Настройте удаленных сотрудников на успех

Надежная программа адаптации сообщает новым сотрудникам, что работодатель ценит их и их вклад. Он предоставляет инструменты и знания, чтобы начать выполнять свою новую роль. Это способствует установлению связи с коллегами и корпоративной культуре. В нем изложено, что организация ожидает от них и что они могут ожидать от организации.

Теперь ответьте на следующий вопрос об основном описании адаптации, которое вы только что прочитали. Справедливо ли это, если вовлеченные люди являются удаленными сотрудниками?

Да. Цели и основы онбординга остаются неизменными независимо от местоположения. Работодатель по-прежнему хочет, чтобы новые сотрудники чувствовали себя желанными и ввели их в курс дела. Компания по-прежнему хочет выполнять бумажную работу и другие административные задачи быстро, но тщательно. И он, безусловно, хочет подготовить почву для долгосрочного удержания, оставив отличное первое впечатление.

Что действительно отличается, так это доставка. Простой факт заключается в том, что удаленный работник не присутствует лично. Процесс удаленной адаптации должен учитывать это отсутствие, поскольку подготовка к работе может быть даже более важной для сотрудников, работающих удаленно.

Проблемы адаптации удаленных сотрудников

Физическое отсутствие в одном и том же месте вызывает различные опасения. Человеческое взаимодействие процветает на многих тонкостях. Выражение лица и другой язык тела помогают нам определить чувства. Мы можем сказать, счастлив ли кто-то другой, грустен, растерян, скучает или подавлен. Удаленные обстоятельства затрудняют чтение эмоций, интереса и уровня понимания новых членов команды.

Передача миссии компании, основных ценностей и общей атмосферы также сталкивается с препятствиями. Личные сотрудники органично впитывают атмосферу рабочего места благодаря тому, что они видят. Новым удаленным сотрудникам труднее улавливать нюансы и усваивать негласные правила.

Процесс удаленной адаптации также требует продумывания логистики. Необходимое оборудование не просто находится в офисной кабинке или доступно в коридоре. Точно так же новые удаленные сотрудники не могут просто заглянуть в чей-то офис, чтобы задать вопрос. И еще больше усложняет дело: удаленные работники иногда живут в разных часовых поясах.

Для многих компаний первый опыт удаленной адаптации начался во время пандемии. Им приходилось приспосабливаться на лету по необходимости. Но удаленная работа превратилась в устойчивую операционную составляющую для большого количества организаций. Четкий комплексный план адаптации удаленных сотрудников стал обязательным.

Согласно Общество управления человеческими ресурсами (SHRM), организации, которые добились наибольшего успеха с виртуальной адаптацией, нашли время, чтобы сделать шаг назад и пересмотреть свой процесс.

Они задали себе следующие критические вопросы:

• Как вы поддерживаете подлинное соединение в виртуальной среде?

• Как воссоздать культуру виртуально?

• Как вы обеспечиваете передачу знаний?

Элементы эффективной адаптации удаленных членов команды

Ни один новый удаленный работник не хочет чувствовать, что все, что он сделал, это подменил один ноутбук на другой, сменив компанию. Они жаждут чувства сопричастности и «доказательства» того, что они сделали мудрый выбор, приняв эту новую работу. Опыт сотрудников от даты начала до первого дня в течение первой недели и даже в течение первых 90 дней задает тон. Когда ваш бизнес идет не с той ноги, ваш новый сотрудник, возможно, уже одной ногой вышел за дверь.

Продуманная и организованная удаленная адаптация приносит положительные эмоции. В нем говорится, что у нас есть четкие ожидания в отношении вас. Там написано, что вас не забудут только потому, что ваша работа не выполняется на месте. В нем говорится, что мы здесь, чтобы ответить на вопросы и помочь вам проявить себя наилучшим образом. Там написано, что ты часть команды.

Давайте рассмотрим области, которые следует учитывать:

Предварительная посадка

Время между принятием кандидатом предложения о работе и первым днем ​​работы называется этапом подготовки к приему на работу. Используйте это с пользой! Извлеките выгоду из энтузиазма нового сотрудника, нанятого удаленно, и сделайте так, чтобы сотрудник мог сразу же приступить к работе, когда он начнет работу.

Компании часто используют бортовое программное обеспечение для электронной отправки важных документов и информации. (Все больше и больше мест делают это для сотрудников, которые будут работать на месте.) Эта установка позволяет новым работникам заполнять налоговые формы, регистрировать льготы, начисление заработной платы оформление документов, экстренные контакты и т. п. в удобное для них время. Как новым сотрудникам, так и представителям отдела кадров нравится, когда все находится в одном месте. Входящие контрольные списки отслеживают статус каждой формы, а автоматические подтверждения не позволяют загрузчику беспокоиться о том, действительно ли то, что он отправил, было доставлено.

Помимо форм, в это время компании могут отправлять множество других вещей. Пройти по справочник сотрудника чтобы ознакомить удаленных сотрудников с его содержанием. Отправьте приветственные сообщения от высшего руководства и интересное видео, в котором основатель компании рассказывает об истории организации. Включите биографии и фотографии коллег. Выделите особые события. Организуйте самостоятельные обучающие занятия по тем вещам, которые вы хотели бы, чтобы они узнали до первого дня.

Подготовка к работе — это время привести свой домашний офис в порядок. Если ваша компания предоставляет стипендию для удаленных сотрудников, предоставьте подробную информацию о расходных материалах и оборудовании, которые она покрывает. Если выдаете фирменную технику, организуйте доставку и помогите с установкой. Подготовьте их доступ к Slack и другим платформам. Предоставьте инструкции по входу в систему. Выдайте адрес электронной почты компании (и проверьте, работает ли он). Составьте список полезных контактов. Зайдите, чтобы убедиться, что все работает.

Сейчас также подходящее время, чтобы послать какую-нибудь корпоративную добычу. (На самом деле, все времена хороши. Кто не любит бесплатные вещи?) Кто-то, кто варит свой утренний кофе на собственной кухне, приветствует кружку с логотипом так же, как коллега, который берет напиток в комнате отдыха.

Подключение

Первые дни работы в офисе — это, как правило, время для встреч с разными людьми. Эти знакомства пробуждают чувство сопричастности и облегчают новому человеку обращение за помощью в случае необходимости. Успешная удаленная адаптация позволяет новым членам команды на дому строить отношения.

Возможно, начнем с приветственных писем от коллег. Помимо того, что это приятный жест, содержание дает представление о личностях и информацию, которую можно использовать в качестве ледокола в будущих разговорах. («Вы упомянули в своем электронном письме, что у вас есть бигль. Я люблю собак. Мой лабрадудель спит у моих ног, пока я работаю».)

Рассмотрите обед для персонала или счастливый час в Zoom в первый день работы нового сотрудника. (Закажите доставку одних и тех же продуктов и напитков в оба места.) Еще одна эффективная идея — запланировать виртуальные обеды один на один в течение первой или двух недель. Эта настройка позволяет новому сотруднику общаться с каждым коллегой индивидуально.

Командообразующие мероприятия также способствуют развитию духа товарищества. Виртуальный опыт, начиная от игр и заканчивая веселыми занятиями, дает возможность сблизиться. Если возможно, пригласите удаленного сотрудника на офисное мероприятие или групповую прогулку. Личная встреча поддерживает связь, даже если большая часть будущих контактов будет происходить виртуально.

Назначение приятеля является одним из основных элементов большинства традиционных программ адаптации. и нет причин, по которым это нельзя сделать удаленно. Наличие человека, который может показать веревки или ответить на «глупые» вопросы, является важным выходом. Выберите сотрудников, которые, по вашему мнению, будут преуспевать в этой роли и приложат согласованные усилия, чтобы регулярно связываться с новым удаленным работником.

Если ваша компания регулярно нанимает новых людей, рассмотрите возможность запуска нескольких новых сотрудников одновременно. Это действие создает onboarding когорты. Соберите их вместе с помощью видеоконференцсвязи, чтобы представить информацию о компании, которую они все должны знать, или научить их определенному навыку. Видение других на том же этапе делает процесс менее одиноким, а социальная сеть, которую они создают, обеспечивает еще один выход для поддержки. Возможно, вы даже захотите создать канал Slack, чтобы они могли оставаться на связи.

Новые удаленные работники могут не решиться сообщить о беспокойстве или проблеме. Они боятся «побеспокоить» других или показаться некомпетентными. В этой ситуации помогают проверки от соответствующих людей. Представитель отдела кадров может периодически отправлять электронные письма, просто спрашивая, как идут дела. ИТ-сотрудник может время от времени совершать видеозвонки, чтобы узнать, как работает технология. Инициативность компании в первые месяцы адаптации уменьшает изоляцию и разочарование новых сотрудников.

Из всех связей преобладает связь с непосредственным руководителем. Для удаленных работников этот лидер является спасательным кругом в компании. Соберитесь в Zoom в первый день для подробного разговора. Предоставьте четкие ожидания и проследите за повседневным рабочим процессом. Обсудите цели на первые 30, 60 и 90 дней. Узнайте больше о человеке как о работнике и как о личности, от мотивов до увлечений. Запланируйте больше видеозвонков в течение периода адаптации, чтобы продолжать строить отношения.

Обучение

Удаленно или на месте сотрудники должны понимать, как выполнять свою новую работу. Ввести людей в курс дела, не перегружая их, оказывается сложной задачей.

Оцените элементы обучения и развития в контрольном списке удаленной адаптации на предмет разнообразия и темпа. Распределяется ли информация и доставляется ли она удобоваримыми кусочками, а не устрашающими кучами? Используете ли вы как асинхронные методы, так и методы реального времени? Является ли ваш учебный материал интерактивным или только пассивным? Каким задачам было бы полезно обучаться один на один через Zoom, чтобы можно было задавать вопросы? Существуют ли способы геймификации для повышения вовлеченности и избавления от скуки?

Важнейшим компонентом обучения и благополучия новых удаленных сотрудников является обратная связь. Менеджеры должны регулярно информировать новых сотрудников о том, что они делают правильно, а что нуждается в улучшении. Молчание не золото, оно сбивает с толку. Новые удаленные сотрудники, которые не слышат отзывов, часто предполагают, что никому нет дела до того, что они делают. Их уверенность подрывается, поскольку они задаются вопросом, на должном ли уровне их производительность. Уровень вовлеченности может пострадать.

Регулярно общайтесь с удаленными сотрудниками в период адаптации и после него. Это помогает им развиться в то, чего вы оба хотите, — в выдающихся членов команды. Это также усиливает основной посыл, необходимый для работы удаленных механизмов: с глаз долой никогда не выходит из головы.