Как использовать ИИ для автоматизации страшной офисной встречи

Привет! Добро пожаловать обратно в О технологиях: ИИвсплывающий информационный бюллетень, который расскажет вам об искусственном интеллекте, о том, как он работает и как его использовать.

На прошлой неделе я рассказал вам, как использовать творческие инструменты искусственного интеллекта, которые генерируют и редактируют потрясающие изображения. Теперь давайте перейдем к автоматизации некоторых трудоемких, а иногда и утомительных частей многих офисных работ.

Да, я говорю о встречах. Я расскажу, как ускорить выполнение таких задач, как подготовка к презентациям, написание тезисов и составление протоколов, используя генеративные инструменты искусственного интеллекта, такие как ChatGPT.

Предупреждение здравого смысла, прежде чем мы начнем: все, что вы делаете с помощью онлайн-сервиса, потенциально может быть замечено управляющей им компанией, будь то крупная технологическая компания или стартап в области искусственного интеллекта. Так что, если ваша встреча касается деликатных тем, таких как коммерческая тайна или кадровые вопросы, возможно, сейчас не лучшее время для экспериментов с этими новыми инструментами.

Как создать слайд-колоду

Веб-сайт Gamma автоматически создаст подробную и красочную презентацию, включающую графику, диаграммы и текст. Вам, вероятно, придется изменить текст и добавить несколько собственных фотографий. Но думайте об этом генераторе как о шаблоне презентации на стероидах, который автоматизирует скучные вещи, чтобы вы могли работать над более мелкими деталями.

Сначала вы регистрируете бесплатную учетную запись, нажимаете «презентация» и вводите приглашение. Как и в случае с генераторами текста и изображений, чем подробнее ваши подсказки, тем лучше.

Вот пример, который я использовал, который описывает гипотетическую презентацию:

Кадровые обновления для технологического стартапа. Объявление о новых сотрудниках, включая директора по разнообразию, руководителя отдела кадров и 7 новых инженеров-программистов. Сейчас у нас работает 120 человек, и мы надеемся увеличить их до 150 к 2024 году. В будущем мы наймем руководителя по развитию бизнеса и расширим штат продавцов.

Гамма отвечает на подсказки схемой, обобщающей слайды и параметры шаблона в разных цветовых схемах.

По моей подсказке Гамма создала презентацию из семи слайдов. Гамма включала панели, описывающие роли нового директора по разнообразию и главы отдела кадров.

Вот фрагмент двух слайдов, созданных Гаммой:

Последним шагом является редактирование презентации. В моем примере я бы добавил имена новых сотрудников, их биографии и фотографии.

Предупреждение: системы генеративного ИИ уязвимы для явления, называемого «галлюцинацией», когда модель выдумывает правдоподобно звучащую чепуху. Особенно в рабочих условиях жизненно важно трижды проверить, не закрались ли неточности.

Я протестировал другой сайт, похожий на Gamma, который создавал красивые слайды, но также выдумывал воображаемых сотрудников и соединял их с фотографиями реальных людей, взятыми из Интернета. Не хорошо!

Темы для обсуждения

Чтобы подготовиться к гипотетической встрече для обсуждения обновлений персонала, я бы начал с того, что сказал чат-боту, такому как ChatGPT, Bard или Bing: «Действуйте так, как будто вы мой исполнительный помощник, который будет собирать тезисы для меня, исполнительного директора технологического стартапа, для презентации на…», а затем вставьте предыдущую подсказку, которую я использовал для создания набора слайдов.

(Помните, «действуйте так, как если бы…» — это одна из золотых подсказок для использования генеративного ИИ).

Затем чат-бот сгенерирует список тем для обсуждения, которые могут сопровождать каждый слайд, вместе с некоторыми предлагаемыми замечаниями. Опять же, вам может понадобиться внести некоторые изменения.

Резюме протокола встречи

Допустим, вы хотели быстро записать заметки, резюмируя то, что обсуждалось на собрании. Zoom и Google включают инструменты, которые используют ИИ для автоматической расшифровки речи с собрания в текстовый файл, если собрание записывается с разрешения каждого. Затем вы можете вставить стенограмму в чат-бот и попросить его обобщить ее. (Помните, не делайте этого с конфиденциальной информацией.)

Если вы используете Google Meet с бизнес-лицензией, стенограммы собраний включены по умолчанию, а ссылка на документ Google отправляется организатору по электронной почте. (Вы также можете выполнить шаги Google, чтобы активировать функцию транскрипции.)

Если вы используете Zoom, вам потребуется лицензия для бизнеса, образования или предприятия с включенной облачной записью в настройках учетной записи. Когда начнется собрание Zoom, включите облачную запись. После окончания встречи сервис автоматически сгенерирует стенограмму.

Оттуда перейдите к чат-боту и введите подсказку: «Действуйте так, как будто вы мой исполнительный помощник. Вы составляете протокол встречи, используя эту расшифровку». Затем вставьте часть стенограммы, которую вы хотите обобщить, и чат-бот автоматически отформатирует ее в протокол. (Если стенограмма слишком длинная, вы можете сказать чат-боту, что будете вставлять ее в несколько частей, и что вы скажете, когда закончите.)

Если собрание не записано, но кто-то сделал заметки, их можно вставить в чат-бот вместе с тем же запросом на форматирование документа в заметку о собрании.

Что дальше?

На следующей неделе я расскажу, как использовать ИИ для потребления — подумайте о планировании отпуска и покупках.