкинет все назначенные рабочие места, Беллмонт сказал, что он «действительно призывает руководство прислушиваться к своим командам», чтобы понять, что важно для создания продуктивной и счастливой рабочей среды.

Судя по отзывам сотрудников, Bellmont не просто провела реконструкцию. Компания также наняла уборщиков для дезинфекции новых общих столов каждый вечер, чтобы предотвратить простуду, появление крошек и грязи. Некоторые новые дополнения включали в себя закутки для каждого сотрудника — чтобы никому не приходилось каждый вечер тащить домой свою кофейную кружку, семейное фото или эргономичную клавиатуру — работники небольших конференц-залов могут бронировать и частные телефонные комнаты.

«Конечно, это другая модель, к которой нужно привыкнуть. И мы это прекрасно понимаем.— сказал Белмонт.

Эксперты по пулу и кадрам предложили менеджерам компаний продемонстрировать положительные стороны отсутствия закрепленного места. Теперь сотрудники могут легко менять места, например, работая над разными проектами и с разными людьми.

Никто не будет чувствовать себя застрявшим за столом, возле замерзающей шахты грузового лифта или шумной кофейни. И любой, кому нужен тихий день, может забронировать уединенное место. По словам Пула, размещение в гостиницах также может помочь офисным менеджерам контролировать свою среду и сделать гибридные рабочие пространства более яркими и густонаселенными, когда сотрудники собираются вместе друг с другом.

«Я работала с компаниями, которые до пандемии никогда бы не подумали об этом. Теперь они такие: «Да. Надо это сделать», — сказала она. «Если у вас 400 человек, но приходят только 60, оптимизация использования офиса за счет размещения в гостинице заключается в создании энергии и жизненной силы, а также в том, чтобы люди чувствовали эту энергию в пространстве».

Проконсультируйтесь со своей сетью

В расположенной в Миннеаполисе компании-застройщике Ryan Cos. «многие клиенты рассматривают различные способы структурирования рабочей силы, и гостиничный бизнес явно является одним из них», – сказал президент Северного региона Ryan Тони Барранко. Он сказал, что почти каждая компания, с которой он работал, «переосмысливает, насколько большими они должны быть и какое пространство они должны иметь».

Read more:  Чуть больше 84 000 евро – Porsche представляет новый Macan (+ФОТО)

Он добавил, что общение с теми фирмами-новаторами, которые уже пошли по этому пути, может дать полезные советы и опыт.

Партнер Maslon и адвокат по недвижимости Джон Септер настоятельно рекомендовал офисным менеджерам нанимать офисных архитекторов и менеджеров проектов с прошлым опытом, помогающим другим клиентам пройти через изменения.

Маслон впервые экспериментировал с гостиничным бизнесом в январе после сокращения и переезда из офиса площадью 50 000 квадратных футов в Wells Fargo Center на около 35 000 квадратных футов в Capella Tower в центре Миннеаполиса.

Поначалу идея совместного использования столов и офисов была странным выбором для юридической фирмы, поскольку большинство новых адвокатов ожидают, что у них будет шикарный личный кабинет, когда они присоединятся к фирме. «Это просто часть культуры», — сказал Септер. Но эксперты Perkins&Will, а также отдельной фирмы по управлению проектами опросили партнеров Маслона о том, как часто они на самом деле приходят в офис, и в конечном итоге убедили фирму попробовать.

Тем не менее, Маслон действовал осторожно, выделив для партнеров всего семь гостиничных офисов. Этого было недостаточно. В итоге 17 человек — 13 партнеров и четыре помощника юриста — выбрали гибкий график. Сейчас Маслон арендует дополнительные площади для строительства еще 10 гостиничных офисов и еще нескольких постоянных офисов для партнеров. По словам Септера, поскольку планирование переезда началось во время пандемии, Маслону «трудно было угадать», сколько места нужно выделить для установки плавающего стола.

Септер также посоветовал другим фирмам убедиться, что в их договоры аренды с арендаторами включена возможность добавления прилегающих офисных помещений, если гостиница не работает и бизнесу все-таки понадобятся постоянные рабочие места. Инвестируйте в личные шкафчики для сотрудников и простое в использовании программное обеспечение, такое как система бронирования Zoom, принятая Maslon.

«Эти вещи действительно облегчили переход», — сказал Септер.

Наконец, он посоветовал компаниям выделить достаточно времени, чтобы понять, «действительно ли нам подходят сокращение штатов и размещение в гостиницах или нам действительно нужно расширяться?»

«Я действительно думаю, что сейчас очень сложное время для любой компании, чтобы точно определить, сколько места ей нужно», — сказал Септер.

Барранко из Ryan также посоветовал компаниям проявить терпение. Что бы сейчас ни делали проектировщики гостиничного бизнеса, «ожидайте, что все снова изменится», сказал Барранко.

Read more:  PlayStation 5. Sony. Новое обновление системы. Список исправлений и улучшений

«Людям придется проявлять гибкость и не бояться совершать ошибки, потому что то, что изменится и произойдет, — это то, о чем мы даже не подозреваем», — сказал Барранко. «Скорость развития рабочих мест и технологий [is swift].”

Советы по технологиям

По словам директора по стратегии работы с клиентами Кэти Фитцпатрик, технология гостиничного бизнеса, выбранная Bellmont, сыграла важную роль в преобразовании офиса.

«У нас есть приложение Kadence, и это потрясающий инструмент. Оно предоставляет карту офиса и позволяет увидеть, где есть свободное пространство и кто где будет», — сказала она. «Если вы хотите быть рядом с коллегой, который работает над проектом, над которым вы работаете, вы можете забронировать это место. Вы можете забронировать его на целый день или поэтапно».

Система на базе приложения ежедневно отправляет работникам напоминания о том, какой рабочий стол и на какие дни они зарезервировали. Работники «регистрируются» каждое утро с помощью приложения Kadence.

Фитцпатрик обнаружила, что ей нравится его гибкость. Однажды она заказала столик рядом с кухней и обнаружила, что там шумно. В другой день она по незнанию заказала столик под вентиляционным отверстием кондиционера. Кейденс позволила ей сменить стол «на месте».

Эндрю Фриц, которого Bellmont наняла для помощи в редизайне, использовал обучающие видеоролики, чтобы сотрудники могли легко освоить приложение.

Подобное программное обеспечение для управления рабочими местами, такое как OfficeRnD, Skedda, EnvoyDesks, EMS Desk Booking и Tango, позволяет работникам не только бронировать рабочее место, но и сообщать о проблемах менеджерам. По словам Фрица, эта функция пригодится, если на столе отсутствует кабель, у него шаткая ножка или если предыдущий работник забыл там какой-то предмет.

Нижняя линия

Беллмонту нравится, что переход на гостиничный бизнес не обошелся ему в кругленькую сумму.

«Малый бизнес обнаружит, что использование этого подхода не так дорого, как они думают», — сказал Беллмонт.

Он потратил около 15 000 долларов на ремонт своего офиса и систему бронирования рабочих мест, в том числе 1 400 долларов на каждую систему камер конференц-зала и примерно 1 100 долларов на программное обеспечение Kadence. Пока сотрудники не жалуются.

«Наша команда убедила нас в том, что каждому понравится собственный офис», — сказал Беллмонт. «Но это кажется хорошим компромиссом».

2024-06-10 12:53:49


1718047378
#Резервирование #рабочего #места #на #день #новый #тренд #работе

Leave a Comment

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.