Пишите отчеты и отчеты

Для структурирования отчета вы можете использовать следующую структуру. Он показывает, какое содержание и информация описаны и где в отчете. Структурируйте свой отчет следующим образом:

1. Название

Четко, понятно и содержательно изложите, о чем ваш отчет. Это означает, что по заголовку и титульной странице вашего отчета читатели смогут определить, о какой теме идет речь.

Это поможет вам (мысленно) привязать отчет к теме. Читатели также могут судить, актуальна ли для них эта тема.

2. При необходимости выводы и результаты заранее

Для быстрого чтения кратко упоминаются четыре-шесть наиболее важных фрагментов информации. На этом этапе вы можете предварить подробный отчет управленческой сводкой.

Если ваш отчет короткий, запишите здесь наиболее важные утверждения в виде списка пунктов.

3. Повод и ситуация

Что побудило вас заняться темой доклада? Что характеризует текущую ситуацию по вашей теме? Назовите события, случаи, цифры, данные и факты по теме отчета.

4. Следуйте

К каким последствиям приводит данная ситуация? Каковы последствия события? Сейчас, в прошлом или в будущем? Назовите от одного до трех эпизодов.

5. Цели

Чего нужно достичь? Назовите главную цель, которую вы хотите достичь с помощью своей темы или решения, представленного в отчете. Чему должно способствовать ваше решение?

Здесь вы имеете в виду всеобъемлющие корпоративные цели или ожидания заинтересованных сторон и получателей отчета.

6. Решение, предложение

Укажите характеристики вашей темы или решения. Опишите детали и предоставьте дополнительную информацию, если она важна или полезна для вашего клиента и ваших адресатов.

Ответьте на все важные вопросы W. Что именно вы делаете на этом этапе вашего отчета, зависит от вашей темы и того, что вы получили в качестве задания от вашего клиента.

5. Оценка, если применимо

Как следует оценивать или оценивать ваши решения и ваше предложение – особенно на фоне заявленных целей? Упомяните возможности, выгоды, преимущества, доходы, а также риски, усилия, недостатки и затраты.

6. Рекомендация, если применимо

Дайте рекомендацию: Что это означает конкретно? Что необходимо изменить? Что ты посоветуешь?

7. Следующие шаги

Что вы будете делать дальше и чего ожидаете от получателя? Назовите одну или две меры, следующие шаги или открытые вопросы, которые еще необходимо доработать или уточнить.

Какие выводы может или должен сделать адресат из вашего доклада?