Как сделать расчет заработной платы: пошаговое руководство

Правильная настройка платежной ведомости абсолютно необходима для обеспечения точного расчета заработной платы и соблюдения федеральных, государственных и местных законов. В этом руководстве мы расскажем вам, как настроить платежную ведомость и программное обеспечение для расчета заработной платы, а также информацию, необходимую для запуска платежной ведомости в первый раз.

Перейти к:

Как проще всего погасить заработную плату?

Вы можете рассчитать заработную плату вручную, но это может занять очень много времени. Он также может быть подвержен человеческим ошибкам, что подвергает вас потенциальной ответственности. К счастью, существует ряд бесплатных и недорогих платформ для начисления заработной платы, таких как Gusto (Рисунок А), чтобы соответствовать любым потребностям и бюджету.

Рисунок А

Даже если у вас очень маленький бизнес, который не хочет тратить много денег на заработную плату, использование программного обеспечения для расчета заработной платы может сэкономить вам время и деньги в долгосрочной перспективе. Если вы еще этого не сделали, попробуйте какое-нибудь программное обеспечение для расчета заработной платы, чтобы решить, какая платформа подходит для ваших нужд.

Хотите узнать больше? Ознакомьтесь с нашим глубоким погружением в как работает программа для расчета заработной платы.

Как настроить заработную плату

1. Получите идентификационный номер работодателя

Идентификационный номер работодателя (EIN) используется IRS для идентификации вашей компании в целях подачи налоговой декларации. Если ваш бизнес находится в США или на территории США, вы можете подать заявку на EIN бесплатно на веб-сайте IRS (Рисунок Б). После того, как ваши проверки будут завершены, вы немедленно получите свой EIN, чтобы вы могли приступить к настройке платежной ведомости.

Рисунок Б

2. Получите местный или государственный бизнес-идентификатор

Помимо федерального EIN, вам также может понадобиться идентификатор предприятия штата в зависимости от того, взимает ли штат налог с продаж. На веб-сайте правительства вашего штата будет указано, нужно ли вам регистрироваться для получения бизнес-идентификатора. Вы также можете проконсультироваться с местным бухгалтером или адвокатом о местных требованиях к удержанию штата и страховым счетам по безработице.

3. Классифицируйте своих сотрудников

Вы будете рассчитывать и удерживать налоги в зависимости от того, планируете ли вы нанимать независимых подрядчиков или сотрудников. Как правило, вам не нужно удерживать или платить налоги от имени независимых подрядчиков, поскольку они сами несут ответственность за это. Вам нужно выяснить, как правильно классифицировать каждого человека, которому вы платите, прежде чем переходить к следующему шагу.

ВИДЕТЬ: Лучшие приложения для расчета заработной платы 2023 года

4. Соберите документы сотрудников

После того, как вы правильно классифицируете своих сотрудников, вам необходимо собрать всю документацию, необходимую для оплаты их труда. Перед расчетом заработной платы вам потребуется следующая информация от каждого сотрудника:

• Полное настоящее имя.
• Дата рождения.
• Текущий адрес.
• Дата начала или окончания трудовой деятельности.
• Номер налоговой декларации (номер социального страхования или EIN).
• Подробная информация о ставках и компенсациях.
• Форма I-9 для проверки права сотрудников на работу в США.
• W-4 для сотрудников или W-9 для независимых подрядчиков.

5. Приобретите компенсационное страхование работника.

В зависимости от того, где вы живете, вам может потребоваться приобрести страховку компенсации работникам, даже если вы платите только одному сотруднику. Ознакомьтесь с федеральными законами, законами штата и местными законами, чтобы определить, нужно ли вам иметь компенсационное страхование для найма и оплаты труда сотрудников.

6. Примите решение о преимуществах

Если вы решите предлагать льготы, то вам почти наверняка придется удерживать некоторую сумму денег из зарплаты каждого сотрудника, чтобы покрыть его часть льгот. Если вы еще не определили свою программу льгот, самое время сделать это до того, как вы начнете свою первую платежную ведомость.

Многие платформы для расчета заработной платы также предлагают функции администрирования льгот, которые помогут вам решить, какие планы предлагать (Рисунок С). Как только сотрудники делают свой выбор, эта информация поступает прямо в программное обеспечение для расчета заработной платы, а вычеты автоматически рассчитываются и удерживаются с каждым периодом оплаты.

Рисунок С

ВИДЕТЬ: Лучшее программное обеспечение для расчета заработной платы для предприятий в 2023 году

7. Выберите период оплаты

Прежде чем приступить к расчету заработной платы, вам необходимо решить, как часто вы будете платить своим сотрудникам. На выбор предлагается четыре основных графика начисления заработной платы (Рисунок D):

• Еженедельно: Сотрудникам платят каждую неделю — такой график распространен в ресторанах, на производстве и в строительстве.
• Раз в две недели: Сотрудникам платят раз в две недели — такой график распространен в розничной торговле.
• Раз в полмесяца: Сотрудникам платят два раза в месяц в одни и те же числа, часто 1 и 15 числа каждого месяца — это самый популярный график оплаты.
• Ежемесячно: Сотрудникам платят раз в месяц, часто в первый или последний рабочий день месяца — такой график распространен на очень высокооплачиваемых должностях.

Прежде чем завершить выбор периода оплаты, обязательно ознакомьтесь с федеральными законами и законами штата, чтобы убедиться, что вы соответствуете всем требованиям.

Рисунок D

8. Создайте руководство для сотрудников

После того, как вы определились со своим графиком оплаты, вам необходимо создать справочник для сотрудников или политику расчета заработной платы, в которой указано, когда и как следует платить сотрудникам. Справочник также должен охватывать все остальное, что может повлиять на начисление заработной платы и выплаты сотрудникам, например, политику компании в отношении отпусков, оплачиваемых отпусков и удержание пособий.

Это руководство должно быть предоставлено каждому сотруднику, и они должны подписать официальную форму, подтверждающую, что они получили и ознакомились с политикой.

9. Откройте расчетный счет в банке

Вам понадобится специальный банковский счет для бизнеса, чтобы платить сотрудникам. Многие компании также используют отдельный банковский счет для начисления заработной платы, чтобы деньги не смешивались с другими счетами. Работайте с вашим банком, чтобы настроить эту учетную запись и подготовить ее к первому расчету заработной платы.

10. Решите, кто будет распоряжаться заработной платой

Если вы еще этого не сделали, вам нужно решить, кто будет управлять платежной ведомостью. Даже если у вас есть внешний бухгалтер или бухгалтер, вам все равно нужен кто-то со стороны компании, чтобы проверять и утверждать платежную ведомость каждый платежный период. Во многих малых предприятиях это будет генеральный директор или основатель. В крупных компаниях несколько сотрудников отдела кадров и финансов будут работать вместе, чтобы рассчитать заработную плату.

ВИДЕТЬ: Лучшее программное обеспечение для расчета заработной платы для вашего малого бизнеса в 2023 году

11. Выберите программное обеспечение и просмотрите руководство по установке программного обеспечения.

Теперь, когда вы знаете, каким будет ваш график и как классифицируются ваши сотрудники, пришло время выбрать программное обеспечение для расчета заработной платы. При поиске обратите внимание на то, как часто вы можете запускать платежную ведомость с каждым решением. Например, если программное обеспечение взимает плату за выполнение платежной ведомости, а вы выполняете еженедельную платежную ведомость, вы можете рассчитывать на более высокие затраты.

Есть также больше заработная плата, ориентированная на подрядчика планы и инструменты. Итак, если ваш бизнес в основном зависит от подрядчиков, вы можете специально изучить эти решения. И, конечно же, вы захотите ознакомиться с функциями и интеграциями программного обеспечения, чтобы убедиться, что оно подходит для вашего бизнеса.

После выбора инструмента и регистрации первое, что вы должны сделать, это просмотреть руководство по настройке расчета заработной платы и любые другие инструкции, предоставляемые вашим программным обеспечением для расчета заработной платы. Хотя многие платформы для начисления заработной платы следуют довольно стандартной процедуре настройки, всегда полезно просмотреть документацию, которую они предоставляют, чтобы быть в курсе любых особенностей процесса.

12. Загрузите все в программное обеспечение для расчета заработной платы

Если вы никогда раньше не пользовались программным обеспечением для расчета заработной платы, большинство из них, включая Gusto, будут иметь пошаговый процесс настройки, который поможет вам добавить все, что мы описали выше. Вы введете свой EIN и идентификатор вашей компании в штате, добавите каждого сотрудника в систему, выберите период оплаты и добавьте данные своего банковского счета.

Если вы ранее использовали другое программное обеспечение для расчета заработной платы и переходите на другую платформу, проверьте свое новое программное обеспечение, чтобы узнать, есть ли в нем какие-либо предварительно встроенные инструменты импорта. Чтобы сделать переход максимально безболезненным, многие программы для расчета заработной платы предоставляют инструменты для импорта информации о заработной плате в новую систему из вашей старой системы.

В зависимости от того, за какой уровень обслуживания вы платите, вы также можете получить помощь в настройке от представителя вашей учетной записи, чтобы ускорить процесс.

Готовы найти новое программное обеспечение для расчета заработной платы? Ознакомьтесь с нашей подборкой для лучшее программное обеспечение для расчета заработной платы 2023 года чтобы вдохновить вас на поиск.

Рекомендуемые решения для расчета заработной платы