Получите максимум от встреч с сотрудниками 1 на 1

Регулярные встречи команды служат многим целям. Они позволяют менеджерам передавать информацию, относящуюся ко всем непосредственным подчиненным, и получать обновления статуса. Они обеспечивают среду для группового мозгового штурма, планирования и обсуждения. Общение позволяет лидерам получить представление о моральном состоянии сотрудников и о том, как члены команды взаимодействуют друг с другом.

Однако не рассматривайте собрания персонала как замену постоянного проведения индивидуальных встреч с каждым сотрудником. Хотя на первый взгляд может показаться, что эти встречи один на один не столь эффективны, как встречи сотрудников, их вклад в вовлечения сотрудников и производительность оправдывает потраченное на них время.

Что такое встречи один на один?

Как следует из названия, встречи один на один происходят всего лишь между двумя людьми — обычно менеджером и сотрудником. Такое расположение позволяет сосредоточиться на работнике и его конкретной роли в компании. Такие разговоры, ориентированные на сотрудников, создают основу для индивидуальной конструктивной обратной связи, индивидуальных обсуждений профессионального развития и постановки личных целей.

Определение частоты встреч

Как часто проводить эти проверки, зависит от менеджера. Многие лидеры считают еженедельные встречи идеальными. Между сессиями существует достаточно времени, чтобы сотрудники могли добиться прогресса в отношении обратной связи и действий. Но эта продолжительность остается актуальной, а это значит, что новые заботы и чувства не откладываются.

Менеджеры, контролирующие большой штат сотрудников, могут счесть более подходящим проведение проверок раз в две недели (каждые две недели) для работы со всеми. Эксперты не рекомендуют делать перерыв между личными встречами более одного месяца. За этот период может произойти слишком много всего, и чувство регулярности не так сильно.

Существуют случаи, когда менеджеры могут захотеть чаще проводить беседы один на один с определенными сотрудниками. Например, первые три месяца работы нового сотрудника — критический период. Менеджеры могут решить, что встречи наедине два раза в неделю или даже ежедневно будут полезны. Эффективное использование этого времени помогает новому сотруднику войти в курс дела. Это также помогает новичку почувствовать, что о нем заботятся и что он важен для организации. Связь с компанией, сложившаяся в период адаптации, влияет на удержание.

Встречаемся в удобном месте

Без сомнения, важно, как часто случаются счеты 1:1. Но, возможно, еще более важным для их успеха является последовательность. Для получения максимальной выгоды от встреч один на один необходимо, чтобы вовлеченные стороны установили взаимопонимание. Эта связь приходит с выделенным временем. Если вы постоянно отменяете визиты или вам нужно перенести их, сотрудники будут задаваться вопросом, насколько серьезно вы на самом деле относитесь к этим проверкам.

При выборе места для встреч один на один стремитесь к конфиденциальности. Вы хотите создать безопасное место, где сотрудник сможет говорить, не опасаясь, что его услышат другие. Таким образом, хотя встреча в столовой за обедом может показаться экономией времени, окружающая среда может отвлекать или ограничивать. При проведении повторяющихся встреч с удаленными сотрудниками выберите вызов Zoom. Этот метод лучше всего имитирует личный опыт.

Что обсуждается на личных встречах?

Считайте встречи 1:1 уникальными и особенными. Они дают возможность уделить присутствующему сотруднику все ваше внимание. Такое взаимодействие укрепляет рабочие отношения, укрепляет доверие и способствует удержанию сотрудников.

Разговоры могут идти в разных направлениях. У сотрудников могут быть конкретные темы, которые они хотели бы осветить, например, карьерный рост или повседневная рабочая нагрузка. Ваши интересы могут направляться на цели развития или размышления о событиях прошедшей недели.

Однако не стоит путать счет 1:1 с единоборством. Да, разнообразные разговоры происходят. А постановка открытых вопросов дает множество возможностей для расширения. Но обе стороны должны прийти с готовыми тезисами для обсуждения. Такая подготовка гарантирует, что тому, о чем кто-то хочет рассказать, будет отведено время. Повестка дня встречи также не позволяет вам двоим смотреть друг на друга, гадая, что сказать! Думайте о своей встрече как об организованной, но не жесткой.

Использование шаблона собрания обеспечивает базовую основу. Разместите его в Интернете, чтобы вы оба могли дополнить и уточнить его за несколько дней до встречи один на один.

Ниже приведены области, которые часто охватываются во время игры 1:1. Обратите внимание, что не каждую тему нужно поднимать каждый раз. Пусть ситуации и интересы диктуют решение. Уделите участнику все свое внимание, исключив отвлекающие факторы (да, это означает выключение телефона) и активно слушая.

Базовая регистрация

В повседневной суете и суете на работе сотрудники иногда чувствуют себя потерянными в суете. Встреча один на один передает сообщение: «Эй, ваше благополучие важно для нашей организации. Я хочу сделать паузу, чтобы посмотреть, как у вас дела, и решить любые проблемы».

Для этого попробуйте задать такие вопросы:

• Как твои дела на этой неделе?

• С какими препятствиями вы столкнулись в последнее время?

• Насколько управляема ваша текущая рабочая нагрузка?

• Есть ли у вас инструменты и ресурсы для выполнения поставленных задач?

• Что я могу сделать, чтобы ваш рабочий день прошёл более гладко?

• О чем-нибудь еще вы хотели бы поговорить сегодня?

Вы двое также можете обсудить приоритеты на предстоящую неделю. Ответы, конечно, будут определять ход разговора. Делайте заметки о встречах как напоминание о том, что вы обсуждали, и о согласованных действиях. Продолжение в следующем 1:1.

Если вы имеете дело с удаленными работниками, адаптируйте некоторые стандартные вопросы к этому сценарию. Спросите о технологических изъянах. Спрашивайте о любых проблемах со связью. Узнайте, как вы можете помочь им почувствовать себя более связанными с командой.

Базовая регистрация — это также хорошее время, чтобы немного поговорить о чем-нибудь помимо работы. Дружеские разговоры о спорте, семье, праздниках, предстоящих каникулах и домашних животных укрепляют связи. Обратите внимание на детали в своих заметках для будущего использования. («Как прошел выпускной вашего сына?» «Что вы думаете о том питчере из колледжа, которого выбрали Кабс?»)

Эффективные встречи один на один создают единое, безопасное пространство, в котором сотрудники чувствуют себя комфортно. Как только они это сделают, они могут начать поднимать более деликатные или сложные темы. Вы можете получить представление об их балансе между работой и личной жизнью и помочь им найти решения. Вы можете узнать о факторах стресса из их семейной жизни и проявить сочувствие и направить ресурсы. Или вы можете узнать о разногласиях в отношениях с коллегой и предложить себя в качестве посредника. Ключевым выводом сотрудников из бесед 1:1 должно быть то, что вы заботитесь о них и готовы помочь, насколько сможете.

Конструктивная реакция

А обзор производительности не должно быть первым случаем, когда кто-то слышит о проблеме. Вместо этого регулярно обращайтесь производительность сотрудника на встречах 1:1. Исправляйте мелкие ошибки, прежде чем они станут серьезными. Руководство о том, как более эффективно и действенно решать задачи. Тренируйте по таким вопросам, как профессионализм, лучшее общение или взаимодействие с коллегами.

Также попросите обратную связь от сотрудника. Какие у нее есть идеи, как сделать компанию лучше? Займитесь такими темами, как моральный дух, процедуры, корпоративная культура, общение и психологическая безопасность. Кроме того, имейте смелость спросить, как вы могли бы улучшить свой стиль управления.

Постановка целей

Есть ли что-то, чему работнику интересно научиться делать? Есть ли задача, которую, по вашему мнению, человек мог бы выполнить на более высоком уровне? Встреча 1:1 — прекрасное время для обсуждения подобных вещей. и привести мяч в движение.

Расплывчатые, неопределенные цели редко достигаются. Научите своих сотрудников ставить цели SMART, чтобы составить увлекательный план и развить гордость, возникающую в результате устойчивого прогресса. Каждая буква в SMART обозначает важный элемент успешной постановки целей: конкретный, измеримый, достижимый, релевантный и ограниченный по времени. Используйте будущие встречи один на один, чтобы отслеживать прогресс и вносить коррективы.

Карьерные устремления

Большинство работников заинтересованы не только в выполняемой работе, но и в профессиональном и личностном развитии. Узнайте о карьерных целях. Вместе рассмотрите пути достижения этой цели — обучение, получение определенной степени или сертификации, лидерство возможности развития, дополнительные задания и т. д. Покажите, что организация ценит высокопроизводительных сотрудников и инвестирует в их будущее.

Мотивации

Узнайте, что движет каждым отдельным сотрудником. Поощряйте человека ответить на вопрос: «Чего вы хотите от работы?» Некоторые преуспевают за счет внешних наград, таких как призы и общественное признание. Другие ценят такие вещи, как возможность изменить мир к лучшему или возможность работать с другими. Зная, что заставляет людей просыпаться по утрам и побуждать их стараться изо всех сил, вы сможете добавить больше того, что они ценят, к опыту своих сотрудников.

Признательность

Наконец, поскольку встреча 1:1 — это время продемонстрировать, что вы «замечаете» сотрудников, обязательно хвалите их за усилия и достижения. Поблагодарите человека за конкретные действия – засиживание допоздна, всегда демонстрацию позитивного настроя, отличную командную работу в напряженные дни и т. д. Эта особенность имеет тенденцию казаться более искренней и более запоминающейся, чем обычное «хорошая работа». Свяжите то, что они делают, с общим успехом компании. Признание завершает собрание на позитивной ноте, что может улучшить отношение участников к другим встречам один на один в будущем.