Определение, инструкции и шаблон – с примером

Создание матрицы RACI – инструкция

Используйте пошаговый подход к созданию матрицы RACI:

1. Определить заинтересованные стороны и собрать данные

Прежде чем создавать матрицу RACI, сначала определите всех, кто будет каким-либо образом вовлечен в проект. Помните: в списке указаны не только те, кто занимается выполнением задач, но и те, кого просто необходимо проинформировать.

Соберите данные обо всех пострадавших людях, включая имена, принадлежность к команде или региону.

Дополнительно обратите внимание: когда и как можно связаться с людьми? Запишите типичное время посещения и контактные данные, такие как адрес электронной почты, псевдоним чата или номер телефона.

Такой подход делает участие всех участников проекта еще более обязательным и позволяет избежать последующих задержек, например, из-за устаревших контактных данных.

2. Опишите задачи и ожидаемые результаты.

Опишите задачи и результаты настолько подробно, насколько это необходимо. Будьте внимательны и не запутайтесь в деталях, иначе ось или столбец с задачами в итоге станут слишком запутанными.

Действия перечислены одно под другим в первом столбце диаграммы RACI в крайнем левом углу.

3. Распределите роли

Теперь свяжите записанные действия (первый столбец или ось Y) с людьми (первая строка или ось X). Для этого в режущее поле матрицы RACI введите роль, которую должен выполнять этот человек. Возможные варианты: R, A, C, I – или нет записи, поскольку у человека нет ни одной роли для соответствующей задачи.

За каждую задачу должен быть как минимум один человек, ответственный за каждую задачу. Поэтому в каждой строке должно быть как минимум, а лучше: ровно один R (ответственный).

Не забывайте: Также записываются участники проекта, которых необходимо проинформировать о завершении или новом статусе задачи. И в зависимости от задачи есть люди, которые берут на себя роль А (отвечающий) или С (консультирующий).

4. Обсудить матрицу RACI

Обсудите диаграмму RACI с командой до того, как будет завершена окончательная версия. Это дает каждому возможность своевременно указать на любые неясности или ошибки.

Конфликты возникают реже, когда участники проекта не сталкиваются с «состоявшимися фактами». Поэтому включите всех, кто участвует в создании матрицы RACI.

5. Представить матрицу ответственности лицам, принимающим решения.

Сотрудники должны не только согласиться с окончательной версией матрицы RACI, но вы также должны представить диаграмму лицам, принимающим решения, на утверждение. В число лиц, принимающих решения, входят члены Руководящий комитет проекта и Клиент.

Матрица RACI также полезна для этого. Офис управления проектами (PMO). Это дает вам представление о том, какие люди из компании активно участвуют в каких проектах и какие задачи у них есть.

Затем ОУП определяет, например, где есть дублирование, где есть специальные знания или где может быть дублирование работы или перегрузка.

управление и другие Группы по интересам Вы также можете получить информацию о том, какие люди назначены на отдельные роли. При необходимости они могут напрямую связаться с соответствующим лицом. Однако внешние запросы всегда следует направлять через руководство проекта.