Перебои подрывают концентрацию и продуктивность на рабочем месте – The Irish Times

Если ваш рабочий день постоянно прерывается шумом входящих сообщений и электронных писем, есть решение: нажмите кнопку отключения звука. Но хотя это звучит хорошо в теории, это не всегда практично. Некоторые задания просто требуют ответов в режиме реального времени, поэтому отключать их невозможно.

Кроме того, есть небольшой вопрос «фомо» — страх пропустить — из-за которого многим людям очень неудобно выключать звук на своих устройствах.

Своеобразным приютом для тех, кому не нужно постоянно быть на связи, является практика защищенных часов. Существует несколько различных интерпретаций значения защищенных часов. В данном случае речь идет об определенных интервалах рабочего дня, в течение которых организация или группы внутри нее соглашаются не прерывать друг друга. Идея состоит в том, чтобы оставить людям время для глубокой работы, когда они смогут полностью сконцентрироваться на конкретной задаче, не отвлекаясь.

Еще один подход к защищенным часам — это то, что Dropbox называет «основными часами совместной работы», которые также включают в себя определенный интервал времени. Однако в данном случае это период, отведенный для выполнения дел, которые обычно требуют взаимодействия с другими. Например, видеоконференции, встречи и звонки. Это оставляет остальную часть рабочего дня в значительной степени свободной для размышлений, целенаправленной работы и других задач.

[ London firms are letting more staff work entirely from home ]

Существуют многочисленные исследования времени и движения, которые показывают, как постоянные перерывы влияют на концентрацию и продуктивность. Они также нарушают поток (что на рабочем языке означает поглощенность задачей). А постоянные цифровые перерывы особенно проблематичны, поскольку они увеличивают умственную стрессовую нагрузку.

Когда их спрашивают, какая часть их рабочего дня теряется из-за перерывов, люди обычно с некоторым отрывом отсутствуют, но преобладающая оценка того, сколько времени мы тратим на проверку рабочих писем и ответы на них, составляет два часа в день. Чрезмерная проверка электронной почты добавляет к счету еще 21 минуту, и, похоже, профессионалы особенно усердно проверяют электронную почту. Они сканируют свои почтовые ящики каждые 37 минут. Это в среднем составляет 15 проверок для тех, кто работает девятичасовой рабочий день.

«Ненужные встречи — одно из самых больших препятствий на пути продуктивности»

— Кэролайн Нэнгл, вице-президент команды HR-партнеров Dropbox.

Определить количество времени, затрачиваемого на отправку текстовых сообщений и использование каналов обмена сообщениями в офисе, сложнее, но, по оценкам Slack, ее пользователи тратят около 90 минут в день на активное использование ее сервиса.

Когда дело доходит до наших телефонов, сложнее отделить личное использование от рабочего, поэтому доступные цифры шире. Однако исследование эстонской компании облачных коммуникаций Dexatel показывает, что более 80 процентов людей включают уведомления о получении SMS-сообщений, а 35 процентов пользователей телефонов говорят, что они всегда доступны через SMS. Наиболее используемой функцией смартфонов являются текстовые сообщения, а среднее время, которое люди тратят на проверку сообщений на своих телефонах, составляет около 46 минут в день.

Гибридная и удаленная работа увеличили темпы развития цифровых коммуникаций. И именно поэтому такие компании, как Dropbox (который придерживается политики виртуальной работы) начали внедрять стратегии, облегчающие сотрудникам управление перегрузкой, связанной с перерывами.

[ Compensation set for workers whose remote working requests are not reasonably considered ]

«Испытывая нашу виртуальную модель, мы знаем, что без четких указаний и рамок гибкая работа может затруднить установление границ и выделение времени для глубокой концентрации. Поскольку сотрудники все больше полагаются на виртуальные инструменты и коммуникационные приложения для выполнения своей работы, тем больше они борются с бесконечными уведомлениями и «шумом» современной работы», — говорит Кэролайн Нэнгл, вице-президент команды HR-партнеров Dropbox. Она добавляет, что, по опыту ее компании, ненужные встречи являются одним из самых больших препятствий на пути продуктивности.

«Вот почему мы включили основные часы совместной работы», — говорит она. «Это четырехчасовые временные блоки, зарезервированные для совместной работы в режиме реального времени, и команды могут адаптировать их в зависимости от часовых поясов, с которыми они чаще всего взаимодействуют. За пределами этих блоков сотрудники могут сами планировать свой рабочий день, выделяя время для индивидуальной работы».

По словам Нангл, поощряя сотрудников удалять все ненужные встречи из своих календарей и более тщательно подходить к тому, когда они собираются вместе, сотрудники Dropbox смогли «перейти от «синхронизации в течение всего дня» (люди общаются в режиме реального времени) к «асинхронной работе». мышление по умолчанию [people communicating in their own time] что привнесло в рабочий день более продуктивную структуру. В результате большинство (70 процентов) наших сотрудников говорят, что теперь они используют нелинейный рабочий день, чтобы адаптироваться к более гибкому графику».

[ ‘Everyone has the right to completely log off’: what bosses think about the right to disconnect ]

Однако Нэнгл добавляет, что для процветания асинхронной культуры необходимы правильные технологии.

«Приложения для чата на рабочем месте отлично подходят для совместной работы, но они также являются одним из главных факторов, мешающих продуктивной работе во всем мире. Согласно недавнему исследованию Economist Impact, проведенному по заказу Dropbox, половина времени, которое работники умственного труда тратят на сообщения в чате, тратится каждый день впустую», — говорит она.

«Вот почему предприятия должны быть целенаправленными, когда дело доходит до оценки типов инструментов, которые позволят людям быть более эффективными. Больше технологий не обязательно означает лучшую технологию. Вместо этого сотрудникам нужен доступ к инструментам, которые могут упростить их рабочие процессы, автоматизировать рутинные задачи и объединить весь их контент в одном месте, удобном для поиска.

«Именно здесь ИИ будет играть ключевую роль. Его способность искать и обобщать контент не только в текстовой форме, но также с изображениями и видео позволит сотрудникам быстро получать необходимую информацию. Между тем, способность ИИ устранить необходимость ручного поиска, организации и выполнения рутинных задач позволит людям преодолеть трудности, которые могут возникнуть при удаленной работе».

2024-05-23 09:01:16


1716466637
#Перебои #подрывают #концентрацию #продуктивность #на #рабочем #месте #Irish #Times