Исполнительный помощник в Moonbug Entertainment в Нью-Йорке, штат Нью-Йорк | 505048

СОВЕТ НЕДЕЛИ:
Что означает, когда в публикации говорится, что она конфиденциальна? (Видео)

Это работа на полный рабочий день

Это гибридная должность, которая подчиняется нашему офису в Нью-Йорке, штат Нью-Йорк, 3–4 раза в неделю (возможны изменения).

Роль:

Moonbug Entertainment ищет высокоорганизованного и активного исполнительного помощника для поддержки нашего главного креативного директора (CCO) и вице-президента по партнерству с брендами, одновременно обеспечивая бесперебойную повседневную работу креативных отделов и отделов партнерства с брендами, а также контролируя работу офиса в Нью-Йорке.

Эта гибридная роль сочетает в себе поддержку руководства, управление офисом и межведомственную координацию, предлагая идеальному кандидату место в первом ряду для творческой стратегии компании, партнерских отношений и глобальных бизнес-операций.

Идеальный кандидат — это инициативный человек, ориентированный на детали, который преуспевает в динамичной среде, предвидит потребности еще до их возникновения и преуспевает в сочетании множества приоритетов с осмотрительностью и профессионализмом.

Ключевые обязанности:

Исполнительная поддержка
• Обеспечить прямую административную поддержку директору по связям с общественностью и вице-президенту по партнерству с брендами, включая сложное управление календарем, обширную координацию поездок, отслеживание расходов и подготовку встреч.
• Служить связующим звеном между руководителями и внутренними/внешними заинтересованными сторонами, обеспечивая четкую коммуникацию и реализацию ключевых инициатив.
• Эта роль требует очень практического подхода, обеспечивающего соблюдение графика и плавный переход между совещаниями.
• Помогите подготовить презентации, отчеты и другие материалы для встреч с руководством и взаимодействия с партнерами.
• Предвидеть потребности руководителей и активно управлять приоритетами для максимизации эффективности и производительности.
• Работает совместно с исполнительными помощниками во всей организации, чтобы обеспечить четкое планирование и согласование календаря.
• Прочие возложенные обязанности.

Управление офисом и операциями
• Контролировать повседневную работу офиса, включая управление поставщиками, координацию поставок и организацию пространства.
• Управляйте логистикой внутренних встреч, собраний команд и общекорпоративных мероприятий, таких как All Hands, выездные мероприятия и творческие семинары.
• Поддержка специальных проектов между отделами, включая переезд офисов, улучшение процессов и межфункциональные инициативы.
• Поддержка планирования мероприятий компании путем контроля бюджетов и сроков, а также управления поставщиками и обработки всех сообщений гостей.
• Поддерживать позитивную и хорошо организованную офисную среду, отражающую творческую культуру сотрудничества Moonbug, способствующую позитивному моральному духу сотрудников и инклюзивной культуре, которая укрепляет отношения между командами и офисами.
• Прочие возложенные обязанности.

Требования
• 3-летний опыт работы в сфере поддержки руководителей, управления офисом или координации проектов в творческой или быстро развивающейся корпоративной среде.
• Исключительные организаторские способности и навыки многозадачности, повышенное внимание к деталям.
• Отличные письменные и устные коммуникативные навыки; способен представлять старших руководителей с профессионализмом и осмотрительностью.
• Владение Google Workspace, Microsoft Office и инструментами управления проектами (например, Asana, Trello, Slack, Monday).
• Опыт использования Travel Perks для координации поездок желателен, но не обязателен.
• Опыт координации мероприятий, встреч и логистики путешествий.
• Позитивный, проактивный подход со способностью предвидеть потребности и проявлять инициативу.
• Страсть к творчеству, сотрудничеству и участию в высокопроизводительной команде.