штаты продолжают поддерживать удаленную работу для сотрудников MLO и ипотечных компаний | Алстон и Берд

A&B Резюме:

С 1 июля штат Монтана станет последней юрисдикцией, которая кодифицировала разрешение для ипотечных кредитов и сотрудников ипотечных компаний на удаленную работу. Этот закон следует общей тенденции прошлого года — и, тем более, с первых дней пандемии COVID-19 — разрешать удаленные операции.

Удаленная работа больше не является временной мерой, вызванной карантином из-за пандемии. Регулирующие органы все чаще признают удаленную работу приемлемым постоянным вариантом для сегодняшней рабочей среды. В прошлом году 18 юрисдикций приняли меры по продлению временного разрешения или постоянному разрешению этой практики, и эта тенденция сохранится и в 2023 году.

Обновления Закона об ипотеке Монтаны

16 февраля губернатор Монтаны Грег Джанфорте подписал законопроект 30 Палаты представителей, существенно вносящий поправки в Закон штата Монтана об ипотеке и добавляющий требования, касающиеся ведения ипотечного бизнеса из удаленного места. В частности, эта мера требует, чтобы каждый сотрудник или независимый подрядчик, занимающийся удаленной работой:

• Не встречается с общественностью в нелицензированном личном доме;
• Не ведет физические или электронные деловые записи в удаленном месте;
• Не отображает никаких вывесок или рекламы организации или MLO в удаленном месте;
• Принимает разумные меры предосторожности для защиты конфиденциальной информации в соответствии с законами штата и федеральными законами; и
• Следит за тем, чтобы в их записях NMLS правильно лицензированное место было указано в качестве официальной рабочей станции MLO, а менеджер — в качестве руководителя.

Кроме того, Закон с внесенными в него поправками требует, чтобы лицензированное юридическое лицо:

• Иметь письменные политики и процедуры для удаленной работы, а также контролировать и обеспечивать соблюдение этих политик и процедур;
• Обеспечить, чтобы любое устройство, используемое для участия в ипотечном бизнесе, имело соответствующие средства безопасности, шифрования и управления устройствами для обеспечения безопасности и конфиденциальности информации о клиентах;
• Поддерживать свои компьютерные системы и информацию о клиентах в соответствии со своим планом обеспечения безопасности информационных технологий и всеми законами штата и федеральными законами; и
• Ежегодно проверять и удостоверять, что его сотрудники и независимые подрядчики, занимающиеся ипотечным бизнесом из удаленных мест, отвечают определенным требованиям, и по запросу предоставлять в Административный департамент письменные документы о такой проверке.

Как обсуждается ниже, мера Монтаны следует схеме, установленной другими штатами, где требования к удаленной работе были установлены нормативными указаниями, а также временным, а затем постоянным законодательством с середины 2020 года.

Тенденции авторизации удаленной работы с 2020 г. по настоящее время

Цель законодательных и нормативных указаний по удаленной работе изменилась с весны 2020 года. Удаленная работа уже считалась все более жизнеспособной до пандемии COVID-19. Разрешения и адаптация для удаленной работы резко ускорились с началом пандемии весной 2020 года. Сегодня руководство, которое изначально было необходимо в качестве экстренного реагирования, стало постоянным подходом к регулированию удаленной работы во многих штатах, что позволяет ипотечным компаниям воспользоваться преимуществами Преимущества нового режима работы.

На протяжении всей эволюции тенденции к удаленной работе отраслевые ассоциации вмешивались, чтобы изучить регуляторные решения, принимаемые в разных штатах, и рекомендовать передовой опыт. В июле 2020 года Ассоциация ипотечных банкиров («MBA») направила Конференции органов надзора за государственными банками письмо, в котором рассмотрела краткосрочные и долгосрочные соображения относительно разрешения удаленной работы. После этого письма в штатах было предпринято много действий по внедрению постоянных и временных разрешений на удаленную работу. Признавая существенные изменения в ипотечном бизнесе, связанные с новой нормой удаленной работы, 7 июня 2022 года Американская ассоциация органов регулирования жилищной ипотеки («AARMR») выпустила руководство по передовым методам разрешения сотрудникам работать удаленно.

В целом руководство требует, чтобы лицензированные ипотечные организации:

1. Разработать политику и процедуры для надлежащего надзора за МЗО, работающими удаленно;
2. Обеспечить, чтобы МЗО воздерживались от встреч с потребителями в их домах (за исключением случаев, когда дом МЗО имеет лицензию филиала);
3. Убедитесь, что MLO используют VPN или аналогичную систему аутентификации для доступа к защищенной исходной системе компании;
4. Поддерживать и обновлять безопасность устройств, используемых для доступа к защищенной системе происхождения компании;
5. Обеспечить, чтобы MLO воздерживались от хранения физических деловых записей в любом месте, кроме лицензированного главного офиса компании; и
6. Убедитесь, что документы доступны в лицензированном месте для регулирующих органов для проведения проверок.

Большинство принятых законодательных актов и принятых руководств юрисдикциями отражают структуру, установленную MBA и AARMR.

Ответ состояния

После выпуска руководства MBA и AARMR несколько штатов сосредоточились на эффективной реализации ключевых процессов для удаленных операций. Например, в таких юрисдикциях, как Калифорния, Канзас, Кентукки, Огайо, Пенсильвания, Род-Айленд, Теннесси и Вашингтон, лицензиаты должны разработать письменный план информационной безопасности, чтобы обеспечить достижение целей безопасности для удаленной работы.

Такие штаты, как Калифорния, предъявляют особые требования к мерам безопасности, которые должны быть включены в политику. В соответствии с другой общей тенденцией, Калифорния, округ Колумбия, Кентукки, Пенсильвания, Род-Айленд и Вашингтон прямо отмечают, что удаленное местоположение не должно рекламироваться или представляться потребителям как рабочее место. В разных штатах лицензиаты должны обеспечить, чтобы информация и записи о потребителях и лицензиатах оставались доступными для регулирующего надзора и проверки.

2022 Государственная деятельность по авторизации удаленной работы

В 2022 году восемь штатов (Калифорния, Канзас, Кентукки, Огайо, Пенсильвания (поправка), Род-Айленд, Южная Дакота и Теннесси) приняли законы, регулирующие удаленную работу. В дополнение к принятию закона Пенсильвания приняла поправку, а Род-Айленд выпустил соответствующее руководство. Джорджия, Орегон и Вашингтон приняли правила, реализующие предыдущие законодательные меры. Наконец, девять юрисдикций выпустили инструкции или расширенные временные инструкции в отношении удаленных операций: Колорадо, округ Колумбия, Канзас, Мэн, ОклахомаРод-Айленд, Вермонт, Западная Вирджиния и Вайоминг.

По состоянию на февраль 2023 года произошли значительные изменения в руководстве и законодательстве по удаленной работе в Монтане и Калифорнии. Монтана внесла поправки в Закон штата Монтана об ипотеке, чтобы разрешить и установить требования для сотрудников ипотечного бизнеса работать удаленно с 1 июля 2023 года. Департамент финансовой защиты и инноваций штата Калифорния выпустил руководство, разрешающее удаленную работу сотрудникам лицензиата в соответствии с Законом штата Калифорния об ипотечном кредитовании жилья. .

Выбросы и особые соображения

Юрисдикции не внедрили руководство по удаленной работе единообразно. Ипотечные компании и MLO должны знать об уникальных требованиях и ограничениях в некоторых штатах.

Безопасность и конфиденциальность данных

Регулирующие органы и компании ипотечной отрасли особенно заинтересованы в обеспечении ответственного обращения с данными и поддержании безопасности систем компании и информации о потребителях в связи с удаленными операциями. Отражая эту озабоченность, законодательство Калифорнии требует от компаний предоставлять сотрудникам, работающим удаленно, соответствующее оборудование для выполнения работы и защиты записей и личной информации. Помимо запрета на хранение физических документов в удаленном месте, Калифорния запрещает получение деловой почты в удаленном месте.

Точно так же новые положения Южной Дакоты и Род-Айленда об удаленной работе требуют обучения сотрудников конфиденциальности разговоров с потребителями или связанных с ними, которые ведутся из удаленного места.

Требования к местоположению

Ипотечные компании и MLO должны быть осведомлены об особых требованиях к местоположению приемлемого места удаленной работы. Пенсильвания прямо требует, чтобы место, где осуществляется удаленная работа, не принадлежало и не контролировалось лицензиатом. Законодательство Пенсильвании разрешает удаленную работу из места, находящегося под контролем дочерней или аффилированной компании лицензиата, если это место используется только лицензиатом или от случая к случаю для удобства потребителя. Обратите внимание, что в соответствии с положениями Пенсильвании личное взаимодействие с потребителем разрешено в удаленном месте, если это место не является личным местом жительства.

Регулирующие органы могут не применять все эти требования в том виде, в котором они написаны. Положения штата Род-Айленд включают требование о том, чтобы удаленное местонахождение находилось на разумном расстоянии от лицензированного места деятельности или филиала. Несмотря на текст устава и правил, Департамент по регулированию бизнеса выпустил нормативное руководство, указывающее, что «MLO не обязаны жить на определенном расстоянии» от главного офиса или филиала. Вместо этого компании должны предоставить доказательства эффективного надзора за MLO.

Надзорные требования

В некоторых юрисдикциях разрешается лицензировать удаленные офисы в качестве филиалов, даже если это место является личным местом жительства. Грузия будет рассматривать личное место жительства как филиал и применять к нему требования лицензирования филиала при соблюдении следующих условий: (1) реклама местоположения как места ведения бизнеса; (2) прием потребителей; (3) поддержание физических файлов; или (4) обеспечение возмещения лицензиатом арендной платы, коммунальных услуг или других расходов на помещение. При несоблюдении ни одного из условий личное место жительства, являющееся удаленным местом работы, не будет считаться филиалом.

В качестве дополнительной меры надзора Канзас, Кентукки и Теннесси требуют, чтобы лицензиаты ежегодно проверяли и удостоверяли, что сотрудники, занятые удаленной работой, соответствуют применимым требованиям согласно соответствующему законодательству.

Выводы

Как свидетельствует мера Монтаны, тенденция к разрешению и регулированию удаленной работы не прекратилась в 2023 году. Во-первых, в январе законодательные органы Небраски и Вирджинии внесли законопроекты, касающиеся разрешения удаленной работы. Во-вторых, ожидается, что большее число юрисдикций, которые в 2022 году обновили свои законы об удаленной работе, примут соответствующие правила или выпустят руководство по внедрению или дополнению новых требований к разрешению на удаленную работу. Например, штат Вермонт объявил, что в ближайшие месяцы он примет правила для внесения изменений в свой закон о лицензировании ипотечных кредитов, которые разрешат удаленную работу.

Кроме того, некоторые штаты, которые еще не разрешили удаленную работу для сотрудников MLO и ипотечных компаний, приняли законодательство, разрешающее удаленную работу сотрудникам компаний, имеющих определенные лицензии, не связанные с ипотекой. В 2022 году в Колорадо был принят закон, позволяющий на постоянной основе разрешать лицензиатам контролируемых кредиторов работать удаленно. Колорадо является одним из штатов, который также решил продлить временную авторизацию для регулируемых организаций, на которые не распространяется новое законодательство, включая ипотечных лицензиатов, до 2023 года. На основании активности, которую мы наблюдали в этом году, и объявлений об ожидаемой нормотворческой деятельности. , MLO и сотрудники ипотечных компаний должны ожидать будущих изменений в этой области.

* Мы хотели бы поблагодарить сотрудника, Рэйчел Майерс, за их вклад в этот пост в блоге.

[View source.]