Блог Eleven Labs – Оптимизируйте свою удаленную работу: советы для гибкой, полностью удаленной команды

Введение

Все больше и больше компаний выбирают удаленную работу после периода COVID, в то время как другие предпочитают вернуться к очной форме. В Eleven Labs мы помогли запустить бизнес-инструмент для полностью дистанционной GIE в течение трех лет, работая удаленно с командами разработчиков, PO, PM и клиентами. На основании этого опыта, вот краткое изложение действий, которые были предприняты. Эти действия основаны на двух принципах Agile: сотрудничестве и прозрачности.

Удаленные гибкие методы

За эти 3 года проектов мы внедрили методы улучшения удаленных рабочих процессов. Вот чего мы достигли в двух ключевых областях, на которые повлияли удаленные команды: совместная работа и прозрачность.

Сотрудничество между командой и заинтересованными сторонами
В ходе этого опыта мы обнаружили, что из-за удаленной работы и ситуации, когда каждый стейкхолдер находится в разных офисах, общение с производственной командой (PO, разработчики, UX) затруднено.

Действительно, поскольку каждый вел свой бизнес, проект воспринимался как трата времени, отнимающая у них управление их индивидуальной деятельностью.

Чтобы исправить эту ситуацию, мы внедрили действия, направленные на мотивацию и большее вовлечение заинтересованных сторон в проект, чтобы собирать их отзывы в рамках постоянного улучшения.

Эти действия в первую очередь включали организацию регулярные встречи для бесперебойной внутренней коммуникации и постоянного улучшения. Мы установили фиксированные каналы видеоконференцсвязи для всех agile-инстансов в определенное время, например для демонстраций, ретроспектив, планирования спринтов, определения масштабов и ежедневных совещаний.

Затем были организованы физические поездки на место для интервью с влиятельными пользователями на этапе обнаружения. Хотя часть обнаружения может быть проведена с помощью видеоконференции с заинтересованными сторонами, важно физически приезжайте на место в начале полное понимание организационных процессов и корпоративной культуры.

Для внешней коммуникации все встречи с заинтересованными сторонами проводились в Zoom и могли быть сохранено для совместного использования с людьми, которые не смогли присутствовать. Для опроса клиентов и сбора отзывов мы использовали два подхода:

• Индивидуальные интервью в формате видеоконференции для создания более интимной атмосферы, укрепления доверия пользователей и получения информации об их внутреннем использовании продукта, а также их комментариев без внешнего воздействия.

• С другой стороны, когда требовалась расстановка приоритетов или консенсус, мы организовывали коллективные встречи с десятью или двадцатью участниками.

Наконец, чтобы поддерживать мотивацию наших клиентов во время демонстраций, мы работали над тем, чтобы сеансы интерактивный и увлекательный. Мы заранее сообщили о функциях, которые собирались представить, чтобы на демонстрацию пришли только заинтересованные клиенты.

Взаимодействие членов производственной группы
Что касается производственной команды, мы состояли из нескольких разных профилей (PPO, UX, PO, PM, разработчики), каждый из которых работал по-своему. Однако из-за большого количества участников некоторая информация была потеряна во время обсуждений, что привело к повторяющимся ответам на вопросы и путанице в процессах коммуникации, что усложнило работу.

Чтобы упростить общение между всеми участниками и облегчить совместную работу, мы реализовали следующие действия:

• Для укрепления командного духа и взаимной поддержки мы организовали регулярные сессии повторять демонстрации, задавать вопросы и обмениваться мнениями во время ежедневных видео-кофе. Будьте осторожны, однако с этим форматом важно следить за тем, чтобы эти кофе не превратились во вторую ежедневную встречу. Цель – сделать перерыв, лучше узнать друг друга и улучшить сотрудничество будущее. Эти встречи в основном важны в зависимости от типа профиля ваших заинтересованных сторон. Если ваша команда довольно интровертна или успокоена.

• Регулярный сбор обратная связь команды. Хотя ретроспективы оказывают большее влияние лично, мы адаптировали наш подход с помощью инструмента TeamRetro. Этот инструмент предлагает различные ретроспективные шаблоны с отслеживанием действий и таймером. Для каждой встречи был назначен фасилитатор, который способствовал обсуждению и поощрял общение между всеми членами команды. Крайне важно выделить проблемы и трудности, возникшие во время спринта, чтобыпостоянно совершенствоваться и учиться на собственном опыте. В дополнение к ретроспективам мы проводили целенаправленные встречи по важным темам, чтобы способствовать общению и генерировать идеи, такие как круглый стол, посвященный процессу развертывания или устранению неполадок.

• Создание справочный документ для ключевых процессов проекта, таких как тайм-менеджмент, задачи, внутренняя коммуникация, встречи и обязанности каждого, чтобы обеспечить общее понимание внутри команды.

• Мы толкнули прямое и повторяющееся общение. Мы использовали автоматические напоминания в Slack, чтобы уведомлять членов команды об изменении статуса и поощрять обсуждения. Мы также организовали неформальные онлайн-мероприятия для поддержания сплоченности команды, такие как «видео-кофе-брейки».

• Создание системы наставничество чтобы помочь новым членам команды адаптироваться к удаленной работе и быстро адаптироваться. Мы организовали регулярные коуч-сессии, чтобы ответить на вопросы и устранить любые блокировки.

Прозрачность между командой и заинтересованными сторонами
В ходе этого проекта мы выявили реальное отсутствие прозрачности между производственной командой и заинтересованными сторонами. Этот недостаток в основном проявлялся в непонимании коммерческой заинтересованности продукта со стороны производственной команды, а также в отсутствии обратной связи о фактическом использовании со стороны клиентов. Со стороны заинтересованных сторон это был один из их первых цифровых проектов такого масштаба, и мы обнаружили недостаточное понимание технических сложностей некоторых функций, что привело к неправильному пониманию времени, необходимого для ответа на высказанные запросы.

Чтобы улучшить эти аспекты, мы реализовали следующие действия:

• Сообщите нужная информация нужным людям путем создания каналов в Slack по темам, чтобы облегчить доступ к соответствующей информации.

• Обеспечьте прозрачность событий привлекая не менее двух человек к разработке функций и продвигая технические обсуждения во время ежедневных собраний.

• Создание открытие с еженедельными акциями и интеграцией отзывов клиентов в соответствующие карточки.

• Создание метода еженедельное сопровождение коммерческой частивыявляя препятствия и эффективно информируя команду о прогрессе и проблемах.

Прозрачность между членами команды разработчиков
Наконец, мы обнаружили, что команда не использовала много информации и инструментов, что приводило к повторным запросам информации и пустой трате времени на операционную деятельность. Кроме того, при изолированной работе некоторые действия выполнялись в двух экземплярах, что не является оптимальным для рабочих процессов. Чтобы гарантировать доступ к актуальной информации для всех и упростить процессы, мы внедрили следующие меры:

• Коммуникация прозрачно о назначении продукта, его прогресс и отзывы пользователей, интегрируя всю информацию в инструмент управления проектом и организуя регулярные коммуникации с командой.

• Исключение использования нескольких инструментов за счет объединения функций на одной платформе, таких как Jira для управления невыполненными работами, Miro для создания рабочих процессов и Slack для внутренней коммуникации.

• Поощрение связь путем организации межгрупповых совещаний для содействия обмену информацией и сотрудничеству.

• Используя общая и совместная повестка дня для синхронизации расписаний и облегчения общения между командами.

• Настройка системы регулярная отчетность поделиться результатами спринта и ключевыми показателями эффективности с командой, чтобы они могли скорректировать стратегию для будущих спринтов.

Организация личных встреч команды

Чтобы создать командный дух и сплоченность между членами, организуйте личные встречи через регулярные промежутки времени. Эти встречи могут проходить во время демонстрационных дней и дней обратной связи. Также запланируйте работу после работы и мероприятия по сплочению коллектива, такие как настольные игры или игры «правда/ложь».

Может быть полезно организовать очные рабочие дни для определенных проектов или критических фаз, чтобы способствовать более тесному сотрудничеству и быстрому решению проблем.

Обеспечьте, чтобы эти личные встречи были инклюзивными и доступными для всех членов команды, принимая во внимание ограничения на поездки, потребности в доступности и индивидуальные предпочтения.

Заключение

Управление проектами на дому может быть сопряжено с трудностями, но также дает много преимуществ, таких как более высокая производительность и большая гибкость. Чтобы добиться успеха, важно внедрить эффективные методы коммуникации и сотрудничества, сохраняя при этом максимальную прозрачность. Кроме того, проведение личных собраний команды может помочь укрепить командный дух и сплоченность.