27 сентября Комиссия по Безопасности и Обмену и Комиссия по торговле товарными фьючерсами совместно объявили о штрафах в размере 1,8 миллиарда долларов против более чем двух десятков фирм с Уолл-стрит за неспособность поддерживать и сохранять электронные коммуникации.
обвинения связаны с ошибками в ведении документации и использованием неутвержденных методов связи, включая WhatsApp, для ведения бизнеса.
С практической точки зрения эти действия дают четкое представление о том, чего ожидают от SEC и CFTC в отношении ведения учета и надзора, а также дают представление о том, как фирмы могут улучшить свои усилия по соблюдению требований.
Эти принудительные действия в отношении брокеров-дилеров, своп-дилеров и торговцев фьючерсными комиссиями в сочетании с 200 миллионов долларов штрафа изданный в декабре 2021 года, общая сумма ошибок в ведении учета превышает 2 миллиарда долларов.
Учитывая, что прежние штрафы за сбои в ведении учета исчислялись семизначными числами, эти штрафы в сочетании с обязательными мерами по исправлению положения, включая привлечение сторонних консультантов по соблюдению требований, отражают новую регулятивную реальность.
Нет места двусмысленности
В приказах четко указано, что фирмы должны придерживаться политики, запрещающей использование неутвержденных систем связи. Фирмы также нуждаются в конкретных политиках, описывающих, как поддерживать связь на мобильных устройствах и личных телефонах.
Действия также показывают, что нет места двусмысленности. Независимо от платформ или устройств, используемых сотрудниками, абсолютным требованием является захват, хранение и наблюдение за всеми деловыми сообщениями.
Рекомендуется занять позицию абсолютной нетерпимости к любым нарушениям политики.
Обучение и технические меры
Неудивительно, что расширенные требования к обучению также являются частью новых нормативных требований. SEC и CFTC ожидают, что обучение будет охватывать запреты на электронные сообщения на личных устройствах и включать ежеквартальные письменные сертификаты соответствия.
Регулирующие органы также заявили о гораздо более глубоком интересе к технологиям, которые компании внедряют для управления соблюдением требований ведения учета и контроля за электронными коммуникациями.
SEC заявила, что ожидает надзора за техническими решениями, которые внедряются для выполнения требований федерального законодательства о ценных бумагах. Это включает в себя текущие оценки и обзор мер, используемых для отслеживания сотрудников.
Фирмы должны обеспечить, чтобы технологии соответствия могли захватывать и сохранять весь контент и контекст динамических чатов в таких системах, как Zoom, Slack, SMS, Microsoft Teams, WhatsApp и Webex. Это включает в себя захват смайликов, GIF-файлов, реакции, редактирование, удаление и передачу файлов.
Возможность для групп по соблюдению требований, судебных разбирательств и расследований контролировать, искать и проводить беседы с этими деталями имеет важное значение. Например, надзорные группы должны иметь возможность видеть и действовать в чате, содержащем «💸🤑 $AAPL», «👎 😫 $AAPL» или другие сложные фразы, наполненные смайликами, которые могут быть критическими красными флажками, вызывающими выполнение обязательств по отчетности.
Чтобы соответствовать требованиям SEC и CFTC, фирмам следует использовать современные инструменты соответствия, обеспечивающие всесторонний охват коммуникационного контента, а не устаревшие инструменты, созданные для эпохи электронной почты.
Роль руководства
Эти штрафы – канарейка в угольной шахте для топ-менеджеров. Ясно, что высшее руководство фирмы знало, если не принимало активного участия, о запрещенном использовании неконтролируемых приложений.
CFTC заявила, что в одной фирме менеджер отдела проинструктировал трех подчиненных удалять сообщения и использовать неутвержденное приложение для обмена сообщениями Signal, когда они не на рабочем месте. Комиссия отметила, что сотрудникам также было приказано настроить свои устройства на автоматическое удаление.
SEC выдвинула аналогичные обвинения в отношении участия управляющих директоров и старших руководителей.
Эти недостатки демонстрируют приоритет улучшения культуры соблюдения требований и более четких границ для старших сотрудников. Министерство юстиции меморандум изданный 15 сентября о корпоративном уголовном правоприменении, особенно его акцент на индивидуальной ответственности, также следует рассматривать в сочетании с этими приказами как еще одно потенциальное последствие серьезного правонарушения.
Команды по обеспечению соответствия должны усилить тон в верхах своих организаций, чтобы гарантировать, что старшие менеджеры лидируют в решении этических и нормативных вопросов. Последствия несоблюдения требований, особенно когда высшее руководство активно участвует в правонарушениях, будут все более серьезными.
Текущий надзор
Наконец, фирмы должны осуществлять постоянный контроль за отчетностью, надзором и аудитом.
Сторонние консультанты по соблюдению требований обязаны предоставлять регулирующим органам годовой ретроспективный отчет о состоянии любых инициатив по соблюдению требований. В течение двух лет фирмы должны уведомлять регулирующие органы о любом дисциплинарном взыскании сотрудников, связанном с приказами, включая предупреждения, потерю компенсации или увольнение.
И отдел внутреннего аудита каждой фирмы обязан провести обзор эффективности новых политик и предоставить отчет регулирующим органам.
В конечном счете, эти заказы должны побудить фирмы обновить свои системы соответствия и открыть платформы, необходимые сотрудникам для делового общения, используя современные технологии для соответствия новым нормативным требованиям.
Фирмы могут добиться удобства и соответствия требованиям, развернув инновационные технологические элементы управления, чтобы дать сотрудникам возможность использовать выбранные ими коммуникационные платформы.
Эта статья не обязательно отражает мнение The Bureau of National Affairs, Inc., издателя Bloomberg Law и Bloomberg Tax, или их владельцев.
Пишите для нас: правила для авторов
Информация об авторе
Марк Гилман является главным юрисконсультом и вице-президентом по соблюдению требований в Theta Lake Inc. Он также является адъюнкт-профессором юридического факультета Фордхэмского университета.
