6 советов, как улучшить рабочие встречи

Стивен Г. Рогельберг, профессор Университета Северной Каролины, кампус Шарлотты, автор книги Удивительная наука совещаний: как привести свою команду к максимальной производительностиВы много думали о встречах, хороших и плохих.

«Я думаю, что долгое время организации просто считали, что плохие встречи — это издержки ведения бизнеса, и поэтому у них не было стимула думать о том, как это исправить», — сказал он. «Лидеры, наконец, начали говорить, что должен быть лучший способ сделать это».

Ниже мы поделимся ее главными советами о том, как лучше проводить встречи (или вообще не встречаться).

1. Не составляйте повестку дня, а ставьте вопросы, на которые необходимо ответить

Если есть вопрос, на который нужно ответить, вам не только придется хорошенько подумать о том, действительно ли нужна встреча, но вы будете знать, была ли встреча успешной, потому что у вас будет ответ.

2. Убедитесь, что ваша встреча посвящена выполнению конкретной задачи

Встречи не предназначены для выполнения социальной цели или создания сообщества. Это побочный продукт организации совещаний, которые работают, потому что, когда люди получают хороший опыт встречи, они, как правило, больше нравятся друг другу. Но цель встреч – добиться чего-то конкретного.

3. Назначьте ответственного за собрания

Хотя советы являются одними из самых больших статей расходов в организации, обычно за их управление не отвечает ни один руководитель.

Назначьте менеджера для наблюдения за собраниями и предложите ему начать новые разговоры с командами о том, что нужно изменить. Что нам не нужно? Как мы приглашаем людей? Как долго должны длиться наши встречи? Проводите аудит повторяющихся совещаний.

4. Максимально ограничьте время встречи

Данные показывают, что команды делают больше, когда работают на время. Имея ограниченное время, они сосредотачиваются больше, чем обычно.

5. Помогайте, а не доминируйте

Исследования показывают, что сотрудники считают наименее эффективными собрания, на которых лидер говорит больше всего. Это подводит нас к корню положительных качеств собраний: они предназначены для расширения возможностей людей.

6. Спросите об обратной связи

Организации обычно не имеют процесса для оценки того, работают ли их встречи. Если вы посмотрите на опросы вовлеченности компаний, то увидите, что почти во всех из них отсутствует содержание доски объявлений. Это огромная проблема.