Как упростить адаптацию новых сотрудников — Ведите свой бизнес

Избранное изображение PeopleImages.com – Юрий А.

Адаптация нового сотрудника — огромная проблема даже при самых благоприятных обстоятельствах. Независимо от того, насколько квалифицирован или опытен ваш новый талант, вы все равно знакомите его с совершенно новым миром. Состав персонажей в вашей команде, особенности вашего копировального аппарата, даже уникальный подтекст каждого смайлика Slack — новые.

Так много знаний, которыми нужно поделиться, и в то же время у вас еще так много других неотложных задач на вашей тарелке. Хорошая новость заключается в том, что небольшая подготовка может сделать первые несколько дней работы нового сотрудника более гладкой. Вот три основных процедурных изменения, которые вы можете внедрить, чтобы сделать адаптацию намного менее болезненной.

1. Используйте платформу общего календаря

Перво-наперво, когда дело доходит до онбординга. Вашим новым сотрудникам необходимо встретиться с HR, их менеджерами и другими членами команды. Но планирование всех этих встреч с новыми сотрудниками в первую неделю может стать настоящей головной болью, особенно если вы работаете удаленно. Вы хотите убрать все с дороги, но не хотите подавлять свой новый талант.

Ваши новые сотрудники лучше знают себя, и только они знают, когда они наиболее продуктивны. Может быть, они предпочли бы проводить встречи по утрам и завершать обучающие видео во второй половине дня, или наоборот. Вместо того, чтобы планировать их дни до процесса адаптации, подумайте о том, чтобы позволить им контролировать свои повседневные дела.

Общий календарь может значительно упростить менеджерам на борту новых сотрудников без стресса организации. Руководству не нужно принимать нисходящие решения о том, когда происходит каждое отдельное собрание или тренинг. Ваши новые сотрудники и другие члены команды могут совместно решать, когда встречаться, бронируя время в расписаниях друг друга.

Общий календарь также позволяет вам, как менеджеру, быть в курсе того, чем занимается ваш сотрудник. Вам не нужно дважды проверять, провели ли они каждую встречу или тренинг. Все это хранится в облаке, так что вы можете проверить и убедиться, что они выполняют все свои задачи. Вы также можете запланировать последующие действия заранее и исключить их из своей тарелки принятия решений.

2. Практика предварительной посадки

Предварительная посадка предназначена не только для самолетов. Это полезно и в процессе найма. Что это значит, готовит ваших новых сотрудников до они приходят на работу в первый же день. Ни один сотрудник не любит проводить свой первый день в одиночестве в комнате, заполняя стопку форм высотой в милю. Даже когда они оцифрованы, это просто неэффективное использование времени нового сотрудника.

Вместо этого раздайте эти формы сотрудникам до того, как они придут (или войдут в систему) в свой первый официальный день. В зависимости от ваших местных законов — или в качестве жеста доброй воли — вам может потребоваться заплатить им за эту работу. Вы можете отправлять налоговые формы, формы I-9 и другие документы новым сотрудникам по почте или отправлять документы им через Интернет. Это также хорошее время в процессе адаптации, чтобы сообщить им о приглашениях в календаре, чтобы они могли начать планировать, если захотят.

СООТВЕТСТВУЮЩАЯ СТАТЬЯ: ПОНИМАНИЕ КОМПОНЕНТОВ КОМПЛЕКСНОГО ПЛАТЕЖА

Еще одно преимущество пре-интерната заключается в том, что он снимает тревогу, которую обычно испытывают новые сотрудники. Люди часто испытывают тревогу в период между первоначальным решением о найме и их первым рабочим днем. Иногда возникает ощущение «слишком хорошо, чтобы быть правдой». Некоторые новые сотрудники теряют сон, опасаясь, что могут лишиться предложения.

Давая новым сотрудникам задачи, которые нужно выполнить до даты начала, вы гарантируете им, что их новая работа в безопасности. Вы также открываете канал связи для обмена дополнительной информацией и вопросов. И если вы действительно хотите заработать бонусные баллы, отправьте новым сотрудникам какую-нибудь хабар по почте. Приветственный набор с фирменными бутылками для воды, ручками, канцелярскими принадлежностями и многим другим поможет им почувствовать себя частью команды.

3. Подготовьте все имена пользователей и пароли для процесса регистрации

Сколько раз вы начинали новую работу и понимали, что не можете войти в свой корпоративный компьютер? Никто не знает ни ваших паролей, ни имен пользователей, ни тех, у кого они должны быть, и были ли они вообще сгенерированы. У вас есть масса книг, которые нужно прочитать, и встречи, которые нужно запланировать, пока вы находитесь на борту. Но вы смотрите на бесполезный экран приветствия.

Теперь вам нужно поговорить с отделом кадров, который направит вас в отдел ИТ, которого даже не уведомили о том, что вас наняли. Они ужасно сварливы по этому поводу, и это нет первое впечатление, которое вы хотели произвести. Сорок минут спустя у вас есть доступ к электронной почте, но вы по-прежнему не можете открыть общий диск или загрузить важное программное обеспечение.

Не позволяйте «вам» в этой истории быть каждым из ваших новых сотрудников. Они уже достаточно перегружены, просто изучая все, что можно, о своих новых ролях. Убедитесь, что все их новые учетные записи и пароли созданы задолго до того, как новые сотрудники войдут в офис. Затем найдите способ — безопасно — предоставить им всю эту информацию в одном месте и сразу же. Сделайте все это рутинной частью вашего процесса адаптации.

Тем не менее, утечка данных сейчас представляет большую угрозу, чем когда-либо, поэтому не будьте небрежны с данными для входа. Предоставляйте своим новым сотрудникам ровно столько доступа, сколько им необходимо для выполнения должностных обязанностей на их уровне. Рассмотрите возможность использования менеджер паролей хранить данные для входа сотрудников и всегда инструктировать всех сотрудников следовать протоколам надежных паролей.

СООТВЕТСТВУЮЩАЯ СТАТЬЯ: РАЗЛИЧНЫЕ ВИДЫ ОБУЧЕНИЯ СОТРУДНИКОВ НУЖНЫ

Используйте процесс адаптации, чтобы удержать лучшие таланты

Эти советы могут иметь огромное значение для успеха ваших сотрудников в первые несколько дней или недель. Но важно помнить, что найм — это не только первоначальный короткий период времени. Данные опроса показывают, что до трети новых сотрудников уйдут с новой работы в течение первых 90 дней. Проще говоря, процесс адаптации имеет решающее значение.

Так что не просто настраивайте процесс адаптации. Обратите внимание на свой стиль управления и корпоративную культуру. Что вы делаете, чтобы новые сотрудники чувствовали себя желанными гостями, помимо фирменных сумок и обещаний разнообразия? Ищите способы поддерживать их интерес с помощью стимулирующих проектов и возможностей для обучения и роста. Дайте своим новым сотрудникам причины оставаться там дольше, чем их учебные недели.

Чтобы узнать больше советов и рекомендаций, которые помогут вам поддерживать свой бизнес в лучшем виде, обязательно просмотреть наш блог часто.