Как эффективно управлять своими задачами

«Вы когда-нибудь чувствовали себя разбитым, как будто у вас есть миллион дел, и вы не знаете, с чего начать?» — спросила моя сестра во время одного из наших еженедельных телефонных звонков.

«Да, почти всегда», — полушутя я.

«Ну, вот что я чувствую сегодня», — сказала она.

— Хочешь знать, как я с этим справлюсь? — спросил я, изображая нежелание давать непрошеные советы, но в глубине души зная, что она вряд ли категорически скажет «нет».

«Конечно», – сказала она, пытаясь скрыть в своем голосе «вот еще одна лекция от моего брата».

«Ну, я составляю списки», — начал я свой урок.

И это правда. Обычно мне удается держать свою порой хаотичную жизнь в порядке и все в порядке, используя комбинацию контрольных списков, записанных процессов (я называю их рецептами), напоминаний, сигналов тревоги и календарей, и все это работает, по крайней мере теоретически, в некоей гармонизированной симфонии продуктивности.

Но для наших целей я просто остановлюсь на последней версии моей основной концепции списка дел, связанной с работой. Сейчас я использую для этого приложение Apple Reminders, доступ к которому у меня есть как на iPhone, так и на Mac. Я использую специальный список под названием «Работа», который находится в папке «Работа» и содержит другие списки, такие как «Идеи для колонок», «Идеи для вебинаров» и т. д. В списке «Работа» у меня есть разделы, которые пытаются разделить то, что нужно сделать и когда (так называемая расстановка приоритетов), при этом каждый элемент начинается с даты задачи, за которой следует краткое описание того, что нужно сделать. Для чего-то, что нужно делать ежедневно (например, «Просмотр уведомлений LinkedIn»), я меняю дату на завтра после завершения сегодняшнего дня, а затем перетаскиваю ее на новое место в иерархии (эта возможность перетаскивать вещи обязательна).

Каждый день и много раз в течение дня я отмечаю дела как завершенные, перемещаю их и, по сути, пытаюсь убедиться, что работаю над самым неотложным делом в данный момент. И это чрезвычайно важная концепция, потому что тратить время сегодня на то, что можно было бы подождать до следующей недели, и пренебрегать чем-то, что нужно было сделать сегодня, — это ошибка, которую невозможно исправить.

Механизм составления списка дел достаточно прост. Настоящий навык, особенно для лидеров, управляющих десятками конкурирующих требований, — это знать, что и где находится в этом списке.

Когда жизнь становится невыносимой, когда кажется, что пять пожаров требуют, чтобы вы потушили их одновременно, помните, что, хотя кажется, что все пять горят одинаково ярко, дальнейшая проверка выявит небольшие различия в температуре и позволит расставить приоритеты внимания. Это гораздо лучший подход, чем потерять самообладание и просто заявить: «Но все это нужно сделать сейчас!» в комнату, полную людей, которым нужно спокойное руководство.

Я подозреваю, что те, кто, кажется, превосходит свои возможности с точки зрения производительности, овладели искусством расстановки приоритетов, в то время как те, кто борется с трудностями, часто страдают от паралича перед лицом превосходящих сил или не попадают в цель, когда дело доходит до распределения нагрузки перед ними. Поэтому, когда кажется, что мир бросает вам больше, чем вы можете выдержать, найдите минутку, составьте список, потратьте некоторое время на оптимизацию порядка (это дает большую рентабельность инвестиций) и сделайте следующее, затем следующее и так далее. Тогда пусть фишки упадут куда угодно, и знайте, что всегда есть завтра.