Проблемы с виртуальными встречами и способы их решения

Почти 100 процентов работников хотят работать хотя бы из дома некоторое время. Ребята, удаленная работа никуда не денется, поэтому виртуальные встречи становятся связующим звеном, позволяющим удалённым командам ладить друг с другом.

Виртуальные встречи не новы. Большинство из нас знакомы с плюсами и минусами видеоконференций и с тем, как они заменяют личные встречи. Онлайн-встречи — это невероятные инструменты для совместной работы. Они преодолевают расстояния и соединяют людей через экраны компьютеров, но хотя лица могут появляться и голоса звучат в режиме реального времени, чего-то не хватает: важнейшего человеческого элемента. Именно это делает виртуальные встречи проблемой для бизнеса.

Как вы поддерживаете вовлеченность членов команды? Что, если люди боятся делиться своими идеями? Когда встреча затянулась? Это все потенциальные проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры. Решение? Найдите способы сделать его более человечным.

При некоторой тщательности и планировании удаленные встречи могут быть столь же продуктивными и, осмелюсь сказать, увлекательными, как и личные. Давайте поговорим о том, как туда добраться.

Расскажите об основах

Виртуальные или нет, собрания работают лучше всего, когда есть четкая цель и все вовлечены. Есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы максимально эффективно использовать время встреч ваших сотрудников, большинство из которых не требуют слишком много усилий.

Вот некоторые лучшие практики проведения виртуальных командных встреч:

• Встречи в небольших группах предпочтительнее больших, так же как беседы один на один предпочтительнее групповых встреч.

• Попросите каждого внести свой вклад и предоставьте возможность сделать это. Если это не ежемесячное обновление статуса или обновление политики, у сотрудников должна быть возможность поделиться соответствующими мыслями с остальной частью команды.

• Совещания имеют плохую репутацию из-за траты драгоценного рабочего времени людей. Когда каждый час наполнен встречами, которые с таким же успехом могли бы быть электронными письмами, продуктивность снижается, и люди перегружены. Убедитесь, что видеоконференции стоят того времени, которое люди тратят на их посещение.

• Рассмотрите возможность использования зала ожидания для виртуальных встреч. Становится неловко, когда один или два сотрудника ждут, пока придут все остальные, и комнаты ожидания могут помочь предотвратить это мертвое пространство.

Помимо этого, делайте встречи динамичными, интересными и цивилизованными — ну, вы знаете, это обычные вещи.

Иметь повестку дня

Одним из преимуществ виртуальных мероприятий является возможность заранее поделиться повесткой дня с удаленными командами. Любая важная встреча имеет смысл, а повестка дня дает представление о том, чего ожидать, чтобы люди могли задавать вопросы и более внимательно слушать во время встречи.

В повестку дня собрания могут быть включены:

• Основная цель встречи

• Пункты повестки дня и конкретные темы обсуждения

• Кто что представляет

• Выделение времени для каждого пункта повестки дня

• Другие материалы для ознакомления перед встречей

Ранний доступ к повестке дня помогает сотрудникам взаимодействовать с содержанием собрания, в идеале сокращая количество невежественных вопросов, которые люди задают, когда они в замешательстве. Ключевое слово – в идеале. Вы не можете победить их всех.

Стремитесь к небольшим встречам

Некоторые компании располагают значительными бюджетами на проведение массовых собраний, поскольку для поддержания вовлеченности больших групп требуется приложить массу усилий. Платформы онлайн-встреч ничем не отличаются. Когда много людей занимают одну виртуальную комнату, задавать вопросы похоже на попытку остановить товарный поезд — серьезную помеху — поэтому лучше проводить собрания небольшими объемами.

Это не всегда возможно. Сотрудникам нравится время от времени получать новости от высшего руководства, поэтому это должно происходить периодически. В противном случае приглашения на встречи следует рассылать по принципу служебной необходимости, чтобы веб-конференции не превратились в шквал голосов и отвлекающих факторов.

Вот несколько способов сделать собрания небольшими:

• Приглашайте только участников из одной команды

• Проводите несколько собраний и позволяйте участникам выбирать, какие из них посещать.

• Используйте индивидуальные учебные модули и вообще откажитесь от веб-конференций.

Виртуальные встречи по-прежнему могут принести пользу, если проводить их правильно, поэтому дайте себе лучший шанс, делая встречи небольшими.

Не торопитесь

Одной из проблем видеоконференции может быть отсутствие зрительного контакта и языка тела. Поскольку люди находятся в разных местах и ​​физически изолированы друг от друга, может быть чрезвычайно сложно прочитать ситуацию и понять, высказали ли вы свою точку зрения (или нет).

Виртуальные собрания обладают уникальным видом страха перед сценой, который проявляется в виде ускоренной речи, игнорирования сообщений группы и замешательства аудитории. Фасилитаторам следует стараться четко представлять информацию.

Как? Замедляясь. Дайте себе немного времени, чтобы поделиться следующей мыслью, затем секунду поразмышляйте над ней, прежде чем двигаться дальше. Всего лишь немного непринужденного пространства может дать место для вопросов и позволить провести мозговой штурм.

Если время ограничено, оставьте информацию в повестке дня, чтобы люди могли обратиться к ней позже.

Преодоление физического и цифрового разрыва

Обсудив основы того, как сделать виртуальную встречу эффективной, следующая задача — выяснить, как повысить человечность встречи.

Трудно определить, что считается «естественным», когда люди передаются через биты и байты. Лаги и дрожание прерывают предложения людей. Мобильные устройства зависают и выбивают людей из конференц-связи. Голоса становятся чуждыми, когда интернет-соединение колеблется. Это тяжело.

Это те проблемы, на которые следует обращать внимание организаторам и координаторам вебинаров — нарушения естественного потока. Давайте поговорим о том, как к ним подготовиться.

Слова вместо языка тела

При личной встрече легко узнать, обращают ли люди внимание. Вы можете их увидеть. Если они засыпают или от скуки проверяют свой телефон, знайте, что сейчас самое время сменить направление и двигаться дальше.

Не так для звонка в Zoom. Виртуальные встречи делают это осознание практически невозможным. Черт возьми, ты даже можешь зациклить видео о себе на виртуальном фоне, чтобы не обращать внимания. Итак, единственный способ держать руку на пульсе — задавать прямые вопросы.

Каждые несколько минут спрашивайте, как люди себя чувствуют. Узнайте, понимают ли они то, что им преподносят. Посмотрите, помолвлены ли они.

Некоторые вопросы для регистрации и ледоколы могут включать в себя:

• Насколько хорошо вы на данный момент понимаете материал по шкале от 1 до 10?

• Что-то кажется особенно интригующим или неясным?

• Я иду слишком быстро или слишком медленно?

• Какие эмоции или мысли приходят на ум по поводу этой информации?

• Есть ли у вас какие-либо опасения или сомнения по поводу того, что будет представлено?

• Резонирует ли что-нибудь из этого с вами лично или профессионально?

• Было бы полезно, если бы я привел больше примеров или реальных приложений?

• Как то, что я представляю, согласуется с целями и задачами нашей организации?

Также могут помочь концептуально-ориентированные вопросы, что-то вроде мини-викторины во время презентации. Выскажите свое мнение и мысли посредством сеанса вопросов и ответов. Посмотрите, сможет ли команда поступить иначе, если представится такая возможность.

Спросив, как участники чувствуют себя на протяжении всей встречи, вы сможете ближе всего к реальному, личному прочтению ситуации.

Настройте заранее

Личные встречи позволяют докладчикам случайно объединять комнаты для собраний по мере того, как люди фильтруются, но виртуальным встречам изначально не хватает физического пространства. Подготовка может помочь. Рассмотрите возможность заранее добавить вопросы презентации в повестку дня встречи. Дайте участникам представление о том, о чем следует подумать, и подготовьте дополнительные вопросы, которые помогут начать встречу.

Также может быть полезно создать простое руководство по виртуальным встречам для людей с более технологическими трудностями. Это поможет не всем, но сейчас самое время учить людей использовать программное обеспечение для виртуальных встреч и устранять неполадки.

Путеводители могут включать информацию о:

• Настройки звука и часто задаваемые вопросы

• Настройки камеры и фона

• Как отключить микрофон

• Поднятие руки

• Пишу в групповой чат

Вы также можете включить информацию об этикете видеозвонков, что может быть очень полезно для новых сотрудников и тех, кто пытается понять и использовать платформы видеоконференций.

Получить визуальный

Одним из преимуществ виртуальных встреч является возможность совместного использования экрана. Вместо отключения, повторного подключения, настройки, устранения неполадок и всего остального хаоса, свойственного AV-технологии, просто нажмите кнопку. Бум! Любой экран открыт для просмотра всей командой.

Существует несколько способов, с помощью которых совместное использование экрана может помочь вам максимально эффективно использовать презентацию, самым простым из которых является презентация PowerPoint.

Я уже слышу вздохи… Не волнуйся, не нужно ничего придумывать. Просто напишите несколько конкретных пунктов на отдельных слайдах и напишите несколько пунктов, объясняющих каждую концепцию. Серьезно, никого не волнует, есть ли красивая графика или ссылки на видео в соответствующем формате. Просто дайте им что-нибудь, чтобы они могли следовать за ними.

Вне встречи

Еще одним преимуществом виртуальных встреч является возможность обсудить, не перебивая докладчика. Подумайте об этом: учителя злятся, когда ученики перешептываются во время урока, но никто не слышит сообщения Slack. В комнатах обсуждения участники могут общаться между собой, не отвлекая других.

Кроме того, платформы виртуальных встреч, такие как Slack и Microsoft Teams, архивируют чаты собраний, чтобы заметки были доступны для последующего просмотра. Пункты повестки дня, важные показатели, фотографии кошек — все, что обсуждалось во время встречи, можно будет получить позже. Обмен файлами также очень прост.

Не отставать

«С глаз долой, из сердца вон» — похоже, именно так большинство людей думает о встречах. Они занимаются полчаса, пока представлена ​​информация, затем возвращаются к работе и забывают о ней.

Последующие электронные письма могут помочь усвоению уроков. Если вы обсуждали важные вещи и действительно хотите, чтобы люди их запомнили, разошлите основные выводы участникам встречи. Никакого ответа не требуется или что-то в этом роде, просто попросите их взглянуть и освежить свои знания в отношении соответствующих концепций.

Лучше не отправлять последующие электронные письма сразу после встречи. Сначала подождите день или два, а затем напишите что-нибудь вроде: «Просто хотел поделиться тем, что мы обсуждали во время нашей встречи на прошлой неделе».

Электронные письма могут включать в себя такие вещи, как:

• Краткое изложение основных обсуждавшихся вопросов

• Разъяснения или дополнительная информация

• Действия и сроки, если таковые имеются.

• Следующие шаги или планы на следующую встречу

• Благодарность за участие

• Соответствующие вложения

Некоторые люди любят раздавать домашнее задание. Это нормально, если не слишком сильно посягает на личное время дома.

Пригласить к участию в социальных сетях

Удаленная работа может показаться немного… странной. После достаточного количества дней, проведенных дома, в изоляции от других людей, социальные навыки могут начать ослабевать.

Дело в том, что мы живем в обществе, которое зависит от межличностного взаимодействия. Социализация в какой-то степени неизбежна. Люди, которым не хватает социальных навыков, могут испытывать трудности не только с ежедневными делами, но и, возможно, с успехами в командной работе.

Удаленным работникам необходимо время от времени покидать свое рабочее место и просто выходить на улицу. Компании могут облегчить это с помощью подарочных карт на обед или просмотр фильма в кинотеатре — занятия, требующие выхода из дома. Это обязательно? Конечно, нет, но это может помочь людям развить социальные навыки и сделать работу более увлекательной и продуктивной.

Заключительные мысли

Лучшие виртуальные встречи только выигрывают от любой попытки сделать их более человечными. Однако большинство из нас привыкли к тому, как обычно все происходит. Это не провал, если встреча не имеет особого стиля – она просто менее интересна, и это нормально.

Самое главное – ценить время людей. Выскажите свою точку зрения, предоставьте время для вопросов и обсуждения, а затем попрощайтесь. Некоторым командам нравится проводить встречи, на которых они просто тусуются, идея в том, что всегда приятно проводить время с людьми, с которыми вы работаете вместе. Если это работает для вас, сделайте это.

Наконец, общение один на один всегда является наиболее прямым и эффективным способом обмена информацией. Запланируйте время для индивидуальных встреч каждые несколько месяцев и оставьте самое интересное для более крупных встреч.