Как сделать встречи короче (на самом деле)

Если вы работаете типичная офисная работа, даже удаленная, вы, вероятно, проводите больше времени, чем хотели бы, на совещаниях. В прошлом году опрос, проведенный компанией Dialpad, занимающейся привлечением клиентов с помощью искусственного интеллекта, показал, что 83% из 2800 респондентов заявили, что проводят на совещаниях от четырех до 12 часов в неделю. Если вы являетесь основателем или руководителем, это время может увеличиться до более чем 20 часов.

Никто не мог обвинить вас в будучи истощенным. Будь то виртуальные встречи или встречи с личным присутствием, они требуют сосредоточенности и могут быть изматывающими. особенно для интровертов которые не заряжаются взаимодействием с коллегами.

Если только ваша компания не займет смелую позицию по устранению типов совещаний, как Shopify сказал, что делал ранее в этом году, маловероятно, что вы сможете полностью их избежать. Но вы можете хотя бы попытаться сделать их короче, особенно если вы организатор. Рабочие собрания, как правило, слишком долгие, затягиваются проблемами Zoom, пустой болтовней и отсутствием четкой повестки дня.

Ни одна стратегия не идеальна, но вот несколько идей, как сократить время, проведенное в аду.

Как сделать виртуальные встречи короче

Если вы являетесь планировщиком совещаний, рассмотрите возможность отказа от одночасовых или 45-минутных совещаний, если только они не являются критически важными или вовлекают множество команд, представляющих обновления. Спросите себя: можем ли мы сделать все за 30 минут? Как насчет 15? Не переусердствуйте со временем, которое вы отложили в календаре.

Прежде чем отправить приглашение, спросите себя: «Все ли эти люди должны быть на этой встрече?» Вы всегда можете сообщить тем, кто не присутствует, кратким сообщением, если это необходимо. Встречи со слишком большим количеством участников также, вероятно, будут длиться дольше.

Человек, организовавший собрание, должен возглавить обсуждение и позаботиться о том, чтобы оно проходило по плану и вовремя. Если это вы и это не ваша сильная сторона, назначьте кого-то другого, чтобы вести встречу. Не проводите встречи без ответственных лиц; это отличный способ блуждать и идти слишком долго.

Завершение пандемии сделало Zoom инструментом, который должны были начать использовать почти все, от генеральных директоров до школьников K-12. Но как ни странно, люди, похоже, не стали намного лучше ориентироваться в многочисленных кнопках управления Zoom и заставлять звук работать. На дворе 2023 год, а встречи все еще омрачены фразами: «Ты меня слышишь? У меня отключен звук?

Сообщите участникам заранее, что виртуальная комната для совещаний откроется на 10 минут раньше в течение льготного периода «заставьте микрофон и камеру работать». Если возможно, пригласите кого-нибудь в конференц-зал, чтобы помочь разобраться с этими перегибами.

Следите за тем, какую виртуальную платформу вы используете для встреч. При переходе с Zoom на Microsoft Teams на Google Meet появляется больше переменных, которые могут привести к задержкам.

Для всех типов встреч убедитесь, что у них есть повестка дня. Ничто так не затягивает встречу, как отсутствие действий и бесцельный разговор.

И, говоря о разговоре, ограничьте светскую беседу пятью минутами (или короче). Если команда какое-то время не встречалась, любезности не помешают, но не позволяйте им срывать повестку дня. Для регулярных встреч используйте социальный чат за столом до окончания встречи.