Основы управления портфелем проектов

Немногие менеджеры проектов могут позволить себе роскошь работать над одним заданием за раз. Многие лидеры несут ответственность за работу с несколькими инициативами и предоставление высококачественных результатов каждому клиенту. Все, что меньше совершенства, может привести к неудовлетворенности и нанести ущерб прибыли компании.
Вот почему создание портфолио является важным аспектом управления проектами. Руководители должны иметь организованные системы для своевременного поиска информации, чтобы гарантировать, что каждое задание будет выполнено в срок или раньше срока.
У каждого менеджера свой уникальный подход к решению этой задачи. Ниже приводится обзор некоторых лучших практик управления портфелем проектов, которым должен следовать каждый руководитель группы.
Возможные слияния
В отчете для Project Management Institute Роджер Чоу написал, что создание портфеля проектов может позволить менеджерам объединять проекты со схожими рисками и результатами. Это имеет смысл, поскольку руководители могут лучше использовать свои ресурсы и повысить эффективность, объединив несколько заданий в одно.
Трудно достичь этой цели без четкой системы. Когда вы переходите от одного задания к другому и не ищете сходства, вы, вероятно, никогда не поймете, что можете работать над несколькими программами одновременно, чтобы повысить производительность.
Кроме того, слияние проектов устранит избыточные шаги. Если сотрудникам приходится повторять процедуры для каждого задания, они тратят драгоценное время, которое лучше было бы потратить на более сложные процессы.
Оценка баланса
Каждый проект уникален. Некоторые из них просты, другие сложны, а некоторые невероятно рискованны. Менеджеры будут иметь дело с каждым из этих типов в течение своей карьеры, но ключ в том, чтобы обеспечить прочный баланс.
Наш собственный Ли Эпплъярд недавно заметил, что лидеры должны иметь равное количество рискованных и малоценных проектов. Это делается для того, чтобы команда не была перегружена слишком сложными инициативами, но все же вносила свой вклад, выполняя некоторые сложные работы.
Когда менеджеры проектов имеют несбалансированные портфели, им необходимо найти способы исправить эту проблему. Если заданий с высоким риском слишком много, руководители должны обсудить с руководством возможность перевода некоторых из них в другие производственные группы. В случае слишком большого количества малоценных проектов руководителям необходимо лоббировать новые инициативы, чтобы показать, что их сотрудникам можно доверять высокоценные программы.
Имейте свои приоритеты
В другой статье Эпплъярд объяснил, что отсутствие расстановки приоритетов — одна из худших ошибок, которые менеджеры могут допустить при работе со своими портфелями проектов.
Поскольку каждое задание имеет свои особенности, а клиенты предъявляют разные требования, руководителям необходимо решить, какие из них заслуживают наибольшего внимания, а какие можно отложить на некоторое время. Например, проект с самым высоким прогнозируемым ROI, вероятно, должен получить значительное посвящение.
Проблема в том, что некоторые менеджеры ведут себя так, будто каждый проект имеет одинаковую ценность. В результате ресурсы делятся поровну, поэтому для более сложных инициатив не хватает инструментов. Это приводит к дополнительным программам и может быстро остановить производство, поскольку сотрудники пытаются обойтись своими ограниченными активами.
Внедрение программного обеспечения
Программное обеспечение для управления проектами и портфелями становится все более популярным в последние годы. Программы позволяют менеджерам анализировать задания и контролировать ресурсы.
Некоторые чиновники добились успеха с этой технологией. Шеймус Макгилликадди из ComputerWeekly сообщает, что внедрение программного обеспечения PPM помогло Тому Фримену, директору по информационным технологиям города Розвилл, штат Калифорния, сократить свой бюджет на 6,8%. Фримен считает, что предприятия должны пойти по его стопам, поскольку другие решения далеко не так эффективны.
«Чтобы получить более широкое представление, [companies] используйте Эксель. Они помещают все это в одну большую таблицу, чтобы сравнить и увидеть, у кого проблемы, а у кого дела идут хорошо. Что касается операций, они, вероятно, управляют [maintenance] в приложении типа службы поддержки, которое позволяет им видеть все предстоящие инциденты и запланированную запланированную работу, но они не смогут применить к ним бизнес-объектив», — сказал Фриман.
Действительно, программное обеспечение PPM может иметь огромное значение, поскольку оно содержит всю информацию, к которой менеджеры проектов должны получить доступ. В результате супервайзеры могут легко находить данные вместо того, чтобы искать разрозненные элементы и разрабатывать решения для их объединения. Использование новых программ может иметь большое значение для повышения эффективности.