Компания Ophthalmic Consultants of Boston экономит 750 тысяч долларов в год благодаря технологии управления смотровым кабинетом

Офтальмологические консультанты Бостона — это справочный центр передовой офтальмологической помощи, обслуживающий пациентов на территории Большого Бостона, Метровеста, Норт-Шор, Саут-Шор и Кейп-Код. Это была первая частная многопрофильная офтальмологическая практика в стране, основанная в 1969 году. Сегодня компания Ophthalmic Consultants of Boston насчитывает 66 поставщиков услуг и 450 сотрудников, а также 14 клиник с 250 смотровыми кабинетами.

ПРОБЛЕМА

Организация здравоохранения имеет уникальную клиническую структуру, похожую на совокупность небольших практик, где каждый врач самостоятельно управляет и арендует свои клинические помещения у офтальмологических консультантов, часть из которых принадлежит офтальмологическим консультантам, а часть арендуется у коммерческого агентства. Таким образом, вместо того, чтобы консультанты-офтальмологи покрывали расходы на помещения, техников и многое другое, отдельные врачи покрывают это сами.

«Поскольку врачи платят за кабинеты для осмотра из собственного кармана, нам нужна была надежная система, позволяющая точно отслеживать, какие кабинеты какими врачами используются каждый день», — сказала Кристал Дуарте, старший разработчик бизнес-аналитики в Ophthalmic Consultants в Бостоне. «Прежде чем перейти к технологии управления смотровыми кабинетами, мы вели электронную таблицу по каждой палате, которую посещал каждый врач, каждый день месяца.

«Мы не только хотели, чтобы врачи платили за палаты, которые они использовали, мы также хотели убедиться, что с них не берут завышенную плату за палаты, которыми они не пользовались», — продолжила она. «Это оставило нашим сотрудникам тяжелая административная нагрузка пытаясь собрать точные данные об использовании и исправить неточности, когда врач не использовал изначально отведенную ему палату».

При использовании метода электронных таблиц персонал не будет уведомлен, если врач уйдет в день или сменит пять кабинетов для осмотра на четыре. Слишком часто команды задерживались на два месяца с обработкой информации и отправкой ее в финансовый отдел, и не было никакой информации о том, как они используют свое пространство.

Это не только привело к недостаточной точности данных, но и вызвало чувство неудовлетворенности врачами и выгорание среди персонала.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ

Пытаясь решить эти проблемы, компания Ophthalmic Consultants of Boston приобрела систему управления смотровым залом поставщика QGenda.

«Нашей целью номер один было повысить точность данных и иметь источник достоверной информации, к которому можно было бы обратиться при использовании смотрового зала», — объяснил Дуарте. «QGenda предложила свою систему управления смотровым залом для точного, централизованного наблюдения за предстоящим использованием и доступностью смотрового зала в режиме реального времени, что также позволило бы врачам запрашивать и перераспределять пространство в зависимости от потребностей врачей в перерывах.

«Предполагалось, что этот тип технологии не только поможет решить наши проблемы с данными, но и повысит эффективность планирования, повысит прозрачность и удовлетворенность врачей, а также упростит отчетность по расписанию для финансов», — добавила она.

РЕШЕНИЕ ВЫЗОВА

Благодаря новой технологии управления смотровыми кабинетами компания Ophthalmic Consultants смогла разработать новые правила для участие врача в управлении палатами и планировании в одной единственной системе. Поскольку эта система стала источником достоверной информации о расписании для финансовой команды, врачи могут ежедневно проверять свои графики (включая запросы на отгулы) и кабинеты для осмотра.

«Наша команда теперь также может легко и заранее выявлять любые проблемы, повышая как точность, так и прозрачность», — сказал Дуарте. «В результате наши врачи обрели уверенность в том, что они используют палаты, за которые с них взимается плата, что повышает их удовлетворенность работой.

«Что касается использования, это позволило нам получить более четкое представление об использовании помещений», — продолжила она. «Раньше мы думали, что общая загрузка близка к 100%, поскольку врачам часто говорили, что нет места для дополнительных поставщиков услуг, когда они просили сменить палату».

Однако, благодаря данным системы QGenda, офтальмологические консультанты обнаружили, что загрузка была ближе к 50%.

«Итак, хотя наша первоначальная цель при внедрении этой технологии заключалась в том, чтобы добиться прозрачности точных данных об использовании помещений, чтобы гарантировать, что врачи будут платить соответствующую плату, это также позволило нам стратегически подумать об улучшении использования пространства и оптимизации клинических ресурсов в дальнейшем, а также принять решения, которые также будут принести пользу консультантам-офтальмологам и пациентам», — сказала она.

ПОЛУЧЕННЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ

Анализ данных, предоставляемый технологией управления смотровым залом, позволил консультантам-офтальмологи принимать стратегические решения и улучшить общее финансовое состояние за счет снижения стоимости недвижимости и накладных расходов. В частности, сотрудники могут определить, где они могут объединить офисы, а также связанные с этим расходы.

«Например, мы обнаружили, что загрузка помещений в одном из наших офисов составляла всего около 46%», — сообщил Дуарте. «Итак, мы сделали перекрестные ссылки демографические данные пациентов и обнаружил, что большинство пациентов проезжают мимо других клиник по пути на прием. В результате мы перевели существующих врачей в другие, более удобно расположенные учреждения.

«Вся эта информация в совокупности вселила в нас уверенность, что мы сможем закрыть малоиспользуемое помещение, не нарушая доступности для врачей и пациентов и не попадая в дорогостоящую долгосрочную аренду», — добавила она.

Компания Ophthalmic Consultants смогла закрыть две недостаточно загруженные клиники и, в свою очередь, окупила 750 000 долларов в год. Совсем недавно компания закрыла еще две клиники, в общей сложности их стало четыре, так что сумма в долларах продолжает расти.

«Что касается административного бремени, наши финансовые команды почувствовали облегчение благодаря поддержке QGenda», — сказала она. «Раньше на составление отчета об аренде уходило от одного до двух месяцев, но мы продолжаем оптимизировать эти процессы и стремимся сделать это примерно за неделю».

СОВЕТ ДЛЯ ДРУГИХ

«Самый важный совет, который я бы дал организации, рассматривающей возможность внедрения технологии управления смотровым залом, — это действительно найти поставщика, который предлагает единую систему для множества нужд», — сказал Дуарте. «Для нас это означало поставщика, который мог бы не только оказать нам поддержку в управлении смотровым залом, но и помочь с планированием приема врачей и технических специалистов, даже если мы сначала не знали, что нам это нужно.

«Составление расписания врачей и техников также представляло собой ручной процесс, который идет рука об руку, поэтому их совместная работа повышает эффективность планирования для обоих», — продолжила она.

При внедрении этого типа технологии по-настоящему опирайтесь на данные и понимание, которые она может предоставить – без этого можно упустить способы сэкономить организации значительную сумму денег, которая не отнимет у врачей и, что наиболее важно, пациентов. , – заключила она.

Следите за репортажами Билла о HIT на LinkedIn: Билл Сивики
Напишите ему: [email protected]
Healthcare IT News — издание HIMSS Media.