Внедрение Oracle городским советом Бирмингема объяснило: что пошло не так?

По состоянию на 2024 год городской совет Бирмингема является одним из ряда местных органов власти, столкнувшихся с финансовым кризисом. Местные услуги сокращаются, а муниципальные налоги повышаются. Ничто из этого не является хорошей новостью для сообществ и жителей, которые полагаются на эти услуги, или для тех домохозяйств, которые борются с постоянно растущими платежами по счетам.

В Бирмингеме финансовые проблемы, с которыми оно сталкивается, усугубляются неспособность внедрить облачное планирование ресурсов предприятия (ERP) Oracle и система HCM (управление человеческим капиталом). Они заменяют специализированную реализацию SAP, которая была первоначально развернута в 1999 году.

Как и у многих давних клиентов SAP, у городского совета был выбор: либо сотрудничать с SAP, чтобы разработать план перехода на новейшую версию SAP. Облачная ERP-система S/4Hanaили перейти на совершенно другую платформу. Компания выбрала последнее и выбрала Evosys для внедрения новой системы Oracle Cloud ERP и HCM.

С момента запуска в 2022 году система Oracle требовала ручного исправления для устранения проблем с учетом. В финансовом отчете совета за 2024 год указан бюджет в размере 5,3 млн фунтов стерлингов на постоянную поддержку и ручное вмешательство в проблемную систему Oracle.

Что было до Oracle Cloud?

В конце 1990-х годов городской совет Бирмингема начал внедрение системы SAP для преобразования услуг местного самоуправления. Когда-то это называлось крупнейшим в мире внедрением SAP для местных органов власти, и к 2010 году совет приступил к реализации капитальный ремонт ИТ, что потребовало, чтобы приложения SAP заменили значительное количество внутренних систем. Эта реализация включала изменение модели предоставления общих услуг и новую модель интегрированного пакета приложений на основе пакета программного обеспечения SAP для поддержки процесса управления финансовой, закупочной и операционной эффективностью совета.

Реализация была завершена вовремя, в соответствии с бюджетом и согласно брифингу для руководителей. В то время ожидалось, что это принесет Бирмингему экономию в 100 миллионов фунтов стерлингов и увеличение производительности на 15% за пятилетний период.

Городской университет Бирмингема также принял участие, сотрудничая с SAP в рамках курса магистратуры по управлению корпоративными системами, разработанного на основе сертификации SAP. Тогда заместитель председателя городского совета Бирмингема Пол Тилсли сказал: «Это будет бесценный местный ресурс для поддержки развития нашей цифровой экономики и повышения глубины навыков в области ИКТ, необходимых для поддержки современных местных государственных услуг. Я также считаю, что это план будущего сотрудничества между бизнесом, научными кругами и государственным сектором».

Отчеты совета за 2016/17 год показывают, что в период с 2016/17 по 2018/19 годы на технические и программные обновления системы SAP было выделено 5,5 млн фунтов стерлингов. Эти обновления были оправданы для обеспечения того, чтобы система оставалась актуальной и соответствовала стратегическому направлению совета, а также сокращению вспомогательных служб.

Как Бирмингем готовился к переходу на ERP

К 2018 году Бирмингем решил пересмотреть свои будущие потребности в финансах, закупках, человеческих ресурсах и системах заработной платы. Он нанял Консультативная помощь Socitm в рамках процесса приобретения новой облачной ERP-системы.

Контракт был присужден компании Insight Direct (UK) Ltd. партнерство с Evosysна том основании, что эта пара представит кабинету министров то, что в отчете городского совета Бирмингема в 2021 году было названо «новым решением», основанным на Oracle Cloud ERP.

Судя по всему, проект является новой реализацией. Бирмингем осознавал подводные камни адаптации нового корпоративного программного обеспечения вместо внедрения лучших практик, встроенных в новые системы Oracle, которые он внедрял. Он также признал, что проблемы регулирования в логическом правительстве будут означать, что данные из старой системы SAP должны быть доступны внешним аудиторам, что потенциально будет означать, что после запуска Oracle ей придется поддерживать работу старой системы намного дольше.

Одним из бизнес-преимуществ перехода в облако является то, что повседневными операциями и техническими вопросами управляет облачный провайдер, а это означало, что Бирмингему понадобится команда администраторов SAP.

Финансово-экономическое обоснование модернизации по состоянию на 2021 год показало, что система SAP, которой управляет Capita, обходилась совету в 5,1 миллиона фунтов стерлингов в год. За девять лет с 2022/2023 по 2031/2032 годы эта сумма составит 46 миллионов фунтов стерлингов. За тот же период система Oracle должна была сэкономить 563 тысячи фунтов стерлингов в 2022/23 году и 788 тысяч фунтов стерлингов в 2023/2024 году, при этом за девять лет экономия составила 10,9 миллиона фунтов стерлингов.

Есть сообщения, которые предполагают, что совет изначально планировал изменить существующие бизнес-процессы, чтобы они соответствовали новой системе Oracle. Но все было изменено, и Oracle была адаптирована для поддержки существующих бизнес-процессов Бирмингема.

Проблемы, возникающие при развертывании Oracle Cloud

Такое смещение акцента с внедрения бизнес-процессов Oracle «из коробки» потребовало бы трансформации бизнеса, адаптации системы Oracle к существующим бизнес-процессам совета. Считается, что это решение серьезно повлияло на способность совета правильно внедрить систему Oracle и привело к задержкам и дополнительным расходам.

В конечном итоге Oracle была запущена в эксплуатацию в 2022 году, но с момента ее развертывания совет столкнулся с проблемами конфигурации.

В апреле 2023 года лидер городского совета Джон Коттон дал интервью газете Бирмингемская почта, в котором он описал «катастрофическую» систему Oracle, из-за которой налогоплательщикам пришлось заплатить 100 миллионов фунтов стерлингов. Замена ERP и HCM, стоимость которой первоначально планировалась в районе 19 миллионов фунтов стерлингов, теперь обошлась совету более чем в 100 миллионов фунтов стерлингов.

С момента запуска система Oracle была страдает от проблем. Например, городскому совету Бирмингема необходимо стабилизировать и улучшить работу программного обеспечения. В частности, система ERP неправильно отражала транзакции, а это означало, что для поддержания точности финансовой системы совета требовался значительный объем ручной работы.

Также были задержки с внедрением системных модулей, которые позволили бы держателям бюджетов легче просматривать и прогнозировать расходы своего бюджета.

К началу 2024 года совет сообщил, что для решения проблем потребуется еще 45 миллионов фунтов стерлингов, что превышает уже потраченные 85 миллионов фунтов стерлингов.

Эта неспособность получить точные финансовые данные привела к дополнительной шестимесячной задержке в закрытии счетов за предыдущий год, поскольку финансовой команде приходилось вручную корректировать неточности. Финансовый отчет за 2024 год показал, что безнадежные долги совета увеличились на 12,5 миллионов фунтов стерлингов. Хотя этот дефицит отчасти обусловлен кризисом стоимости жизни, в отчете говорится, что «проблемы с внедрением финансовой и кадровой системы Oracle ERP также задержали правоприменительные меры.

Что пошло не так с Oracle Cloud в Бирмингеме?

В отчете городского совета Бирмингема кабинету министров за 2021 год обсуждались проблемы, с которыми совет столкнулся при внедрении новой ERP-системы Oracle Cloud в то время.

В докладе показаны проблемы, переход со старой версии ERP-системы на конкурирующий продукт. В нем освещаются проблемы текучести кадров, которые повлияли на уровень имеющихся знаний Oracle, и показаны недостатки в процессах реализации программ, что привело к проведению под руководством Ernst & Young проверки качества, которая призвала к изменениям в управлении.

Это также указывает на задержки с датой запуска Oracle. Это означало, что совету необходимо было перевести старую систему SAP на более новое аппаратное и программное обеспечение и заплатить SAP еще 1,1 миллиона фунтов стерлингов за дальнейшее обслуживание и поддержку.

В целом, похоже, что совет недооценил работу, необходимую для внедрения новой системы Oracle так, как он хотел.