Мне остаться или мне пойти? Переосмысление IT-поддержки контрактов перед автоматическими укусами

Во многих организациях подход к договорам о поддержке ИТ удивительно пассивен. Подписаны контракты, назначаются поставщики, а затем, если не попадают в кризис, они оставляют авто-продлен тихо, часто в течение многих лет, без второго задуматься.

Тем не менее, в сегодняшней бизнес-средах, основанной на затратах, и инерция, эта инерция может стоить. Автоматическое обновление контрактов на поддержку ИТ может показаться удобным, но оно рискует блокировать организации в услугах, которые больше не соответствуют их потребностям, ожиданиям или бюджету.

Скрытая стоимость инерции контракта

Контрактная инерция, которая является тенденцией придерживаться того, что вы знаете, даже если она больше не может быть лучшим вариантом, является распространенным явлением в бизнес -технологиях. Есть несколько причин для этого, таких как знакомство с существующим поставщиком, страх разрушения, административные усилия, связанные с рассмотрением и сравнением альтернатив, а иногда и просто простое отсутствие осознания того, что дата продления приближается.

Проблема в том, что инерция может тихо разрушить значение. По мере того, как организации растут, сдвигают приоритеты или применяют новые технологии, ИТ -поддержка, которую они когда -то выбрали, может больше не подходить для цели. Программное обеспечение и инструменты могут больше не поддерживать новые платформы, удаленные или гибридные рабочие потребности или возникающие угрозы безопасности. Между тем, затраты могут увеличиться в годовом исчислении, часто скрытыми в положениях об обновлении. Контракт, который имел смысл два года назад, может не иметь смысла сейчас. Но без проактивного обзора он остается на месте по умолчанию.

Контроль, ответственность и стратегическое мышление

Одним из наиболее важных шагов, которые могут предпринять организации, является восстановление контроля над своими решениями по поддержке ИТ. Вместо того, чтобы рассматривать контракты как обычные документы, их следует рассматривать как стратегические инструменты для поддержания операционной эффективности, устойчивости и непрерывности бизнеса.

Упреждающий подход начинается с подотчетности. ИТ -лидеры должны знать, что доставляет их нынешний поставщик и как они используются компанией. Работают ли удаленные программные инструменты, как и ожидалось? Применяются ли обновления, патчи и процессы мониторинга последовательно на всех платформах? Проблемы эффективно решаются нашей внутренней ИТ -командой или неэффективны накапливаются? Является ли это правильной настройкой и структурой для нашего бизнеса, или мы могли бы лучше использовать существующую внутреннюю мощность, используя лучшие инструменты удаленного управления? Сбор этой информации позволяет организациям иметь честный разговор со своим поставщиком (и самим собой) о том, соответствует ли контракт с их целями.

Время – это все

Многие организации оставляют оценку контракта, пока окно продления не станет неизбежным. Этот подход в последнюю минуту часто заставляет реагировать принятие решений и может оставить его командам с небольшим выбором, кроме как принять статус-кво. Чтобы избежать этого, контракты должны быть рассмотрены намного опережать сроки автоматического обзора.

Структурированный процесс обзора должен включать в себя:

1. Оценка потребностей бизнеса: Определите изменения в бизнес -операциях, такие как увеличение удаленной работы, новое развертывание программного обеспечения или дополнительные требования к безопасности.
2. Оценка текущего ИТ -программного обеспечения: Оцените, соответствуют ли вашим инструментам оперативные требования, поддержание стандартов безопасности и поддержки эффективности по всему бизнесу.
3. Исследование альтернатив: Рассмотрим, может ли обновление программного обеспечения, принятие облачных или удаленных решений управления или реконфигурирование внутренних ИТ-рабочих процессов обеспечить лучшую ценность, более высокую производительность или большую гибкость.

Ранняя оценка дает лицам, принимающим решения, можно использовать для преодоления более качественных условий, поставщиков переключения, если это необходимо, или инвестировать в дополнительные услуги, где существуют пробелы.

Рост гибкой, удаленной поддержки ИТ

Одна область, где организации все чаще видят ценность, находится в инструментах удаленного мониторинга и управления (RMM). Облачные версии, такие как 247connect или локальный Netsupport Manager Позволяет командам эффективно управлять устройствами, реагировать на колеблющиеся требования и поддерживать качество обслуживания без дополнительной аутсорсинговой поддержки. ИТ -команды могут предвидеть проблемы, прежде чем они обострятся, улучшат время разрешения и поддержат непрерывность бизнеса – даже когда команды сокращаются или работают в разных местах.

Точки продления контракта являются идеальным моментом для оценки того, продолжают ли существующие программные инструменты удовлетворять организационные потребности. Это шанс рассмотреть вопрос о том, может ли модернизация, переключение или реконфигурирование инструментов обеспечить более быстрые соединения, улучшенные наборы функций и более рентабельный подход-все это обеспечивая при этом поддерживать его в руках внутренних команд.

Разрушение цикла самоуспокоенности

Переосмысление контрактов на поддержку ИТ – это не только экономия денег. Речь идет о защите эффективности работы, поддержании гибкости и будущей защите от организации. Предприятия, которые не могут подвергать сомнению свои контракты, рискуют упустить возможности для улучшения обслуживания, снижения риска и поддержки роста бизнеса.

Даже когда текущее программное обеспечение и инструменты работают хорошо, анализ контрактов и лицензий поощряет конструктивный диалог, усиливает подотчетность и гарантирует, что ваша ИТ -инфраструктура продолжает соответствовать организационным приоритетам. Это возможность сравнить производительность, изучить новые технологии и рассмотреть, как модель поддержки может развиваться, чтобы удовлетворить как текущие, так и будущие потребности.

Вопросы, которые нужно задать, прежде чем продлить контракт на ИТ

Прежде чем согласиться на автопроизводство, ИТ-лидеры должны задать себе несколько критических вопросов:

• Захватывает ли наша текущая модель ИТ -поддержки все наши бизнес -системы и технологии?
• Упратят ли время отклика и резолюции проблемы наши оперативные потребности?
• Сметались ли наши бизнес -приоритеты, требующие новых или расширенных услуг поддержки?
• Может ли модернизация, реконфигурирование или изменение наших инструментов удаленного управления предложить лучшую ценность, эффективность или покрытие?
• Существуют ли появляющиеся технологии или тенденции, которые наш поставщик/программное обеспечение не учитывает?

Ответы на эти вопросы помогут организациям определить, оставаться ли с их текущим поставщиком программного обеспечения, пересмотреть термины или изучить альтернативные решения.

Упреждающая позиция выплачивает дивиденды

В конечном счете, рассмотрение контрактов по поддержке ИТ до автопроизводства-это взять под контроль. Организации, которые применяют упреждающую позицию, имеют лучшее положение, чтобы договориться об условиях, которые отражают их фактические потребности, используют инновации в службах поддержки и поддерживают непрерывность обслуживания даже в сложные периоды.

Инструменты, которые просты в использовании, но содержат функции питания, позволяют собственной ИТ -команде организации реагировать быстро и уверенно, не ставя под угрозу качество или безопасность. Размышляя стратегически, предприятия могут нарушить цикл контрактной инерции и принимать решения, которые повышают как эффективность, так и устойчивость.

Удобство автоматического обзора может быть заманчивым, но в ИТ-поддержку самоуспокоенность может нести скрытые затраты. Проактивно пересматривая контракты, организации могут обеспечить соответствие их ИТ -поддержки с текущими и будущими потребностями, оптимизируя производительность при эффективном управлении затратами.

В сегодняшней быстро развивающейся и все более сложной ИТ-среде, спрашивая: «Должен ли я остаться или мне пойти?» это больше, чем просто риторический вопрос – это необходимый шаг к умным, более устойчивым бизнес -операциям.

Ключевые выводы

• Автопродажа вашего контракта с ИТ-поддержкой может оставить вас устаревшей системой, которая не отвечает потребностям вашей организации.
• Инерция может быть вызвана рядом факторов, таких как знакомство с существующим поставщиком, страх разрушения, административные усилия, связанные с обзором и сравнением альтернатив, а иногда и простой недостаточностью осознания того, что дата продления приближается.
• Упреждающий подход начинается с подотчетности. ИТ -лидеры должны знать, что доставляет их нынешний поставщик и как они используются компанией.
• Убедитесь, что вы просмотрите свой контракт задолго до даты автоматического обновления.

Аль Кингсли MBE – генеральный директор NetsupportПолем

Читать далее

Как подрядчик ИТ, я внутри или за пределами IR35? – Как определить, работаете ли вы как ИТ -подрядчик, работаете внутри или за пределами IR35 – предназначенное для того, чтобы привлечь столько фрилансеров в PAYE – является одним из самых раздражающих вопросов, с которыми сталкивается внештатный ИТ -персонал

5 типов трансформации усталости, сжав вашу ИТ -команду – Усталость – это самый большой риск для ИТ -команд, занимающихся стратегией непрерывной трансформации. Вот что нужно следить и что делать