Пандемия закрепила программное обеспечение для совместной работы в качестве центра выполнения работы, но повседневные операции бизнеса в основном происходят в других специализированных приложениях, таких как программное обеспечение для финансового планирования, управления цепочками поставок и управления отношениями с клиентами. Это может привести к тому, что сотрудники будут выполнять много «невидимой» работы по доставке данных, информации и идей в места, где коллеги принимают решения и продвигают проекты.
В последнем опросе Microsoft о бизнес-тенденциях собраны данные 2700 сотрудников и 1800 лиц, принимающих бизнес-решения, из США, Великобритании и Японии по различным должностным обязанностям, чтобы выяснить, каким образом технологии помогают — или не помогают — им выполнять свою работу. Мы обнаружили, что, хотя достижения в области технологий на рабочем месте могут ускорить способность сотрудников выполнять более содержательную работу и сократить текучку кадров, это лишь половина уравнения для улучшения условий труда.
Сотрудникам нужны инструменты, которые обеспечивают беспрепятственную совместную работу, автоматизируют повторяющуюся работу и предоставляют рекомендации, которые можно настроить для решения конкретных бизнес-задач. Вот как руководители могут инвестировать в эти области, чтобы повысить эффективность повседневных операций и освободить свои команды для выполнения более важной работы.
Сделайте совместную работу хабом для всех видов работы
Сегодня работникам нужны цифровые инструменты, которые адаптируются к их уникальным методам работы. Почти все опрошенные работники (91%) работают удаленно как минимум один или два дня в неделю. Чтобы наилучшим образом поддержать этот новый мир работы, 85 % сотрудников назвали инструменты для совместной работы одной из наиболее важных областей деятельности.
Каждый бизнес-отдел использует различное программное обеспечение для управления общими задачами, характерными для их ролей, в дополнение к обычным инструментам повышения производительности и совместной работы, таким как электронная почта, видеоконференции и чат. Сотрудники ожидают, что смогут отправлять быстрые вопросы через чат, делиться ссылками на документы для редактирования в реальном времени и легко планировать виртуальные звонки. Но большинство опрошенных сотрудников не получают того, что им нужно от своих инструментов для совместной работы, потому что они не интегрированы с данными и информацией, которые им нужны для выполнения их работы:
- 59% говорят, что их инструменты для совместной работы не соответствуют тому, как предпочитают работать их команды.
- 64% говорят, что инструменты не интегрируются с процессами их организации (например, программное обеспечение для маркетинга, финансов и продаж).
- 72% хотели бы, чтобы их инструменты для совместной работы были совместимы друг с другом, потому что работать вместе в разных командах сложно.
В результате люди тратят время на копирование данных в сообщения электронной почты или чаты или на получение номеров от нескольких коллег. По меньшей мере семь из десяти респондентов называют неточные данные, невозможность доступа к децентрализованным данным и обмена ими, а также команды, работающие с разными наборами данных, в качестве ключевых проблем, которые необходимо решить их компаниям. Подавляющее большинство 86% опрошенных сотрудников говорят, что их команды больше всего выиграют от решений, делающих информацию (например, документы, бизнес-данные и записи о клиентах) более доступной для всей организации.
Эта фрагментация того, где хранится информация и где она распространяется, крайне неэффективна. Наш опрос показал, что эти ограничения, в том числе использование отделами различного программного обеспечения, создают дополнительные разрозненности, затрудняющие обмен информацией (72% респондентов), а также создают больше — а не меньше — административных задач и избыточной малоценной работы. (74%).
Просто «совместно используя» приложения — например, добавив возможность чата в систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или возможность извлекать данные CRM в чат — руководители могут повысить удовлетворенность сотрудников, сократив время на понимание и ценность в организации и улучшив коммуникация.
Настройте свои бизнес-операции с помощью программного обеспечения с низким кодом
Не каждую проблему можно решить с помощью универсального корпоративного программного обеспечения, приобретенного и развернутого в бизнес-подразделениях. Это одна из причин, по которой ИТ-отделы так часто перегружены заказными проектами по разработке программного обеспечения, которые могут так и не увидеть свет, особенно если они недостаточно финансируются или добавляются к стопке других незавершенных проектов.
Решения с низким кодом — это отличный способ для бизнес-подразделений персонализировать свои решения для повышения производительности, объединяя бизнес-процессы и совместную работу. Инновации с низким кодом находятся на подъеме, потому что они дают каждому разработчику «сверхспособности», позволяя отделам продаж, маркетинга и другим сотрудникам в бизнесе улучшать свои процессы практически без необходимости кодирования. Решения с низким кодом могут помочь автоматизировать процессы, тем самым сокращая количество повторяющихся задач, или использовать возможности искусственного интеллекта для получения информации прямо в процессе работы.
Программные инструменты с низким кодом могут дать сотрудникам возможность решать свои собственные проблемы. На самом деле, более трех из четырех (77%) опрошенных сотрудников хотели бы, чтобы у них был более широкий доступ к инструментам или платформам с низким кодом для создания цифровых решений, которые помогают им достигать целей.
Одним из примеров решения с минимальным кодом на основе ИИ является создание пользовательской функции суммирования документов. В юридическом отделе, например, чтение и обобщение документов может занять у юристов много часов напряженной работы. Используя инструменты автоматизации с низким кодом, юристы без каких-либо технических знаний могут использовать команды на естественном языке для создания автоматизированного процесса, который извлекает и суммирует содержимое больших документов. Приложение может поделиться документом по электронной почте или в чате с предварительно заданным списком рассылки для дальнейшего сотрудничества.
Доступ к инструментам с низким кодом продемонстрировал отличную окупаемость инвестиций: более 80% респондентов опроса заявили, что инструменты с низким кодом позволили им быть самодостаточными в задачах, которые ранее требовали для выполнения командой разработчиков. Это беспроигрышный вариант для сотрудников, которые теперь могут взять эффективность своей работы в свои руки, ИТ-команд, которые могут сосредоточиться на высокоприоритетных проектах, и руководителей, которые стремятся сократить затраты на технологии и разработку. Фактически, почти половина (46%) опрошенных лиц, принимающих бизнес-решения, полностью согласились с тем, что процессы с низким кодом позволили сотрудникам играть более непосредственную роль в усилиях организации по цифровому преобразованию.
Используйте искусственный интеллект и автоматизацию
Внедрение бизнес-решений на основе искусственного интеллекта — важный шаг в смещении нашей рабочей культуры от времени, проведенного «на работе», к акценту на качестве и эффективности. Повторяющиеся задачи, такие как ввод данных, ведение заметок, составление отчетов и обработка документов, важны для бизнес-операций, но не являются важной частью рабочего дня сотрудников.
Ценность ИИ и автоматизации только начинает проявляться. Почти девять из десяти респондентов, использующих искусственный интеллект и автоматизацию на работе, чувствуют себя более удовлетворенными и могут тратить больше времени на работу, которая имеет значение. Они также говорят, что, когда возможности автоматизации интегрированы с программным обеспечением для совместной работы — например, возможность автоматизировать создание и совместное использование заметок о вызовах — они могут более эффективно работать в разных командах.
Рассмотрим ввод данных, который становится важной частью ролей сотрудников в бизнес-подразделениях, поскольку данные необходимы для выполнения работы. Например, отдел продаж может использовать ИИ для автоматического обновления базы данных важными данными о взаимодействии с клиентами. Это освободит сотрудников для выполнения более значимой работы, например, для написания коммерческого предложения.
ИИ также может помочь сотрудникам в решении проблем и предоставить возможности обучения для конкретных сценариев. Возьмите агента контакт-центра по телефону с клиентом, работающим над решением проблемы. Им нужно иметь под рукой много информации, чтобы обеспечить высокое качество обслуживания клиентов: имя и адрес клиента, история его покупок, подробности о проблеме, по поводу которой он звонил, и возможные варианты решения. ИИ может помочь агенту получить рекомендации в режиме реального времени, предоставляя темы для обсуждения и полезные релевантные ресурсы, такие как информация о продуктах и ценах, а также история покупок. Вместо того, чтобы делать заметки, агент может сосредоточиться на разговоре, делясь идеями и ресурсами в данный момент. ИИ также может помочь собрать экспертов по всей компании в «групповом» чате для решения проблем в режиме реального времени, а также использовать анализ настроений для предоставления отзывов и инструментов обучения для непрерывного обучения и совершенствования в работе.
По мере того, как инструменты автоматизации становятся все более удобными и интеллектуальными, эта важная возможность устранит барьеры для доступа к информации, ускорит рабочие процессы и повысит удовлетворенность сотрудников за счет устранения рутинных задач.
Что компании могут сделать в 2023 году, чтобы персонализировать производительность в разных отделах
Исследование ясно: сотрудники хотят более персонализированных решений для повышения производительности и помощи от технологий для автоматизации ручных процессов и отчетов, которые кажутся загруженными работой. Они ожидают, что их бизнес-приложения будут интеллектуальными и ориентированными на совместную работу. Бизнес-лидеры могут начать с некоторых из следующих шагов:
- Привлекайте сотрудников к инвестициям в цифровой бизнес, чтобы они могли работать более эффективно, от автоматизации второстепенных процессов до тесной интеграции функций совместной работы в организационном программном обеспечении.
- Оцените цифровые возможности текущей производительности, CRM, планирования ресурсов предприятия (ERP) и другого программного обеспечения для бизнеса, чтобы интегрировать идеи и автоматизацию на основе ИИ в бизнес-процессы.
- Примите меры для консолидации ранее разрозненных данных локально и/или в облаке, предоставив командам централизованный доступ к информации и обмен ею, получение аналитических сведений и стимулирование бизнес-действий.
- Извлекайте выгоду из специализированных знаний от не-разработчиков и профессиональных разработчиков, позволяя им совместно работать над решениями в режиме реального времени для непрерывных инноваций и эффективности. Повысьте скорость разработки в организации, позволив не разработчикам решать свои собственные технические задачи, что обеспечит автономию и, в конечном счете, более быстрые инновации.
- Создайте форум для сотрудников, на котором они смогут разрабатывать специальные приложения, решающие бизнес-потребности, и делиться ими с лицами, принимающими решения в области ИТ, и руководством.
В нынешних экономических условиях бизнес-лидеры хотят помочь своим сотрудникам чувствовать себя мотивированными и необходимыми для достижения общих целей компании, а также максимизировать свои текущие инвестиции в технологии. Выполнение этих шагов по внедрению инструментов, обеспечивающих беспрепятственную совместную работу, автоматизацию повторяющейся работы и руководство с помощью аналитических данных, может помочь сотрудникам сосредоточиться на важной работе.
