Подача заявления об отказе от подачи электронной заявки W2

Ранее в этом году мы запустили серию статей W-2, что дает нам больше времени для изучения проблем W-2, которые, судя по вопросам, с которыми мы столкнулись, начинают сбивать с толку работодателей.

Сегодняшний выпуск посвящен подаче заявления об отказе от подачи документов в электронном виде.

Кто должен подавать документы в электронном виде?

Почти все.

Окончательные положения выпущенные ранее в этом году, требуют от вас подавать в электронном виде все ваши информационные декларации, если вы подаете комбинацию любых 10 информационных деклараций. Таким образом, такая простая вещь, как подача пяти форм W-2, одной формы 1099-MISC и шести форм 1099-NEC, позволяет вам перейти к обязательной электронной подаче.

Этот новый мандат особенно сильно ударит по мелким работодателям, поскольку им никогда раньше не приходилось подавать электронную декларацию.

Не требующая программирования опция электронной подачи документов Администрацией социального обеспечения —W-2 Онлайн— позволяет вводить информацию в PDF-файл W-2. Вы можете распечатать эти формы и раздать их сотрудникам. Но есть заминки:

• W-2 Online ограничена 50 W-2 одновременно, но вы можете возвращаться столько раз, сколько вам нужно. Недостаток: Ввод информации более чем по нескольким формам, не говоря уже о 50 формах, — это верный путь к ошибкам.
• Чтобы получить доступ к W-2 Online или любому из бесплатных приложений SSA, вам необходимо создать учетную запись через портал Business Services Online, и процесс этого существенно изменился. Это означает, что вам нужно начать этот процесс сейчас.
• Если вы получили доступ к BSO, возможно, для использования Службы проверки номера социального страхования SSA, но не для подачи электронного файла, SSA предупреждает, что вы больше не можете использовать свой идентификатор пользователя и пароль BSO. Вам необходимо перейти по ссылке в предыдущем пункте, чтобы получить новые учетные данные BSO.

А как насчет этих отказов от электронной подачи заявок?

Вы подаете Форма 8508 в IRS с просьбой об отказе от электронной подачи информационных деклараций за текущий год (включая 1099). Форма была обновлена ​​с учетом изменений в правилах электронной подачи заявок. Вы должны подать эту форму за 45 дней до того, как ваши формы W-2 будут поданы в SSA — в понедельник, 18 декабря. IRS начнет обработку форм 1 января.

• Поскольку отказ распространяется только на документы текущего года, обязательно введите 2023 в строке 1a.
• Заявителям, впервые подающим электронную декларацию, не нужно обосновывать причины, по которым они обращаются за отказом. Им нужно только заполнить строку 8 и подписать форму.

Вы всегда можете запросить отказ, если подача электронной заявки представляет собой неоправданные трудности. IRS считает, что это очень дорого, и ситуация не изменилась.

Есть несколько новых причин для получения отказа.

• Если вы используете технологию, необходимую для подачи электронного заявления о конфликтах с вашими религиозными убеждениями, вы автоматически освобождаетесь от ответственности. Налоговое управление США рекомендует вам заполнить строку 6 формы 8508, хотя это и не обязательно. Если вы не подадите форму, вам необходимо уведомить IRS о вашем праве на религиозное освобождение. Вам нужно заполнить форму только один раз.
• В качестве подвида неоправданных трудностей сельские податели деклараций могут подать заявление об отказе от уплаты налогов, если у них нет доступа к Интернету или им не хватает навыков цифровой грамотности. Тем не менее, хотя IRS заявляет, что от сельских подателей деклараций ожидается добросовестное усилие по соблюдению требований, оно не определяет, что считается добросовестным усилием, поэтому использование услуг бухгалтера, вероятно, будет иметь значение. Или сделайте двух бухгалтеров. Поскольку это подпадает под положения об освобождении от необоснованных трудностей, вам необходимо будет предоставить IRS две сметы расходов, сравнивающие стоимость электронной подачи со стоимостью подачи на бумаге.