Как долго работодатели хранят записи о сотрудниках?

Ведение документации — ключевая часть любого отдела кадров, а также одна из самых запутанных и сложных.

Почему это?

Это связано с множеством требований к ведению документации и законов о сохранении трудовой книжки, которые варьируются от штата к штату.

Не только это, но и IRS, Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и Комиссия США по равным возможностям трудоустройства (EEOC) имеют уникальные требования к хранению документации, которым вы должны следовать. В противном случае ваша организация может попасть в неприятную ситуацию, если вы подвергнетесь аудиту, а это то, с чем вы точно не хотите иметь дело.

Большинство новых HR-специалистов задают вопрос: «Как долго я должен хранить данные о сотрудниках после того, как они больше не работают в компании?»

Ответить на этот вопрос легче сказать, чем сделать, поэтому я собрал окончательное руководство по хранению кадрового учета сотрудников.

К концу этой статьи вы будете знать, как долго хранить:

• Записи о заработной плате

• Личные дела

• Медицинские записи

• документация FMLA

• Налоговые отчеты

• Записи о найме

• Оценка эффективности

• Тайм-карты

• Сверхурочные часы

Как видите, существует множество различных типов файлов сотрудников, которые необходимо сохранить после увольнения, поэтому понимание хранения записей о сотрудниках является обязательным для любого отдела кадров.

Оставайтесь с нами, чтобы узнать, какие документы вам нужно сохранить, а от каких можно избавиться без каких-либо последствий.

Какие файлы вам нужны для ваших сотрудников?

Во-первых, давайте начнем с разбора записей, которые вы должны создавать и хранить для каждого сотрудника.

Важная заметка: В дополнение к записям сотрудников, вы также должны хранить каждое заявление о приеме на работу, которое вы получаете для открытых вакансий. Если недовольный соискатель подаст иск о дискриминации против вашей организации, наличие заявления о приеме на работу и протоколов интервью могут быть спасением.

Помимо смягчения законов о хранении записей о сотрудниках, ведение записей о сотрудниках служит еще одной жизненно важной цели для отделов кадров — обеспечить бумажный след для защиты вашей организации в случае жалоб или судебных исков.

В общем, есть три типа файлов сотрудников, которые вы должны хранить:

• Личные дела. К ним относятся оценки производительности, подписанные копии вашего руководства для сотрудников, идентификационные номера сотрудников, контактная информация для экстренных случаев, награды, записи об обучении и письма об увольнении.

• Файлы расчета заработной платы. Ваши файлы платежных ведомостей должны включать формы W-4, W-2, табели учета рабочего времени, прямые депозиты и ставки заработной платы.

• Медицинские файлы. Вся документация сотрудников, связанная с льготами, должна быть в ваших медицинских картах. Здесь вы также должны хранить документы FMLA (отпуск по болезни), отчеты о травмах OSHA и запросы на размещение в соответствии с ADA (Законом об американцах с ограниченными возможностями).

Хотя может показаться, что ваши I-9 должны храниться в ваших личных делах, лучшая стратегия состоит в том, чтобы хранить I-9 в совершенно отдельном файле.

Почему это?

Если ваша организация пройдет аудит, связанный с иммиграцией, следователь захочет проверить все ваши формы I-9. Если они объединены с вашими личными делами, следователи также могут получить доступ к конфиденциальной контактной информации сотрудника, что может нарушить конфиденциальность вашего сотрудника или подвергнуть вас дальнейшим расследованиям сотрудников.

Вот почему лучше всего создать уникальный файл только для ваших I-9.

Законы о хранении личных дел федеральных служащих

Крайне важно знать все федеральные законы, требующие хранения личных дел сотрудников, в том числе следующие:

• EEOC требует, чтобы вы держали личные дела сотрудника для один полный год после даты прекращения.

• В требованиях к записи ADEA (Закон о возрастной дискриминации при приеме на работу) указано, что вы должны хранить платежные ведомости в течение трех лет. Вы также должны хранить файлы вознаграждений работникам в течение всего срока действия плана плюс один год после прекращения его действия.

• Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) гласит, что работники должны сохранять платежные ведомости в течение трех лет.

• EPA (Закон о равной оплате труда) гласит, что работодатели должны сохранять все записи, оправдывающие выплату разной заработной платы представителям противоположного пола в течение двух лет.

• Если сотрудник вовлечен в федеральный спор о гражданских правах, вам необходимо хранить все файлы сотрудников до тех пор, пока не будет принято решение или пока EEOC не вынесет решение по этому вопросу.

• Вам также необходимо учитывать любые законы штата, которые могут повлиять на сохранение ваших записей о сотрудниках (подробнее об этом чуть позже).

Обратитесь к этому списку, если вы когда-либо сомневались в том, следует ли вам хранить документ сотрудника или нет, поскольку вы не хотите нарушать какой-либо из этих федеральных законов.

Как долго вы должны хранить записи о сотрудниках?

Теперь, когда вы знаете больше о федеральных законах о хранении документации, пришло время узнать, как долго вы должны хранить каждый тип документа.

Как долго работодатели хранят записи о сотрудниках?

Он варьируется в зависимости от нескольких факторов, включая отрасль работодателя, штат и любые применимые федеральные законы.

Крайне важно хранить записи о сотрудниках после увольнений, но как долго вы должны их хранить? Давайте выясним это, изучив наиболее распространенные типы записей о сотрудниках.

И-9с

Формы I-9 подтверждают личность и право сотрудников на работу в Соединенных Штатах.

Вам необходимо иметь форму I-9 для каждого сотрудника вашей организации, и, как указывалось ранее, вы должны хранить их в файле отдельно от других записей.

Вам необходимо сохранить формы I-9 сотрудников и сопроводительные документы, удостоверяющие личность, для 3 года после приема на работу или 1 год после увольнения.

По истечении срока хранения вы должны уничтожить документы, чтобы обеспечить конфиденциальность сотрудников. Это обеспечивает соблюдение INA (Закон об иммиграции и гражданстве) и IRCA (Закон об иммиграционной реформе и контроле).

Проверка биографических данных

Предоставляет ли ваша компания проверку биографических данных для всех потенциальных сотрудников?

Если это так, вам нужно будет удерживать их как минимум через год после увольнения.

Хотя проверка биографических данных стоит денег, иногда работодатели предпочитают проводить многократные проверки биографических данных нескольких квалифицированных кандидатов.

Однако нет необходимости сохранять проверку биографических данных для сотрудников, которых вы не нанимаете, поэтому вы можете избавиться от них.

Для сотрудников, которых вы нанимаете, вам необходимо сохранить любые кредитные чеки, записи о вождении, формы согласия, формы криминального прошлого и любую другую документацию, связанную с проверкой биографических данных.

По прошествии одного года вы можете уничтожить все документы проверки биографических данных, связанные с этим сотрудником.

Сохранение проверок биографических данных в течение одного года обеспечивает соответствие требованиям EEOC, FCRA и TITLE VII.

Предложения по трудоустройству

Это также будет зависеть от вашего штата, так как некоторые штаты требуют, чтобы работодатели сохраняли предложения о трудоустройстве и контракты на срок до 3 лет.

Однако в большинстве штатов требуется, чтобы вы удерживали их только в течение через год после увольнения работника.

Какие типы документов включены в предложение о трудоустройстве?

Все ваши резюме, заявления о приеме на работу, записи о найме и приеме на работу, заметки о собеседованиях, инструменты проверки и объявления о вакансиях считаются документами с предложением о трудоустройстве.

Хранение этих записей в течение одного года обеспечит соответствие требованиям EEOC, ADA и ADEA. По истечении года вы можете уничтожить все документы с предложениями о трудоустройстве, не опасаясь каких-либо последствий.

Медицинские записи

Независимо от состояния, вы должны хранить медицинские карты сотрудников в течение 3 лет после увольнения.

ADA, GINA и OSHA являются высшими органами управления медицинскими документами, и все они требуют, чтобы вы хранили медицинские документы в течение 3 лет.

Сюда входят записи FMLA, ставка заработной платы сотрудников, документы о вознаграждениях сотрудников, идентификационные данные сотрудников, медицинские справки, запросы ADA, часы отпуска и другая медицинская информация, предоставленная вашими сотрудниками.

Вы можете уничтожить все медицинские записи по прошествии трех лет.

Записи о заработной плате

Вы должны сохранять все записи о заработной плате в течение 3 лет после увольнения сотрудника, за исключением случаев отсутствия.

Сюда входят карточки учета рабочего времени сотрудников, которые вы должны хранить в течение трех лет в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и ADEA.

Информация о заработной плате включает в себя:

• Имя сотрудника, адрес, номер социального страхования, дата рождения и пол.

• Занятие

• Ставка оплаты

• Еженедельная компенсация

• Классификация работы

• Ежедневные расписания

• Даты платежного периода

• Сроки и суммы платежей

• Вычеты и дополнения

Помимо этих документов, вам также необходимо вести учет различий в оплате труда между полами в течение двух лет после увольнения. Это обеспечивает соответствие EPA, а остальные документы помогут вам соблюдать FMLA, FLSA, ADEA и Закон Дэвиса-Бэкона.

Налоговые отчеты

Что касается налоговых отчетов сотрудников, вам необходимо хранить их в течение 4 года с момента причитания или уплаты налога.

Налоговые записи, которые вам необходимо хранить, включают идентификационные номера сотрудников (EIN), чаевые, даты трудоустройства, записи о подоходном налоге и PTO.

Хранение налоговой отчетности в течение 4 лет обеспечит соблюдение требований IRS, FICA, FUTA и Налогового кодекса.

Важная заметка: Законы некоторых штатов требуют, чтобы вы хранили налоговую отчетность более четырех лет, поэтому лучше хранить налоговую отчетность в течение до семи лет чтобы убедиться, что вы не столкнетесь с какими-либо проблемами.

Известные законы штата о сохранении записей о сотрудниках

Хотя у нас недостаточно места, чтобы поделиться законами об удержании для всех 50 штатов, Техас и Калифорния есть некоторые известные законы, о которых стоит упомянуть.

Калифорния

• Вы должны сохранять все платежные ведомости и табели учета рабочего времени в течение как минимум трех лет после увольнения сотрудника.

• Калифорнийский закон о справедливой оплате труда требует от работодателей хранить любые документы, свидетельствующие о различиях в оплате труда между полами, в течение 3 лет.

Техас

Заключительные мысли: как долго работодатели хранят записи о сотрудниках?

Качество ведения документации ваших сотрудников напрямую повлияет на успех вашего отдела кадров, поэтому вам необходимо освоить этот процесс.

Частично это включает в себя знание того, как долго вам нужно хранить свои записи в соответствии с федеральными законами и законами штата.

Если вы когда-либо сомневались, следует ли вам сохранить или удалить учетную запись сотрудника, обратитесь к этому руководству, чтобы узнать.

Существуют ли какие-либо уникальные требования к ведению документации в вашем штате? Дай мне знать в комментариях.