Насколько «эффективными» вы были сегодня?

БРАЙС ОБ УПРАВЛЕНИИ: Существует важная разница между эффективностью и результативностью.

«Производительность = Эффективность X Эффективность» – Закон Брайса

ВВЕДЕНИЕ

Хорошо, вы считаете, что сегодня у вас был отличный день на работе; что ты многого добился. Может быть, вы это сделали. Опять же, возможно, вы сделали не так много, как могли подумать. Многие люди считают, что именно потому, что они являются образцом эффективности, они очень продуктивны. Это просто неправда. Мы уже не раз обсуждали концепцию продуктивности в этой колонке, но некоторые тенденции в мире бизнеса заставили меня вернуться к ней снова.

Возможно, самая большая проблема здесь в том, что люди ошибочно приравнивают эффективность к производительности. Они определенно не являются синонимами. Эффективность связана со скоростью доставки, уменьшением количества ошибок и минимальными затратами и усилиями. Другими словами, насколько быстро мы можем выполнить данную задачу с меньшими затратами и не допуская каких-либо существенных ошибок в процессе. Но что, если мы выполняем неправильную задачу в неподходящее время? Очевидно, что это будет контрпродуктивно, независимо от того, насколько эффективно мы выполнили задачу. Я всегда привожу пример промышленных роботов на сборочной линии, благодаря которым они могут очень эффективно выполнять такие задачи, как сварка. Однако, если они сваривают не то и не в то время, они контрпродуктивны.

Это означает, что с производительностью связаны две переменные: эффективность и результативность. В то время как эффективность в первую очередь связана со скоростью и «правильным выполнением действий», эффективность связана с «правильным выполнением действий». Другими словами, работа над заданиями в правильной последовательности. Последовательность может быть определена для одного проекта по его структуре разбивки работ (WBS) и связям прецедентов или для работы над несколькими проектами на основе приоритета.

АНАЛИЗИРУЙТЕ ЭТО

Чтобы лучше понять разницу между эффективностью и результативностью, я разработал таблицу MS Excel, с помощью которой вы можете проверить свою личную продуктивность. Нажмите здесь Скачать.

В первой части я прошу вас оценить свое ощущение эффективности за день; например:

• Сегодня я был динамо-машиной; работает быстро, ошибок нет.

• Я сделал больше, чем от меня требовалось, не слишком много ошибок.

• Я сделал свою долю, среднее количество ошибок.

• Я был ниже среднего, были некоторые ошибки.

• У меня был плохой день; слишком много ошибок, много времени потеряно.

Далее я прошу вас рассмотреть ваши текущие рабочие задания в приоритетном порядке. Другими словами, рассмотрите проекты, над которыми вы работали, от самого высокого до самого низкого приоритета. В некоторых случаях у людей может быть только одно рабочее задание, и это нормально.

После этого я хочу, чтобы вы вели учет своего времени в течение дня; как время, потраченное на выполнение заданий по проекту, так и косвенные действия (например, посещение совещаний, перерывы, проверка электронной почты и т. д.). Другими словами, вмешательства или действия, не связанные напрямую с вашими рабочими заданиями. Будьте честны: каждый тратит время в течение дня на такую ​​косвенную деятельность. Кстати, в среднем офисные работники тратят 70% своего времени на непосредственную проектную работу и 30% на помехи.

Затем электронная таблица рассчитает рейтинг производительности на основе времени, затраченного на проекты в порядке приоритетности, и с учетом времени, затраченного на вмешательство.

ЧТО ЭТО ЗНАЧИТ?

Электронная таблица предоставляет удобный способ понять, как следует рассчитывать производительность. Это далеко от научности (например, рейтинг эффективности оценивается грубо и без какой-либо точности). Тем не менее, показатель производительности подчеркивает разницу между эффективностью и результативностью.

Я видел компании, которые любят отображать рейтинги эффективности на графике, но, насколько я понимаю, данные вводят в заблуждение, поскольку они лишь дают представление о гораздо более широкой картине. Построение графика рейтинга эффективности так же важно, как и рейтинг эффективности, и помогает получить реалистичный рейтинг производительности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Некоторые рабочие, особенно мастера, понимают разницу между эффективностью и результативностью. Они ценят весь процесс создания чего-либо и остро осознают потенциальный риск срезания углов. Некоторые просто не понимают этого (и, вероятно, никогда не поймут). Например, индустрия информационных технологий обычно неправильно понимает эту концепцию и одержима эффективностью. В качестве доказательства рассмотрим использование сегодня «гибких методологий», которые представляют собой быстрые и грязные подходы к написанию программы. Здесь разрабатывается элементарная программа, которая со временем радикально совершенствуется, пока клиент ее не подпишет. Сторонники Agile-методологий считают квантовым скачком вперед с точки зрения производительности. Я не. Да, они могут писать код быстро, но из-за того, что они плохо структурированы, много времени тратится на пересмотр дизайна и переписывание кода, причем не один, а несколько раз. Вместо того, чтобы сделать все правильно с первого раза, гибкие методологии полагаются на эффективность своих мощных инструментов программирования, чтобы они выглядели хорошо.

Так что же такое хороший рейтинг производительности? Во-первых, давайте откажемся от понятия 100%-ной производительности. Это чисто миф. Это будет означать, что каждый сотрудник компании круглосуточно работает одновременно высокоэффективно и продуктивно. Это просто невозможно. На самом деле 25% считается хорошим рейтингом и характерно для многих компаний.

Если эта статья не сделала ничего, кроме повышения вашего сознания о различиях между эффективностью и результативностью, значит, она выполнила свою задачу. Будем надеяться, что это заставит вас переориентировать свои усилия на то, чтобы «делать правильные вещи», а не просто «делать все правильно».

Итак, насколько «эффективными» вы были сегодня? Ваш ответ скажет многое.

В качестве сноски; Если вы знакомы с моими статьями об управлении проектами «ПРАЙД», вы слышали, как я говорил о «коэффициенте эффективности» в дифференцированном использовании времени. То, что я здесь описываю, — это не одно и то же; похоже, но не совсем. В сценарии «Управление проектами» «коэффициент эффективности» — это рейтинг доступности, который используется для оценки и планирования, но не для расчета производительности.

Сохранить веру!

Примечание. Все товарные знаки, как отмеченные, так и немаркированные, принадлежат соответствующим компаниям.

---

Автор: Тим Брайс

Тим Брайс — писатель и управляющий директор Инвестиционная компания M&JB (M&JB) из Палм-Харбора, Флорида, и имеет более чем 40-летний опыт работы в области управленческого консалтинга. С ним можно связаться по адресу [email protected]

Авторские права © 2018 Тима Брайса. Все права защищены.