Бремя документации угрожает удержанию медсестер

Почти четыре из пяти медсестер неотложной помощи сообщают, что теряют время из-за непродуктивного составления графиков каждую неделю. Это бремя документации, которое напрямую коррелирует с повышенным риском выгорания и текучести кадров, в то время как 40% медсестер намерены покинуть профессию к 2029 году, согласно новому докладу отчет от коллаборации KLAS Arch.

Отчет за декабрь 2025 года, основанный на ответах 80 147 медсестер неотложной помощи, опрошенных в период с сентября 2022 года по сентябрь 2025 года, показывает, что сокращение или оптимизация документации считается основным запросом на улучшение EHR среди медсестер – упоминается в два раза чаще, чем любое другое улучшение. Среди медсестер, которые тратят три и более часов в неделю на составление непродуктивных графиков, 46% сообщают о выгорании, а 34% говорят, что они, скорее всего, покинут свою организацию.

Кризис документации в деталях

Медсестры выделяют три основные проблемы с документацией, которые отнимают у них время, но не приносят клинической пользы. Дублирующаяся или избыточная документация, особенно в технологических схемах, затрагивает 60% медсестер, которые считают документацию своей главной проблемой. Отсутствие стандартизации, особенно задач, влияет на 26%, а чрезмерная требуемая или неиспользованная документация влияет на 16%.

Одна медсестра отделения интенсивной терапии описала усугубляющийся эффект этих проблем: “Бывают дни в отделении интенсивной терапии, когда мы пытаемся спасти чью-то жизнь и должны сохранить все наши карты до конца смены, и количество минимальных требований для составления карты медсестры может стать огромным. Приходится заполнять множество блок-схем”.

Сильнее всего это бремя ощущается в отделениях интенсивной терапии, где 46% медсестер сообщают о трех и более часах непродуктивного ведения графиков в неделю. За ними следуют родильные отделения с 37%, отделения интенсивной терапии/отделения интенсивной терапии и медицинские/хирургические отделения – по 35%.

Успешные инициативы по оптимизации указывают путь вперед

За последний год пять организаций здравоохранения добились существенного повышения удовлетворенности медсестер EHR благодаря целенаправленным инициативам по оптимизации документации, при этом прирост составил от 8,1 до 71,4 балла по шкале Net EHR Experience Score. Детская больница Сиэтла зафиксировала наибольшее улучшение – 71,4 балла после запуска двухлетней инициативы по пересмотру сестринской документации после запуска Epic.

Многопрофильная команда больницы использовала данные NEAT и анализатор рабочих процессов Epic для определения высокоэффективных возможностей оптимизации, уделяя особое внимание устранению избыточности и повышению эффективности. Mercy, система здравоохранения, объединяющая 50 больниц, сэкономила в среднем 32 минуты на составлении графиков на одну медсестру в день благодаря своей инициативе Project ANEW, в рамках которой специалисты по сестринской информатике, аналитики и медсестры, работающие на передовой линии, перепроектировали рабочие процессы и удалили ненужную документацию.

Детская больница Филадельфии добилась улучшения показателя Net EHR Experience Score на 13,3 балла, сэкономив при этом более 21 миллиона долларов США. Усилия по оптимизации в масштабе всего предприятия поставили медсестер первой линии в центр принятия решений по реорганизации, сотрудничая с Epic в двухлетнем проекте Refuel, который устранил избыточные технологические схемы и оптимизировал планы ухода.

Восемь ключей к успеху внедрения

Организации, которые успешно сократили нагрузку на документацию, разделили общие стратегии внедрения. Обеспечение спонсорской поддержки со стороны руководства путем согласования инициатив с организационными приоритетами, такими как клиническое благополучие и удержание кадров, оказалось крайне важным, равно как и создание междисциплинарных групп управления, где могли бы сотрудничать клинические, операционные и ИТ-лидеры.

Прямое вовлечение медсестер, работающих на переднем крае, через формальные каналы, включая целевые группы, опросы обратной связи и программы суперпользователей, помогло гарантировать, что улучшения направлены на устранение реальных болевых точек. Многопрофильная рабочая группа системы здравоохранения местной больницы Вустера рассмотрела более 150 идей, представленных медсестрами, и исключила 96 полей документации, сэкономив более 15 000 часов медсестер в год и добившись улучшения на 20,9 пунктов в Net EHR Experience Score.

Успешные организации оценивали рабочие процессы, используя как количественные, так и качественные данные, используя данные об использовании электронных медицинских карт и инструменты анализа рабочих процессов для измерения количества кликов и показателей времени в системе, а также отзывов медсестер. Они быстро добились успеха в укреплении доверия благодаря значимым и заметным улучшениям, таким как сокращение избыточных полей и упрощение экранов документации.

Целевое обучение улучшило рабочие процессы и использование инструментов, уделив особое внимание инструментам повышения эффективности, включая макросы, пересылку копирования и документацию в порядке исключения. Организации поддерживали прозрачную коммуникацию по нескольким каналам и тщательно рассчитывали время изменений, чтобы избежать усталости.

Доступные инструменты и технологии

Существует множество инструментов для поддержки усилий по оптимизации документации: от широко доступных решений до новых технологий. Инструменты персонализации и повышения эффективности работы медсестер, такие как макросы и шаблоны, упрощают документацию, сокращая повторный ввод данных и адаптируя EHR к общим рабочим процессам.

Инструменты анализа и оптимизации документации обеспечивают видимость времени, затрачиваемого медсестрами на документацию, помогая руководителям выявлять лишние поля и отслеживать влияние изменений. Мобильные решения для документирования позволяют медсестрам вести документацию в режиме реального времени у постели больного, сокращая дублирование работы и повышая своевременность.

Инструменты обобщения искусственного интеллекта, которые сейчас находятся на ранней стадии внедрения у нескольких EHR и сторонних поставщиков, автоматически суммируют ключевую информацию из технологических схем, заметок и оценок для создания кратких отчетов о пациентах и документации в конце смены. Решения для работы с окружающей речью для медсестер все еще находятся на стадии становления, но обещают возможность улавливать речевые наблюдения и преобразовывать их в структурированную документацию.

Убери это

• Половина медсестер неотложной помощи запрашивают сокращение или упрощение документации в качестве главного улучшения ЭМК — в два раза больше, чем любое другое запрошенное улучшение.
• Медсестры, сообщающие о трех и более часах еженедельной непродуктивной работы, демонстрируют значительно более высокие показатели выгорания (46% против 21%) и риска текучести кадров (34% против 20%) по сравнению с теми, кто сообщает менее одного часа.
• Дублирующаяся документация в блок-схемах, отсутствие стандартизации задач и чрезмерное количество обязательных полей представляют собой три наиболее распространенные проблемы с документацией, с которыми сталкиваются медсестры.
• Пять организаций добились улучшения показателя Net EHR Experience Score с 8,1 до 71,4 балла благодаря целенаправленным инициативам по оптимизации документации в прошлом году.
• Успешные внедрения имеют восемь общих стратегий: обеспечение спонсорской поддержки со стороны руководства, создание междисциплинарного управления, привлечение медсестер, работающих на переднем крае, оценка рабочих процессов с использованием данных, обеспечение быстрых результатов, обеспечение целевого обучения, прозрачное общение и правильное время изменений.
• В отделениях интенсивной терапии сообщается о самых высоких показателях непродуктивного составления графиков — 46% медсестер, проводящих три и более часов в неделю, за которыми следуют роды — 37%.
• Организациям следует рассматривать оптимизацию документации как постоянное обязательство, измеряя воздействие посредством отзывов медсестер и повторяя действия для постоянного улучшения.
• Усилия по оптимизации поддерживаются множеством инструментов: от широко доступных решений, таких как мобильная документация и интеграция устройств, до новых технологий, включая обобщение искусственного интеллекта и решения для обработки окружающей речи.

В отчете подчеркивается, что сокращение бремени документации представляет собой конкретный и масштабируемый метод для систем здравоохранения по улучшению благополучия медсестер в критический момент для удержания рабочей силы. Одна медсестра уловила эту срочность: “Такое ощущение, что нам часто приходится дублировать карту и проверять два места в поисках информации, иначе важная информация будет упущена. Затем, в конце концов, мы утомлены, и нам нечего показать, потратив гораздо больше времени, чем должно было занять”.