Заместитель менеджера фестиваля по связям с гостями мероприятия – кинофестиваль Sundance -438773

Видеосовет недели: НОВЫЙ Советы по составлению резюме. Когда в моем резюме должен быть раздел о навыках?

Работа на полную ставку

ОБЗОР ПОЛОЖЕНИЯ

На помощника менеджера фестиваля по связям с гостями мероприятия возложена поддержка планирования и проведения премьерного вечера открытия Института Сандэнс во время кинофестиваля Сандэнс, а также других ключевых мероприятий.

Тесно работая под руководством заместителя директора по мероприятиям, помощника менеджера фестиваля по связям с гостями мероприятия, мы поддерживаем успешное и положительное впечатление от мероприятия для всех посетителей.

Эта временная должность работает полный рабочий день со среды, 6 сентября 2023 г., по пятницу, 9 февраля 2024 г., и будет обязана работать в течение увеличенного рабочего времени, включая некоторые вечера, выходные и праздничные дни, чтобы уложиться в ключевые сроки и реагировать на дежурства по назначению. Ожидается, что эта должность будет выполнять рабочие обязанности на месте в Парк-Сити, штат Юта, с понедельника, 8 января 2024 года. Сотрудники могут начать работу на расстоянии до Парк-Сити, штат Юта, или удаленно из штата, в котором мы в настоящее время работаем на законных основаниях, до тех пор, пока необходимая работа на месте дата.

Главные приоритеты включают, но не ограничиваются…
• Управление всеми отношениями с гостями, включая общение до мероприятия и ответы на запросы гостей, полученные по электронной почте и телефону, желательно в течение 24 часов.
• Сбор и отслеживание покупок и пожертвований билетов и столиков, контактной информации гостей, списков ожидания и информации для ответов на приглашения.
• Тесное сотрудничество и поддержание постоянной связи с ассоциированным менеджером фестиваля, отделом логистики мероприятий, для обеспечения соответствия доходов и расходов.
• Проведение регистрации на месте проведения мероприятия, включая направление работающих сотрудников и волонтеров, отслеживание и выдачу билетов гостям.
• Работа в тесном сотрудничестве с помощником менеджера фестиваля по логистике мероприятий по совмещению обязанностей, включая отслеживание и обработку бюджета отдела и работу по обеспечению создания, проверки и производства маркетинговых материалов, связанных с мероприятием.
• Планирование и организация распределения мест и согласование рассадки в день мероприятия с исполнительным офисом и отделами продвижения.
• Обработка доходов совместно с Финансовым отделом и тесное сотрудничество с отделом по развитию, включая обновление и отслеживание обработанных и объявленных доходов в системе управления взаимоотношениями с клиентами организации.
• Изучение и составление биографий гостей и их внутреннее распространение среди работающих сотрудников и Совета попечителей.
• Работа с отделом продвижения для обеспечения сбора информации о транзакциях доноров и мероприятиях, а также отправки писем с подтверждением уплаты налогов гостям после обработки транзакции.
• Тесное сотрудничество с командой Sundance по маркетингу и коммуникациям по обеспечению мероприятий, включая помощь в обмене сообщениями и дизайне, сбор отзывов и утверждений, а также заказ и компиляцию материалов.
• Предоставление проектной и выездной поддержки команде Events, включая заместителя директора, Events и менеджера Events по мере необходимости.
• Обеспечить надлежащее документирование и отслеживание всех материалов, корреспонденции, вопросов и т. д.
• Завершение всеобъемлющего письменного итогового отчета.

У вас есть следующие прямые или передаваемые наборы навыков:
• Юридическое разрешение на работу в США.
• 3 года опыта планирования и проведения мероприятий.
• Отличные устные, письменные и межличностные навыки общения для работы с разными людьми.
• Отличные организаторские способности и умение расставлять приоритеты.
• Способность сохранять конфиденциальную информацию.
• Знание Gmail, Google Drive (включая Google Docs и Google Sheets и Google Calendar).
• Знание баз данных приветствуется.
• Приветствуется опыт отслеживания бюджетов и работы с членами правления.

Вы добьетесь успеха в этой роли, если…
• Быстро включайтесь, чтобы поддержать своих коллег и команду.
• Адаптироваться к изменяющимся и развивающимся обстоятельствам и процессам.
• Сотрудничать с командами по организации мероприятий и партнерства, а также с другими отделами.

Помимо почасовой оплаты в размере 24,17 долларов США, эта должность имеет право на льготы и привилегии, в том числе:
• Оплачиваемый больничный и академический отпуск
• Программа помощи сотрудникам
• Инициативы по оздоровлению сотрудников
• Билеты на кинофестиваль «Сандэнс» и привилегии (каждый год меняется)