Случайные аудиты расходов не работают. Вот что SAP рекомендует вместо этого

Джонатан Биби из SAP Concur показывает, как отслеживание отклоненных расходов дает решающую информацию о улучшении политики и сокращении сбоев аудита.

Что происходит: Финансовые команды отказываются от традиционного ручного аудита в пользу интеллектуальных технологических процессов. Сдвиг включает в себя фокусировку аудиторских ресурсов на транзакциях высокого риска при автоматизации рутинных проверок, что значительно повышает как эффективность, так и возможности для обнаружения мошенничества.

Почему это важно: Расходы представляют собой одну из крупнейших контролируемых затрат для организаций. Без надежного контроля аудита предприятия сталкиваются с ненужной финансовой утечкой, риском мошенничества и неудачами соответствия, которые подрывают операционную эффективность и доверие заинтересованных сторон. Современные подходы к аудиту обеспечивают измеримые улучшения в управлении расходами и снижению риска.

Австралийские финансовые лидеры обнаруживают, что их традиционный подход к аудиту затрат может приносить больше вреда, чем пользы, при этом ручные процессы потребляют ценные ресурсы, пропуская транзакции, которые представляют наибольший риск.

Наиболее значительный сдвиг включает в себя уход от рассмотрения каждого представления затрат на фокусировку аудиторских ресурсов на областях, имеющих наибольший уровень риска. Многие организации теряют ценное время, рассматривая низкие значения, низкие задачи, когда реальные уязвимости часто находятся в более крупных, более сложных категориях расходов.

Финансовые команды, которые отфильтровали обычные предметы для периодических проверок после оплаты и фокусируют свои аудиты на транзакциях с высоким риском, сообщают о гораздо большем влиянии. Этот стратегический подход позволяет аудиторам тратить время на расходы, которые важнее всего, используя ресурсы, а не реагирующе.

Преднамеренная, основанная на рискам структура направляет заявления о высоком или высоком риске для аудиторов, оставляя рутину, соответствующие требованиям автоматизированным процессам. Организации, определяющие пороги для операций с высоким риском, такие как денежные выплаты выше определенных уровней или расходов, связанных с поставщиками высокого риска, значительно повышают эффективность контроля.

Менеджер одобрение пробелов

Традиционная зависимость от утверждений менеджера представляет собой значительную уязвимость в структурах управления расходами многих организаций.

«Полагаться исключительно на одобрения менеджера является слабым местом во многих организациях», – сказал Джонатан Биби, управляющий директор SAP Concur Australia и New Zealand. «Менеджеры являются неотъемлемой частью управления расходами, хотя их обзорам часто не хватает последовательности. Менеджеры с ограниченным обучением и конкурирующими приоритетами могут проверить только часть квитанций, оставляя пробелы в соответствии с требованиями, которые вводят ненужный риск».

Решение включает в себя определение четких ожиданий для участия менеджера при сочетании этого с интеллектуальными инструментами автоматизации и более сильным аудиторским процессом. Этот подход уменьшает экспозицию и создает более постоянный опыт сотрудников по всей организации.

Технологическая трансформация

Лидеры Smart Finance инвестируют в интегрированные платформы, которые централизуют управление поездками и расходами, устраняя ручные ошибки, оптимизируя одобрения и улучшая обеспечение соблюдения политики.

«Технология играет важную роль в ужесточении контроля аудита», – пояснил Биби. «Лидеры Smart Finance инвестируют в интегрированные платформы, которые централизуют управление путешествиями и расходами, чтобы устранить ручные ошибки, оптимизировать одобрения и улучшение политического обеспечения».

Когда данные о расходах попадают непосредственно в одну систему, предприятия получают полное представление о моделях расходов и удаляют неэффективность, которая часто маскирует мошенничество или нарушения политики. Эта интеграция улучшает соответствие и ускоряет процессы отчетности и примирения.

Аудиторские следы в управлении корпоративными расходами требуют отслеживания всех расходов и понимания деталей, что делает централизованные системы необходимыми для поддержания финансовой ответственности.

Пособия по автоматизации ИИ

Искусственный интеллект преобразовал аудит, автоматизируя повторяющиеся и подверженные ошибкам аспекты процесса. Системы ИИ могут сканировать квитанции, классифицировать транзакции, обнаруживать аномалии и флаг необычного поведения в масштабе, с которым человеческие аудиторы не могут совпадать.

Технология искусственного интеллекта может устранить дублирующие расходы, сопоставляя квитанции с отчетами о расходах, картах и счетах, обнаружив дубликаты по расходам, включая аналогичные квитанции и множество представлений. Эта возможность обеспечивает немедленную экономию затрат, в то же время освобождая финансовые команды, чтобы сосредоточиться на исследовании исключений и устранении основных причин, а не на обработке рутинных претензий.

Объединение ИИ с человеческим суждением позволяет организациям использовать оптимальный баланс между эффективностью и надзором, обеспечивая комплексное охват при сохранении соответствующего участия человека в сложных решениях.

Автоматизированный мониторинг соответствия укрепляет элементы управления, внедряя проверки соответствия непосредственно в процесс отчетности о расходах. Сотрудники могут увидеть потенциальные проблемы перед подачей, в то время как автоматизированные предупреждения FLAG FLAG не соответствуют требованиям, сокращение времени аудиторов тратит в погоню за исправлениями.

Предварительные разрешения придерживаются этого подхода, согласуясь с бюджетами и политикой до того, как они будут понесены, минимизируя споры и сюрпризы после факта.

Аналитика и видимость

Отслеживание того, почему отчеты о расходах отклоняются, и захват данных по заявлениям вне политики дает финансовым группам, необходимым для корректировки политики или улучшения подготовки сотрудников.

«Видимость в исключения является еще одним критическим фактором», – отметил Биби. «Отслеживание того, почему отчеты о расходах отклоняются, и захват данных по заявлениям вне политики дает финансовым командам информацию, необходимую для корректировки политики или улучшения обучения сотрудников».

Если большая часть отклоненных расходов является результатом неправильной классификации, проблема, вероятно, проистекает из неясных категорий отчетности, а не от проблем с культурой соответствия. Данные аудита становится петлей обратной связи, информирующей лучшее принятие решений и сокращение будущих ошибок.

Аналитические платформы, интегрирующие дисплеи в режиме реального времени, предоставляют четкие картинки, где политики нарушаются и где расходы в тренде. Это дает возможность финансировать лидеров действовать быстро, будь то ужесточение правил, нацеливаемость на аудиты или взаимодействие с сотрудниками для решения конкретного поведения.

Надежная аналитика способствует созданию культуры ответственности с течением времени, где соответствие понимается и воспринимается по всей рабочей силе, а не рассматривается как административное бремя.

Результатом реализации этих укрепленных контролей аудита является интеллектуальная, эффективная и последовательная система, которая защищает ресурсы при укреплении организационного доверия. Организации, сосредоточенные на областях высокого риска, использовании автоматизации, проектирование преднамеренного аудита и использование аналитики для информирования процессов аудита политики, обеспечивающих измеримые улучшения в соответствии с требованиями и управлением расходом.

«Выбор правильных партнеров и инструментов имеет важное значение для поддержания долгосрочных улучшений в соответствии с требованиями расходов»,-заключил Биби. «Поставщики с проверенными знаниями и масштабируемыми решениями предоставляют больше, чем технологии; они также предлагают рекомендации по передовым опыту и развивающиеся риски».

Это создает более прочный финансовый фонд, поддерживающий рост бизнеса, одновременно снижая ненужный риск, позиционируя организации для устойчивого успеха в все более сложной регулирующей среде.

Будьте в курсе наших историй на LinkedIn, TwitterFacebook и Instagram.