Тирания цифрового календаря

Разблокируйте дайджест редактора бесплатно

Рула Халаф, редактор FT, выбирает свои любимые истории для этого еженедельного информационного бюллетеня.

В это время года, когда приходится совмещать напитки, рабочие вечеринки и предрождественские сроки, а также планировать, когда забрать индейку и принять родственников, электронный календарь может показаться скорее тираническим, чем полезным.

Я так ненавижу свой, что подумываю вернуться к бумажному дневнику в следующем году. Это не скромное хвастовство по поводу занятости, а жалоба на слишком сложное расписание. Большинство из нас узнают, что пересылают электронную почту взад и вперед, переключаются между приложениями и сохраняют их несколько раз в дневниках или обнаруживают, что организатор встречи в другом часовом поясе зарезервировал 30 минут для общения, когда вам нужно лежать в постели. Один мой знакомый руководитель из Сан-Франциско неоднократно присылал мне через Calendly список дат, все на 22:00. Я заблокировал его. По крайней мере, я (пока) не стал жертвой мошенников, добавляющих в мой дневник фишинговые ссылки.

Цифровой календарь стал основным продуктом офисной жизни: такие компании, как Google, а также более новые, более мелкие инструменты, такие как Motion и Reclaim, предлагают упростить и оптимизировать планирование. Эти вездесущие общие календари выявили интересную динамику.

Когда команды имеют доступ к расписаниям друг друга, это может помочь сэкономить время или стать навязчивым, как рассказал один человек в социальных сетях. Он обнаружил, что его календарь не был личным после того, как его начальник спросил, могут ли они «провести презентацию продукта» в пятницу — в то время, когда занятой сотрудник заблокировал время, чтобы «достать курицу».

Патрик Лайтбоди пытается исправить некоторые из этих проблем с помощью Reclaim.ai, приложения искусственного интеллекта, соучредителем которого он является, которое обещает планировать работу, встречи и жизнь. Он говорит, что общие электронные календари исторически страдали от недостатка нюансов и не могли определить, открыта ли встреча для переговоров.

Социальная динамика и напряженность неизбежно вступают в игру. Ванесса Чикконе, социолог из Лондонской школы экономики и политических наук, изучила организацию, которая по умолчанию настраивала календари сотрудников на «открытый», давая им возможность сделать их конфиденциальными. «Люди в основном были готовы признать, что у работников высшего звена есть дела, требующие конфиденциальности календаря, тогда как работникам среднего звена не был предоставлен такой же уровень понимания». Младших рабочих, предпочитающих скрывать свои календари, описывали как «скрытных», с подозрением, что они что-то скрывают.

Открытые календари могут помочь с логистикой, если, например, только два человека зарезервированы для использования огромного зала заседаний, который можно перепрофилировать для более крупного собрания, отмечает Чикконе. Обратная сторона — это наблюдение, когда менеджеры следят за временем своих команд.

Могут быть и другие результаты такой прозрачности. Один мужчина использовал расписания коллег, такие как Instagram, просматривая «календари людей, как человек просматривает веб-сайт социальных сетей», — говорит Чикконе. «Он также временами чувствовал себя изолированным из-за этой прокрутки, когда он иногда находил встречу или вечеринку после работы, на которую его не приглашали».

Тогда есть этикет. Джулиан Гиви, доцент кафедры маркетинга в Университете Западной Вирджинии, обнаружил, что ответ «может быть» на приглашения в дневнике воспринимался теми, кто ответил на приглашение, более добрым, чем твердое «нет»; на самом деле это раздражало гораздо сильнее, затрудняя планирование вечеринки или организацию встречи. «Хотя слово «может быть» и дает вам гибкость, оно не очень хорошо для тех, кто вас пригласил», — говорит Гиви. «Они могут почувствовать неуважение к вам из-за того, что вы оставили их в подвешенном состоянии».

Хотя я инстинктивно хочу вернуться к бумажным дневникам, усилия технических энтузиастов по решению таких проблем выглядят многообещающими. Gemini от Google уже оказался для меня полезным, внося рекомендуемое время встреч в мой электронный календарь на основе обсуждений в электронной почте.

«В настоящее время ваш календарь — это пассивный инструмент, который позволяет другим требовать вашего времени», — говорит Луиза Баллард, соучредитель Atheni, тренера на базе искусственного интеллекта, который помогает пользователям ориентироваться в агентских инструментах. “Вскоре агенты ИИ будут активно защищать его, узнавая, когда вы лучше всего думаете, блокируя время для концентрации и даже договариваясь о времени встреч от вашего имени. Я, конечно, собираюсь научить своего агента экономить часы, которые мне нужны для выполнения дел”.

Она говорит, что задержка во времени согласования графика с другими может быть устранена агентом, например, установив будущую дату встречи в ответ на обсуждение в Zoom. “Такие инструменты, как Motion, уже делают это — автоматически переносят ваш день, когда планы меняются, и защищают рабочее время. Мы попробовали это в прошлом году, и это было не блестяще, но дела развиваются с головокружительной скоростью”.

Лайтбоди говорит, что способность ИИ выходить за рамки простой бинарности между занятостью и свободой приведет к трансформации. «На самом деле у вас будет больше разговорного состояния с чьим-то личным помощником, цифровым личным помощником».

Будущее, по словам Балларда, будет “двумя агентами, торгующимися из-за мест для дневников, пока вы занимаетесь реальной работой. Освобождающее или пугающее, в зависимости от вашего мировоззрения”.