Создание нового шаблона плана обучения сотрудников

Мэтью, менеджер крупного магазина товаров для дома, всегда считал, что его компания получит пользу от новой программы обучения сотрудников. Но потребовался неприятный случай, чтобы эта идея превратилась из возвышенной идеи в высший приоритет на следующем административном совещании.

Недавно в субботу утром два сотрудника объявили о болезни, что еще больше увеличило нагрузку на его и без того обремененный налогами персонал в один из самых загруженных дней в магазине. Несмотря на все усилия, члены команды по-прежнему испытывали трудности со своевременным обращением к клиентам. Когда он заметил значительный резерв в отделе покраски, Мэтью попросил Анну прекратить складирование и помочь этим клиентам.

Анна согласилась. Она помогла одной женщине найти таблицу цветов и дала мужчине размешиватели для краски. Однако третий покупатель захотел галлон краски нестандартного цвета. Анна позвала на помощь. Хотя она проработала здесь около полутора месяцев, никто никогда не учил ее пользоваться миксером.

Просьбы Анны о помощи остались без ответа, а клиент все больше волновался. Через 10 минут Анна решила сама смешать. Она уже видела, как коллеги использовали эту машину раньше. Как трудно это может быть?

Ответ на этот вопрос пришел в виде барвинковой краски, забрызгавшей всех и вся в радиусе 8 футов от смесителя — результат того, что Анне не удалось закрепить одну из защелок. Поэтому Мэтью решил создать шаблон плана обучения для новых сотрудников.

Преимущества обучения новых сотрудников

Последовательный и продуманный план обучения новых сотрудников обеспечивает новым членам команды основу для успеха.

План помогает:

• Предоставление всем одинаковой информации о политике и процедурах компании.

• Обеспечение того, чтобы информация, которую сотрудники должны знать, не «ускользнула от внимания».

• Описание показателей, используемых для измерения производительность труда сотрудников и как оправдать эти ожидания.

• Планирование времени и метода обучения для устранения пробелов в навыках.

• Поддерживать разумный процесс обучения, а не подвергать новых сотрудников информационной перегрузке.

• Создайте интерес к карьерному росту, показав дорожную карту того, какой тип обучения ждет впереди.

• Улучшение удержание сотрудников ставки, поскольку те, кто проходит структурированный процесс обучения, чувствуют себя более компетентными и ценными и, как правило, остаются там дольше.

Цель шаблона плана обучения сотрудников

Опытные организации знают, что изобретать велосипед каждый раз, когда в компанию приходит новый сотрудник, — это пустая трата времени. Вместо этого они используют шаблоны обучения сотрудников в качестве основы для составления плана для каждого отдельного сотрудника.

В шаблоне плана обучения подробно описаны шаги и ресурсы, необходимые для того, чтобы человек вошел в курс дела. В документе показано, чему необходимо научиться новому работнику, как приобрести эти навыки и когда будет проходить обучение. Это позволяет новым сотрудникам и их менеджерам быть уверенными, что все важные аспекты новой должности будут представлены своевременно и организованно.

Заполнение шаблонов обучения сотрудников

Формат плана развития сотрудников технически начинается с пустого плана, ожидающего комментариев от специалистов по кадрам и руководителей отделов. Однако существуют определенные вещи, которые должны выполнить все новые работники. Эти элементы становятся неотъемлемой частью плана каждого нового человека.

Общие потребности в обучении всех сотрудников

Самый очевидный случай такой ситуации — ранние этапы адаптации. Все новые сотрудники узнают о миссии, ценностях, культуре, истории и стандартные операционные процедуры. Аналогичным образом, всем необходимо познакомиться с использованием технологий компании. Обучение профессионализму, деловой этикетвнутренняя и внешняя коммуникация, инициативы по разнообразию, безопасность и меры по борьбе с издевательствами/преследованиями также регулярно охватываются процессом адаптации во многих местах.

Потребности департамента в обучении

Затем составители плана должны рассмотреть потребности в обучении, общие для определенных отделов или типов должностей. Например, возможно, обучение оказанию первой помощи является обязательным для каждого, кто работает на заводе. Или, может быть, каждому секретарю в здании необходимы тренинги по распознаванию злоумышленников и реагированию на них. Сделайте эти элементы стандартными для соответствующего шаблона.

Индивидуальные потребности в обучении

Теперь самое сложное. Каждая работа имеет свой набор обязанностей. Адекватное добавление этих обязанностей в шаблон предполагает выяснение того, чему нужно обучать, когда и с помощью какого метода обучения.

Описание вакансии служит хорошей отправной точкой. Какие новые навыки необходимо освоить для достижения бизнес-целей? Менеджерам также полезно обращаться за советом к нынешним сотрудникам. Что, например, по мнению опытного представителя службы поддержки клиентов, является наиболее важным для нового представителя в краткосрочной перспективе, а какие вещи можно отложить на потом?

Получите информацию и от нового человека. У нее могут быть определенные навыки, которым она хотела бы научиться для достижения своих общих карьерных целей. Или, может быть, она осознает пробел в знаниях и будет рада возможности совершенствоваться. Вопросы способствуют вовлечению и демонстрируют, что вы цените ее мнение и развитие.

Определите правильные инструменты

После определения того, что следует охватить, возникает вопрос об инструментах обучения. Эффективный план обучения сотрудников не просто перечисляет желаемые результаты обучения — он определяет способы приобретения этих знаний.

В настоящее время большая часть подготовки к новой должности происходит посредством электронного обучения. Этот метод обучения требует меньше времени для менеджеров и существующего персонала, поскольку новые сотрудники могут учиться самостоятельно. Интерактивный характер способствует вовлечению посредством визуальных эффектов, задач, оценок и опросов.

Однако ваш шаблон, скорее всего, будет включать в себя и другие методы обучения. Смешение вещей делает обучение интересным, а некоторые цели обучения лучше преподаются посредством наблюдения, наблюдения за работой, ролевых игр, моделирования или учебных курсов под руководством инструктора. Живые демонстрации дают учащемуся возможность задавать вопросы или просить повторить определенные элементы для ясности.

И, конечно же, практическая практика (особенно под руководством менеджера или другого наставника, который может предложить обратную связь) должна составлять значительную часть любой программы обучения. Анна, возможно, раньше видела, как коллеги смешивали краску, но когда она попыталась сделать это сама, она обнаружила, что в этом есть нечто большее, чем то, что кажется на первый взгляд.

Выбор шаблона плана обучения

Для большинства организаций прошли времена бумажных шаблонов обучения новых сотрудников. Технология предоставляет множество интересных и удобных возможностей. Встроенные ссылки могут привести учащегося прямо туда, куда ему нужно перейти, чтобы просмотреть учебный материал и впоследствии оценить свои знания с помощью соответствующего теста. Для управления функции перетаскивания позволяют быстро сформулировать общий план на основе планов, созданных предыдущими сотрудниками. Столбцы остаются прямыми, изменения в плане легко вносятся, и каждый имеет наглядное представление о том, что было достигнуто, и какие этапы еще впереди.

Некоторые компании инвестируют в специальное программное обеспечение для планирования обучения. Они находят стандартизированные шаблоны полезными или им нравится, когда им рассказывают, как настроить шаблоны в соответствии со своими потребностями. Другие организации создают свои собственные шаблоны, используя Excel, Trello или другие распространенные офисные программы.

Взгляд на процесс обучения через призму 30-60-90 – это распространенный способ увидеть общую картину. Этот метод определяет то, что новый сотрудник должен освоить в первый месяц, к концу второго месяца и через три месяца. Такое «разделение» делает обучение управляемым, повышает интерес к тому, что будет дальше, и гарантирует, что ничего не будет упущено из виду.

Вот фрагмент того, что может содержать новый план обучения персонала для Анны:

Период времени: завершить к концу первого дня.

Знакомство с компанией
Форма доставки: электронное обучение (предоставьте ссылку)
Время: 1 час
Статус: завершен

Введение в процедуры

Форма доставки: электронное обучение
Время: 0,5 часа
Статус: завершен

Профессиональное поведение
Форма проведения: групповая встреча с HR, каб. 302.
Время: 1 час
Статус: завершен

Безопасность 101
Форма проведения: очное, занятие под руководством инструктора, ауд. 501.
Время: 2 часа
Статус: завершен

Период времени: завершить к концу первой недели.

Складирование товара с помощью
Режим доставки: слежка за Эллен
Время: 1 час
Статус: завершен

Разнообразие имеет значение
Форма доставки: электронное обучение
Время: 1 час
Статус: в процессе, тест не пройден

Работа кассового аппарата
Режим доставки: наблюдение за Дэвидом, практика под руководством Дэвида на реальных клиентах.
Время: 6 часов
Статус: завершен

Освоение местоположения товара
Режим доставки: электронное обучение и групповая охота за мусором.
Время: 2 часа
Статус: завершен

Период времени: завершить к концу 30 дней.

Анализ эффективности складских навыков и работы с кассовым аппаратом
Режим доставки: оценка менеджера
Статус: завершен

Замер и раскрой жалюзи и штор.

Режим доставки: электронное обучение, практика под руководством Эллен.
Время: 3 часа
Статус: завершен

Смешивание индивидуальной краски
Режим доставки: индивидуальное обучение, практика под руководством Дэвида.
Время: 3 часа
Статус: незавершенный

Основы дизайна интерьера
Способ доставки: последовательность электронного обучения
Время: 7 часов
Статус: завершен

Период времени: завершить к концу 60 дней.

Обзор эффективности измерения оттенков и смешивания красок
Режим доставки: оценка менеджера
Статус: незавершенный

Уход за растениями
Режим доставки: модуль электронного обучения, отслеживание вакансий Эллен
Время: 5 часов
Статус: завершен

Промежуточный дизайн интерьера
Способ доставки: последовательность электронного обучения
Время: 7 часов
Статус: в разработке

Период времени: завершить к концу 90 дней.

Обзор эффективности ухода за растениями
Режим доставки: оценка менеджера
Статус: незавершенный

Создание сезонной экспозиции
Режим доставки: электронное обучение, работа в группе.
Время: 5 часов
Статус: незавершенный

Продвинутый дизайн интерьера
Способ доставки: последовательность электронного обучения
Время: 7 часов
Статус: незавершенный

Соображения

Для Анны план тренировок открывает несколько вещей. Оно показывает, когда и как ее будут обучать определенным новым навыкам, важным для ее должностных обязанностей. Плюс там обозначены сроки, к которым она должна овладеть этими компетенциями. План также показывает, что Мэтью послушался, когда она заявила, что изучение дизайна интерьера является целью ее карьеры. Блоки по этой теме включены в течение первых трех месяцев.

Для руководства и отдела кадров план обеспечивает охват важных элементов. Как и все сотрудники, Анна проходит обучение по вопросам политики компании, многообразия и безопасности. Но ее шаблон также содержит обучение, специфичное для ее работы, например, уход за растениями и обрезку оконных покрытий.

Наконец, при внимательном рассмотрении плана выявляются пробелы в знаниях. (Некоторые системы используют цветовое кодирование, например, незавершенные элементы выделяются красным, чтобы выделить их.) Если бы план был в наличии, катастрофы с брызгами, возможно, никогда бы не произошло. Анна, возможно, поняла, что ей нужна правильная тренировка на тренажере, а не просто «на ходу». Мэтью будет держать в курсе того, что инструктаж не состоялся и что ему необходимо убедиться, что назначенный учитель найдет в своем расписании время для встречи с Анной. И магазину не пришлось бы компенсировать покупательнице ее испачканную краской одежду!