Крайне важно, чтобы ни один звонок ни к чему не привел для вашей компании. Помните: всегда может найтись покупатель, который захочет сделать у вас крупный заказ.
Сначала нужно обеспечить доступность. Таким образом, в обычное рабочее или офисное время в вашей отрасли кто-то всегда должен отвечать на телефонные звонки. Обратите особое внимание на:
Установить распределительный щит
Тот, кто звонит на центральный номер вашей компании, оказывается у коммутатора. Кто берет на себя эту роль в вашей компании? Этот человек должен быть в состоянии сам позаботиться о многих проблемах звонящих или точно знать, куда их передать.
Когда коммутатор не отвечает на звонки
Если коммутатор не может ответить на звонок, убедитесь, что отвечает кто-то другой или что вызывающий абонент переведен на удержание (ожидание не более минуты). Проверьте здесь, подходят ли музыка и объявление вашей компании и типичному звонящему.
Доступность телефона в нерабочее время
Автоответчик можно включать только в нерабочее время, чтобы сообщить звонящим, когда они встретятся с вами или коллегами в компании.
С расширением
Если вызывающий абонент набирает добавочный номер напрямую, следует также убедиться, что на вызов принят ответ. Однако звонящие обычно немного более терпимы, потому что знают, что они не могут ожидать, что этот сотрудник все время будет на своем месте.
Если нет ответа после прямого набора
Если возможно, вы должны установить замену и здесь. Для этого сотрудники настраивают переадресацию звонков, если, например, после четырех гудков никто не отвечает. Затем вызов должен быть принят коллегой или телефонным коммутатором как можно скорее, а жалобы звонящего должны быть записаны.
Аналогичные правила также применяются к вашей команде, если вы хотите настроить там центральную контактную точку для входящих телефонных звонков. Некоторые компании также создали почтовый ящик для своих сотрудников.
Проверьте, подходит ли это для звонков ваших клиентов и как вы обеспечите ответный звонок в каждом случае.
