Безопасные способы, которыми предприятия вносят наличные деньги на финансовые счета

Обработке наличных денег не уделяется должного внимания. Большинство владельцев бизнеса инвестируют в камеры, системы сигнализации и кибербезопасность, а затем оставляют фактическое управление денежными средствами тому, кто закрывается в тот вечер. Это настоящая проблема. Внутренние кражи, грабежи и элементарные ошибки в бухгалтерском учете — все это связано с неформальной рутиной, и для любого бизнеса, регулярно использующего физическую валюту, «неформальная» стратегия не является оправданной.

Знание ваших возможностей меняет это. Правильный способ внесения наличных зависит от вашего объема наличных, часов работы, вашего местоположения и, честно говоря, от того, какой риск вы готовы принять на себя. Розничные магазины, рестораны и предприятия сферы услуг имеют разные потребности, но все они подвергаются одинаковому воздействию, когда процесс не определен.

Почему важна безопасность вкладов наличными

Ассоциация сертифицированных специалистов по расследованию мошенничества постоянно отмечает, что наличные деньги являются наиболее целевым активом в делах о кражах сотрудников. Это неудивительно. Наличные деньги ликвидны, их можно отследить, только если вы их отслеживаете, и с течением времени их легко снимать небольшими суммами. Добавьте к этому физический риск, связанный с его транспортировкой, и проблема станет еще больше.

Что еще хуже, так это непоследовательность. Когда депозиты происходят через случайные промежутки времени, наличные деньги накапливаются на месте. Сотрудники начинают изучать закономерности, кто и когда распоряжается деньгами, и само по себе это знание создает уязвимость. Регулярный, документированный процесс снимает большую часть этого риска.

Банковские депозиты в рабочее время

Прямые депозиты филиалов являются базовым вариантом. Кассир подсчитывает депозит в режиме реального времени, вы получаете квитанцию, и средства обычно зачисляются на следующий рабочий день. Это хорошо подходит для операций с небольшим объемом работы или предприятий с предсказуемым графиком работы в дневное время.

Для предприятий, работающих в районе Сент-Луиса, выбранный вами банк имеет большее значение, чем думают люди. Когда вам нужно депозит наличными, Сент-Луис предприятия зависят от гибкого графика, услуг по коммерческим депозитам и персонала, который может обрабатывать большие объемы без узких мест. Множество филиалов и специализированная команда бизнес-банкинга не позволяют рутине нарушиться, когда дела становятся занятыми.

Ночные депозиты

Большинство коммерческих банков предлагают почтовые ящики в нерабочее время, а для ресторанов, баров и магазинов, закрывающихся поздно, это зачастую наиболее практичный вариант. Вам не придется ждать до утра, а наличные не окажутся в кассе или бэк-офисе до следующего рабочего дня.

Использование этого колодца означает дисциплинированность в подготовительных работах, таких как использование пакетов с защитой от несанкционированного доступа, а также предварительный подсчет и документирование перед выгрузкой. Копия депозитной квитанции хранится на месте. Банк обрабатывает все на следующее утро и соответственно кредитует. Это несложно, но если пропустить любой из этих шагов, дела пойдут не так.

Ночное хранение наличных денег на месте — одно из наиболее рискованных окон для любого бизнеса с большим объемом денежных средств. Ночные депозиты существуют специально для того, чтобы закрыть это окно.

Бронированные автомобили и услуги по выдаче наличных

При определенном объеме сотрудникам вообще больше не имеет смысла перевозить наличные. Службы бронированных автомобилей назначают обученных курьеров, которые заберут товар прямо из вашего местоположения по расписанию, полностью освобождая ваш персонал от удаленного процесса.

Эти услуги предоставляются вашим финансовым учреждением или сторонним поставщиком. Цены зависят от частоты и объема, но для предприятий, перемещающих десятки тысяч долларов еженедельно, затраты являются разумной сделкой за то, что они устраняют. Математика обычно работает.

Умные сейфы и технологии управления наличными

Умные сейфы стали действительно полезны для предприятий, которые не хотят пересматривать свою деятельность, но нуждаются в более жестком контроле. Устройство принимает счета, проверяет их и регистрирует каждую транзакцию в цифровом виде. Многие модели подключаются непосредственно в банковские системы и предоставить предварительный кредит еще до того, как будут получены физические деньги.

Ваши средства доступны еще до получения, что улучшает денежный поток без ручного подсчета или дополнительной обработки. Розничные торговцы, автозаправочные станции и предприятия гостиничного бизнеса широко внедрили их, и аудиторский след, который они создают, делает сверку значительно менее болезненной.

Внутренний контроль, поддерживающий безопасные депозиты

Вот в чем дело: технологии заходят так далеко. Процедуры, связанные с этим, имеют такой же вес.

Двойной контроль — одна из наиболее эффективных доступных практик, и ее можно внедрить бесплатно. Требование к двум сотрудникам пересчитывать и проверять наличные перед запечатыванием депозита обеспечивает подотчетность без дополнительных накладных расходов. Это также значительно затрудняет манипуляции.

Кроме того, в журнале депозитов, будь то письменный или цифровой, должны быть указаны сумма, дата, время и имя человека, который его подготовил. Регулярно сверяйте эти записи с банковскими выписками. Не ежемесячно. Регулярно.

Также меняйте сроки внесения депозитов. Предсказуемый распорядок дня удобен, но он также и наблюдаем. Даже незначительное вращение графика лишает вас одного из самых простых способов использования шаблона. И ограничьте доступ к сейфу или ящику как можно меньшему количеству людей, насколько это практически целесообразно. Чистый список доступа означает более чистый контрольный журнал, если что-то не складывается.

Выбор правильного подхода

Ни один метод не подходит для каждого бизнеса. У небольшого бутика с доходом в несколько сотен долларов в день другие потребности, чем у большого ресторана, закрывающего тысячи каждый вечер. Бутик должен быть в состоянии справиться с двумя или тремя прямыми депозитами в филиалах в неделю. Ресторану, вероятно, нужен умный сейф и бронированный пикап по расписанию.

Что не меняется в зависимости от типа бизнеса, так это то, что процесс должен быть продуманным, записанным и фактически выполненным. Безопасная обработка наличных — это не функция, которую вы настраиваете один раз. Это привычка, и компании, которые относятся к этому таким образом, склонны раньше выявлять проблемы, быстрее их решать и защищать людей, которые каждый день обращаются с деньгами.