Как улучшить внимание к деталям в работе

Мы все заинтересованы в том, чтобы быть более продуктивными. Но из-за бесконечных встреч, сообщений, еды и перерывов в туалет каждый рабочий день восьми рабочих часов не всегда достаточно, чтобы сделать что-то. Однако, обладая навыками эффективности и точности, эти ограниченные рабочие часы могут пойти дальше.

Фокус, ориентированный на детали, является востребованным навыком на современном рабочем месте.

Люди, которые могут уделять пристальное внимание задаче, не отвлекаясь, способствуют созданию эффективных компаний. Тем не менее, быстрые работники могут проявлять неряшливость и создавать больше работы для других; возможно, даже навредить отношениям с некоторыми клиентами. Работать быстро важно, но главное – сделать это правильно.

Производительность достигается за счет сосредоточенности и пристального внимания к деталям. Если вам сложно выполнить работу, стоит научиться быть более внимательным на работе. Давайте поговорим о том, как.

Отвлекающие факторы повсюду

Трудно представить время, более отвлекающее, чем то, в котором мы живем. Социальные сети, такие как LinkedIn, стимулируют вовлеченность, гарантируя, что независимо от того, сколько раз вы открываете приложение, всегда есть уведомление или какой-то новый контент. Стриминговые платформы транслируют шоу для всех мыслимых личностей, а их модели подписки заставляют зрителей смотреть шоу, пока оно горячо.

Добавьте к этому время, необходимое для выполнения большинства офисных задач, и вы получите рецепт уровня отвлечения, близкого к СДВГ. Сказать, что трудно уделять работе все свое внимание, было бы преуменьшением. Научиться преодолевать отвлекающие факторы — это постоянная борьба, и этот навык стоит освоить.

В зависимости от типа выполняемой вами работы отвлекающие факторы могут проявляться во многих формах, например:

• Встречи

• Электронная почта

• Шум

• Социальные медиа

• Просмотр Интернета

• Многозадачность

• Личные проблемы

Вы наверняка уже знаете, что вас больше всего отвлекает на работе. Каталогизация этих отвлекающих факторов может подсказать вам, что делать дальше.

Определите свой рабочий график

Некоторые люди хорошо работают под давлением, но давление создается никем, кроме них самих. Мы называем таких людей прокрастинаторами. Начав работу поздно, эти люди добавляют стресса в свой рабочий процесс, ограничивая время, доступное для двойной проверки качества готовой продукции. Прокрастинация не всегда приводит к плохой работе, но если появляются опечатки и другие ошибки, то обычно это происходит потому, что не хватило времени на их исправление.

С другой стороны, некоторые предприимчивые люди хотят закончить дело так быстро, что упускают из виду качество своей работы, пытаясь двигаться быстро. Эти мелкие детали страдают, поскольку поток их сознания беспрепятственно вырывается наружу.

Большинство из нас подпадают под одну из этих двух категорий. Улучшение внимания к деталям зависит от оценки навыков управления временем.

Если, например, вы склонны откладывать дела на потом, вам следует запланировать достаточно времени для повторного анализа своей работы. Если вы спешите, пытаясь закончить работу как можно быстрее, вы, вероятно, обнаружите повторяющиеся ошибки, которые можно исправить с помощью специальных проверок перед отправкой работы.

Вот несколько проверок качества, которые помогут повысить внимание к деталям:

• Расставьте приоритеты и признайте важность каждой задачи: Качественная, безошибочная работа зависит от внимания к деталям, а небольшие ошибки оказывают реальное влияние на общий результат вашей работы. Некоторые задачи требуют большей скорости, чем другие, но все заслуживают вашего внимания и сосредоточенности.

• Создавайте контрольные списки качества: Большинство людей делают одни и те же ошибки снова и снова, поэтому важно знать, как они выглядят. Подумайте о том, чтобы составить контрольный список, применимый к каждому проекту, и отмечайте каждый пункт перед отправкой работы. Со временем ошибки заменятся качественной работой.

• Разбивайте задачи на более управляемые части: Большие проекты могут показаться непосильными, если их не разбить на серию небольших, более выполнимых действий. Подобные организационные навыки могут облегчить обнаружение ошибок.

• Стремитесь к ответственности и обратной связи: Соответствует ли ваша работа ожиданиям руководителей и членов команды? Если нет, выясните, почему, чтобы принять меры по улучшению. То, что вы узнаете, можно добавить в свой контрольный список качества, чтобы будущая работа принесла лучшие результаты.

• Внедрить процесс проверки: Все выигрывают от вскрытия. После завершения проекта подумайте о том, что получилось хорошо, а что нет. Оттуда улучшите свой рабочий процесс, предвидя лучший результат и работая над его достижением.

Воспользуйтесь также ярлыками. Нет, это не ярлыки, которые снижают качество, а те, которые помогают сохранять концентрацию и оставаться на задаче.

Отсюда следующий шаг к тщательности — устранить как можно больше отвлекающих факторов.

Создайте атмосферу сосредоточенности

Устранение отвлекающих факторов может быть физическим и осязаемым действием. Например, если у кого-то болит спина из-за того, что он целый день сидит в некачественном офисном кресле, проблемы со здоровьем могут повлиять на его концентрацию. Они могут начать избегать сидения и общения.

В этом примере правильный ответ — улучшить место для сидения. Независимо от того, добавляете ли вы подушку, покупаете письменный стол или вообще покупаете новый стул, необходимо что-то изменить, чтобы дискомфорт перестал отвлекать.

Вероятно, это кажется очевидным. К сожалению, некоторые офис-менеджеры обходят такие важные детали в надежде сэкономить деньги. Существует бесчисленное множество историй, в которых на очевидные проблемы, такие как плохая посадка, отвечают несвязанными с ними предложениями размяться или медитировать, в результате чего на сотрудников ложится ответственность за решение проблем с некачественным офисным пространством своего работодателя.

Другими словами, иногда ответом является просто покупка нового стула. Это не обязательно должен быть Herman Miller, но и не IKEA.

Делаем рабочее место более комфортным

Мебель для сидения — одно из очевидных способов отвлечься от отвлекающих факторов. Схемы рассадки тоже могут быть. Отделы, которые полагаются на речь и диалог, не следует размещать рядом с командами, работа которых требует спокойной концентрации. На пути к туалету в офисе люди не должны царапать занятые стулья. Столы не должны располагаться слишком близко друг к другу.

Некоторые другие способы уменьшить отвлекающие факторы в офисе:

• Обеспечьте наушники с шумоподавлением

• Отдельные комнаты и столы с перегородками или кабинками

• Создайте тихие зоны в офисе

• Установите машины с белым шумом

• Оптимизируйте освещение в зависимости от задач

• Используйте «горячие столы», чтобы люди могли сидеть там, где лучше всего подходит их задача.

• Имейте комнаты отдыха отдельно от рабочих мест

Поскольку отвлекающие факторы на рабочем месте часто принимают форму других людей, помощь работникам в изоляции может улучшить их концентрацию и увеличить продолжительность концентрации внимания.

Управление пространством на рабочем столе также может уменьшить количество отвлекающих факторов. Некоторые люди раскладывают свои вещи повсюду, но это может их отвлекать. Как говорится, «чистый стол – ясный ум».

Подумайте о том, чтобы каждую пятницу немного наводить порядок (при условии, что вы этого еще не сделали). Мойте кофейные чашки и выбрасывайте обертки от жевательной резинки, протирайте стол и поверхности монитора, а также забирайте домой вещи, которые не нужны на работе. Беспорядок — это отвлекающий фактор, поэтому выработка привычки наводить порядок в мелочах может сделать вашу рабочую среду более продуктивной.

Установите здоровые привычки

Если вы когда-нибудь испытывали чувство голода, то знаете, как легко скатиться к негативному мышлению, даже не замечая этого. Фокус такой же.

Каким бы доминирующим ни был ваш мозг, он по-прежнему остается органом тела, который нуждается в питании, сне и физических упражнениях. Ваш рабочий день просто не может быть таким продуктивным, если ваш мозг лишен всего этого и борется за свое благополучие.

Начните с достаточного количества сна. Количество времени, необходимое организму для сна, варьируется от человека к человеку, но довольно легко распознать, что вам не хватило сна. Не спите на диване. Выключите телевизор, когда придет время. Ложитесь спать в приличный час. Острота ума зависит от хорошо отдохнувшего мозга, поэтому отдыхайте.

Дальше диета. Послушайте, ваше тело может делать удивительные вещи — оно превращает в питание практически все, — но контроль над своим питанием может предотвратить некоторые побочные эффекты, которые вредят концентрации внимания. Переедание, например, не способствует хорошей концентрации внимания, так как переваривание всей этой пищи — кровоемкий процесс. Ешьте разумные порции и старайтесь разнообразить источники пищи.

Последним в этом списке физических вспомогательных средств являются физические упражнения. При напряжении тела высвобождаются все виды полезных химических веществ, а с потом выводятся некоторые вредные. Он также может регулировать режим сна, чтобы ваш мозг был отдохнувшим на следующий день. Как то, что ты тренируешься, не так важно, как что вы занимаетесь спортом, поэтому найдите физическую активность, которая вам нравится, и сделайте ее привычкой. Физические упражнения полезны для вашего психического здоровья.

Обеспечьте структуру вашего ума

Закончив с основами здоровья, давайте поговорим о том, как тренировать свой мозг. По сути, чтобы мозг мог выполнять больше работы, необходимы две вещи: срочность и стимуляция.

Люди, которые откладывают дела на потом, склонны работать лучше, когда дедлайн уже не за горами. Хотя это добавляет ненужного стресса, это также создает необходимость срочно задействовать мозг и заставить что-то произойти.

Одним из популярных методов создания срочности является техника «Помидора», которая работает следующим образом:

1. Выберите высокоприоритетную задачу

2. Установите таймер на 25 минут и работайте, пока время не истечет.

3. Сделайте 5-минутный перерыв

4. Повторите этот цикл еще 3 раза.

5. Сделайте 30-минутный перерыв

Установление ограничений создает необходимое ощущение срочности, помогая вам сохранять высокий уровень внимания, пока не придет время сделать перерыв. На каждом компьютере есть функция таймера, так что попробуйте.

Расстановка приоритетов

Прежде чем приступить к работе над задачей, важно знать, над чем нужно работать. Уборка на рабочем столе может показаться приоритетом, но это не так важно, как ответ на срочное электронное письмо клиента. Вот тут-то и пригодится умение расставлять приоритеты.

Матрица Эйзенхауэра — один из популярных способов определить, за какой проект взяться следующим. Сначала определите, какие задачи срочные, а какие несрочные. Затем спросите, что важно, а что неважно. Отсюда вы можете расставить приоритеты задач следующим образом:

1. Срочно, важно: Делай сейчас

2. Срочно, не важно: Отложить или делегировать

3. Не срочно, важно: Планируйте и график

4. Не срочно, не важно: Устранять

Расстановка приоритетов поддерживает ваш темп. Вместо того, чтобы останавливаться и составлять списки дел каждый раз, когда вы завершаете задачу, матрица Эйзенхауэра создает для вас очередь, чтобы ваш импульс не прекращался.

Составление плана — еще один способ сделать выбор до начала работы. В случае письменных или творческих задач наличие плана или шаблона позволяет вам заполнить пробелы, а не тратить время на обдумывание того, что делать дальше.

Обострение силы вашего мозга

Ваша работа кажется пустой тратой умственных способностей? Не бойся! Сосредоточение умственных усилий на какой-либо одной задаче почти всегда полезно для мозга. Ничто не пропадает даром, даже если вы предпочитаете заняться чем-то более интересным. А если вам все еще скучно на работе, уделите больше внимания тому, как планирование влияет на общую картину вашей работы.

А как насчет дома? Есть ли способы повысить концентрацию и внимание к деталям? Абсолютно.

Вот список усилителей мозга, которые вы можете делать дома:

• Играть в шахматы: Шахматы требуют критического мышления и аналитических навыков, а победа в партии — небольшая приятная награда. Шахматные сайты, такие как шахматы.орг Имейте рейтинги игроков, чтобы помочь каждому игроку изучить игру, не чувствуя себя униженным гениями наверху. Проблемы возрастают по мере повышения уровня.

• Запомнить что-нибудь: Есть любимое стихотворение? Сначала выпишите его полностью, затем сократите каждое слово только до первой буквы и, наконец, попрактикуйтесь без какой-либо помощи. Запоминание — отличный способ стимулировать мозг и усилить внимание к деталям.

• Читать далее: Чтение должно стать повседневной привычкой для каждого. Если бы мы не были так заняты… Если вы не знаете, что читать, трудно ошибиться, выбрав лауреата Пулитцеровской премии.

• Создавать искусство: Независимо от того, считаете ли вы, что у вас есть художественный талант, копать глубже и спрашивать, что бы вы хотели увидеть, само по себе является творческим актом. Возьмите на себя обязательство даже написать что-нибудь. Нарисуйте фигурку с речевым пузырем и узнайте, что они скажут. Все работает.

• Журнал: Немногие занятия требуют столько же внимания, как исследование собственных мыслей. Каждый день уделяйте некоторое время документированию того, что произошло, и того, что вы к этому чувствуете. Со временем записи в журнале начинают давать представление о образе мышления и привычках, которые могут повлиять на ваш стиль работы.

Есть еще много занятий, которые сделают вас более внимательным к деталям. Если вам здесь ничего не нравится, погуглите подходящие идеи и выделите для них время.

Это сложная задача – сохранять концентрацию. Борьба – это нормально, но, продолжая попытки, вы станете лучше. Секрет заключается в регулярных и постоянных усилиях.