Помощник по административным вопросам в NBCUniversal в Нью-Йорке, штат Нью-Йорк | 507188

СОВЕТ НЕДЕЛИ:
Что означает, когда в публикации говорится, что она конфиденциальна? (Видео)

Это работа на полный рабочий день

Помощник по административным вопросам будет играть ключевую роль в поддержке динамичной группы юристов в рамках общей команды по юридическим вопросам Universal Television Entertainment. Эта роль обеспечивает административную поддержку быстро развивающейся юридической команды, требующей исключительных организационных навыков, внимания к деталям и четкого общения.

Обязанности:
• Сохраняйте строгую конфиденциальность и профессионализм наряду с позитивным настроем.
• Заблаговременно предугадывайте потребности адвокатов.
• Регулярно планируйте звонки и встречи с участием нескольких заинтересованных сторон.
• Поддерживать и обновлять графики и календари адвокатов.
• Демонстрировать адаптируемость и гибкость при регулярном переносе звонков и встреч.
• Тщательно обрабатывать и отслеживать юридическую работу, включая загрузку документов в различные базы данных и системы управления, а также обновление отчетов о статусе и отслеживании.
• Помощь во внутренней коммуникации с персоналом и более широкой юридической организацией.
• Организовать поездку и проживание, включая подробные и подробные маршруты.
• Обработка командировочных расходов и возмещений, а также ведение точного и своевременного учета расходов; готовить и обрабатывать отчеты о расходах и сверки в соответствии с руководящими принципами политики компании.
• Организовать сложную логистику для встреч с несколькими участниками и в нескольких местах (включая телеприсутствие и настройку слайд-презентаций).
• Профессионально отвечайте на телефонные звонки, принимайте сообщения по мере необходимости, а также оперативно принимайте и доставляйте голосовые сообщения адвокатам.
• Управление и обновление рассылок и списков рассылки.
• Обработка счетов внешних консультантов и других счетов, связанных с юридическими вопросами.
• Выполнять общие офисные и административные задачи, включая заказ различных расходных материалов.
• Управление административными аспектами специальных проектов согласно назначению.
• Регулярно взаимодействовать с внутренними деловыми и творческими клиентами и контактами юридического отдела (включая руководителей), а также с внешними контрагентами (например, адвокатами и агентами по работе с талантами, консультантами продюсерских компаний).
• Обеспечивать поддержку другим помощникам в команде.

Квалификация

Основные требования:
• Демонстрация высокого уровня владения Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Adobe, Dropbox и Outlook.
• Высшее образование или средняя школа/GED и аналогичный опыт работы.

Желаемые характеристики
• Продемонстрированный интерес к медиаиндустрии или юридической сфере.
• Способность сохранять позитивный настрой и демонстрировать способность проявлять гибкость в быстро меняющейся деловой среде.
• Превосходные организационные и административные навыки, способность одновременно выполнять несколько задач и расставлять приоритеты в работе для нескольких адвокатов.
• Исключительные навыки межличностного общения и общения, включая профессиональное общение по телефону и личное присутствие; опыт командного игрока; способность развивать и поддерживать хорошие рабочие отношения с многочисленными исполнительными помощниками и другими людьми в компании
• Отличное внимание к деталям и готовность проявить инициативу.
• Уверенные навыки организации документов, включая способность быстро и точно формировать и вести записи.
• Продвинутые навыки работы с компьютером и продемонстрированная способность быстро учиться и адаптироваться к новым программам и технологиям.
• Предыдущий опыт административной поддержки приветствуется.

Гибридная должность: эта должность обозначена как гибридная: обычно она работает в офисе минимум три дня в неделю. С 5 января 2026 года гибридные сотрудники будут обязаны работать в офисе минимум четыре дня в неделю.