Лучшее из BATimes: шесть эффективных вопросов для выявления заинтересованным сторонам

Задавать вопросы во время интервью или в рамках семинара по структурированным требованиям — обычное дело. Тем не менее, самый важный вопрос, который вы должны задать себе:

Я задаю ПРАВИЛЬНЫЕ вопросы?

Вот несколько моих любимых вопросов на выявление и то, что они могут рассказать о вашем проекте.

1. Каковы самые большие проблемы в вашей роли?

Ключевой частью любой роли бизнес-аналитика является понимание контекста проекта: где этот проект «находится» в более крупной организации.
Когда заинтересованные стороны описывают проблемы, связанные с их ролью, побуждает как лидеров, так и исполнителей делиться информацией, которая выходит за рамки проекта.

Особенно в условиях интервью этот вопрос позволяет собрать «истории», которые уточнят и укрепят ценность проекта и его требуемые возможности. Эти «истории» являются конкретными примерами потребностей бизнеса, которые будут сообщать о ценности проекта спонсорам, поставщикам, тестировщикам, разработчикам и т. д. на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Хотя вы хотите быть осторожным, чтобы избежать расползания масштаба, ненадолго выйти за рамки проекта также может помочь вам определить:

• Организационные риски
• Отсутствующие заинтересованные стороны
• Пробелы в требованиях

2. Как выглядит успех?

Как я отметил в своей майской статье, «5 основных ошибок в практике требований и документации», многие проектные группы тратят слишком много времени на то, чтобы сосредоточиться на текущем состоянии.

Попросить заинтересованные стороны определить успех — это идеальный способ перевести семинар или мозговой штурм из текущего состояния в будущее.

На начальных этапах сбора данных этот вопрос поможет получить четкое представление о том, какие возможности требуются для проекта. Вывод этого вопроса можно использовать для создания высокоуровневых концептуальных моделей будущего состояния.

Этот вопрос также можно использовать для начала выявления требований к очень конкретным функциям и возможностям. Задача будет заключаться в том, чтобы заинтересованные стороны сосредоточились на том, «что»: пользователи, процессы, правила, события и данные. Обсуждение перехода к технологиям, системам и решениям может привести к тому, что истинные потребности останутся нераскрытыми.

Возможно, важнее всего то, что сосредоточение внимания на успехе придает обсуждению позитивный оттенок, подчеркивает выгоды и вызывает у заинтересованных лиц интерес к той ценности, которую проект принесет их организации.

3. На кого, по вашему мнению, повлиял проект (положительно и отрицательно) и как?

Мы все видели, что даже небольшие проекты могут создать волновой эффект, затрагивающий многие части организации. Все люди, затронутые волнами проекта, являются потенциальными заинтересованными сторонами. Выявление и классификация ролей различных заинтересованных сторон является ключом к успешному выявлению.

На начальных этапах бизнес-анализа понимание того, на кого влияет проект, поможет вам уточнить объем решения и сформировать основную группу заинтересованных сторон.

Задавание этого вопроса на протяжении всего жизненного цикла проекта также поможет вам:

• Определить новые заинтересованные стороны
• Выявление и снижение рисков/ограничений
• Переопределить потребности или определить новые потребности
• Детализированные требования
• Приоритет требований

Реклама

4. Что произойдет, если мы не изменим то, как все делается сегодня?

Используйте этот вопрос как альтернативу: «Почему мы делаем этот проект?» или «Почему этот проект важен?»

Как вы знаете, я люблю вопрос «Почему?» но я ненавижу его использовать. Вопросы «почему» обычно ставят людей в оборонительную позицию и могут препятствовать открытому и честному общению.

Кроме того, построение обсуждения в терминах «без изменений» по существу требует от заинтересованных сторон определения текущего состояния. Однако эта формулировка ограничит обсуждение «как есть» процессами и событиями, которые необходимо изменить.

Заинтересованные стороны помогут вам понять ключевые возможности, риски бездействия, преимущества изменений — все важные исходные данные для успешного выявления.

5. Какие еще изменения происходят в организации, которые могут повлиять на этот проект?

Большинство организаций функционируют в состоянии постоянных изменений. Чтобы не попасть впросак, найдите заинтересованные стороны, которые понимают, как новые стратегии, политики, правила, процессы и технологии могут повлиять на наши проекты.

Многие проектные команды склонны изолировать себя в рамках своего бизнес-подразделения — часто для того, чтобы оставаться сосредоточенными. Однако чрезмерная изоляция может привести к упущенным возможностям для:

• Сотрудничество
• Интеграция
• Обмен передовым опытом

Поддержание связи с организационными изменениями может помочь:

• Снизить риски
• Оценить сроки реализации проекта
• Управление областью
• Определите ограничения
• Понимание взаимозависимостей

6. Как бы вы описали процесс?

На самом деле это метод с несколькими вопросами, который я часто использую с малыми и средними предприятиями в интервью один на один или в небольших группах. Этот прием наиболее эффективен при вникании в детали конкретных процессов или событий. Вот что я делаю:

1. Я прошу SME/s описать процесс для меня.
2. Затем я рисую вместе с ними процесс — на бумаге для блокнота, бумаге для презентаций, доске или с помощью программного обеспечения.
3. Когда они объясняют процесс, я спрашиваю: «Какие части процесса вы бы улучшили и почему?»
4. Я также спрашиваю: «О каких идеях вы и ваши товарищи по команде говорите как о способах улучшения процесса?»

В конце этого упражнения я выхожу из комнаты с проверенным изображением текущего состояния процесса и списком возможностей повысить ценность организации.

Дайте мне знать, если эти вопросы помогут вам, или поделитесь своими любимыми вопросами ниже.

Взгляды: 0