Исполнительный помощник компании Walt Disney в Бербанке, Калифорния | 506521

СОВЕТ НЕДЕЛИ:
Что означает, когда в публикации говорится, что она конфиденциальна? (Видео)

Это работа на полный рабочий день

Краткое описание вакансии:

Вы прирожденный организатор? Вы цените процесс и эффективность? Есть ли у вас опыт поддержки руководителей? А есть ли у вас слабость к Диснею? Если вы киваете головой, то вам может подойти должность специалиста по поддержке руководителей, поддерживающего адвокатов в юридической команде Disney Platform Distribution.

Эта роль принадлежит команде юристов, поддерживающей бизнес-подразделение Disney Platform Distribution, которое является частью подразделений Disney Entertainment и ESPN. В настоящее время на этой должности работают два помощника главного юрисконсульта, один ведущий юрисконсульт и два старших юрисконсульта. Вы будете отвечать за повседневные административные функции для лидеров, которых вы поддерживаете. Само собой разумеется, что вам придется составлять отчеты о расходах, планировать поездки и вести календарь, но эта работа во многом связана с людьми, с формированием прочных отношений с вашими руководителями и коллегами, а также с пониманием того, как использовать человеческий капитал внутри предприятия Disney, чтобы помочь вашим руководителям процветать. Будучи «лицом» ваших руководителей в The Walt Disney Company, ваш профессионализм, лояльность и отношение являются отражением офиса и, как таковые, являются важнейшим компонентом его успеха. Каждый день специалиста по поддержке руководителей уникален!

Что вы будете делать:
• Планируйте встречи и видеочаты, резервируйте конференц-залы и координируйте свои действия с другими специалистами по поддержке руководителей для планирования встреч и видеочатов с большим количеством членов команды;
• Понимайте приоритеты дня, чтобы вы могли разумно планировать встречи;
• Выбросьте запланированный график за дверь, когда возникнет срочный вопрос, а затем возьмите его снова, когда осядет пыль;
• Создайте маршрут путешествия по нескольким городам с учетом часовых поясов, погодных условий, пробок и уровня усталости;
• Составляйте проекты писем и электронных писем от имени ваших лидеров;
• Отслеживать, хранить, распространять и помогать в подготовке и редактировании документов и презентаций;
• Выступать в качестве «случайного покупателя» канцелярских товаров для отдела и управлять заказами на поставку и контрактами с поставщиками;
• Готовьте регулярные отчеты и сводки — у вас будут задачи, которые полностью «принадлежат» вам;
• Сотрудничать над проектами путем проведения исследований, написания статей и проверки фактов;
• Помогайте в адаптации новых сотрудников – вы будете «дружелюбным лицом», на которое новички рассчитывают ответить на все их вопросы;
• Наставничество и обучение новых специалистов по поддержке жестким навыкам, таким как компьютерные программы, и мягким навыкам, таким как работа в команде; и
• Помогайте в планировании громких и сложных мероприятий, таких как выездные мероприятия, а также мероприятий меньшего масштаба, таких как вечеринки в честь заслуг.

Требуемая квалификация и навыки
• Острые письменные и устные коммуникативные навыки, включая четкую грамматику и сильные навыки корректуры;
• Способность работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты в отношении сроков/результатов;
• Уверенное владение всеми видами компьютеров и оргтехники;
• Владение программами Microsoft Office (в частности, Word, PowerPoint и Outlook) и хорошие навыки работы в Adobe Acrobat, Excel, Workday, SharePoint, DocuSign, NetDocuments, Appspace и Concur или аналогичных программах;
• Спокойная голова и твердая рука, чтобы справиться с неожиданностями;
• Уверенность в изучении новых программ при необходимости;
• Полная надежность работы с конфиденциальной информацией;
• Желание по-настоящему быть полезным своим руководителям и коллегам, делать все возможное, даже если вас об этом не просят, строить прочные отношения между командами и внутри команды;
• Некоторая гибкость в вашем графике – мы ценим баланс между работой и личной жизнью, но в крайнем случае может потребоваться немного больше времени;
• Очень сильные организаторские способности и внимание к деталям; и
• Профессиональная манера поведения, позитивный взгляд на жизнь и работоспособность.

Предпочтительные квалификации
• Не менее 5 лет опыта поддержки вице-президента, директора, партнера юридической фирмы или аналогичного опыта; и
• Опыт работы в крупной публичной компании или юридическом офисе.

Образование:
• Степень бакалавра и/или эквивалентный опыт.