Рекомендованное изображение автор: Деловые изображения обезьян
Когда вы впервые начинаете бизнес, это часто бывает простым делом. Персонал может состоять из вас и нескольких других людей, и вы склонны к простоте. Но как только дела начнут двигаться и в игру вступят новые операционные компоненты, ваши бизнес-функции могут быстро усложниться.
Чем больше становится ваш бизнес, тем больше вероятность неэффективности, раздувания и неясных рабочих процедур. Если есть область, в которой вы чувствуете, что проводите непропорционально много времени, скорее всего, есть процедурное исправление. Вот три вещи, о которых следует помнить, анализируя и оптимизируя функционирование вашего бизнеса.
1. Используйте технологии для эффективной работы бизнес-функций.
Хранение данных, планирование и множество других бизнес-функций могут быть утомительными и отнимать много времени. Выбор правильной технологии может сделать эти потребности более эффективными, будь то в отношении времени или физического пространства.
Хорошим примером является планирование встреч и совещаний. Раньше поиск доступного временного интервала среди нескольких сторон мог занимать несколько раундов телефонных звонков или электронных писем. Вместо того, чтобы делать это или сталкиваться с ситуациями, когда люди получают двойные заказы, вы могли бы реализовать планировщик встреч. С помощью планировщика встреч вы и ваши сотрудники можете связать свои календари и знать, когда есть свободные места для всех заинтересованных сторон.
СООТВЕТСТВУЮЩАЯ СТАТЬЯ: КАК ЛУЧШЕ УПРАВЛЯТЬ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТОМ
Еще одним примером того, как технологии могут упростить ваши бизнес-функции, является электронное хранение документов. Если возникали проблемы с наличием нескольких копий электронных документов, это может вызвать проблемы. Но если вы воспользуетесь программой проверки электронных документов, вопрос решен. Сотрудники должны извлечь документ из системы, чтобы работать с ним, и система отслеживает каждое изменение. Никто другой не сможет над ним работать, пока он не будет проверен.
В таких областях, как бухгалтерский учет и право, крайне важно иметь одну рабочую копию и точно знать, что в ней находится. Таким образом, хотя процесс проверки одного электронного документа может показаться утомительным, он снижает путаницу и риск. А когда дело доходит до важных деловых практик, снижение рисков должно стоять на первом месте в списке приоритетов.
2. Регулярно связывайтесь с руководителями
В зависимости от размера вашей команды регулярные проверки каждого отдельного сотрудника могут занять слишком много времени. Но оставлять работу каждого человека совершенно незамеченной и не анализируемой — опасная практика.
То же самое касается мелочей каждого отдела вашего бизнеса. Например, если расходы на канцелярские товары кажутся высокими, важно знать, почему. Однако копаться в отдельных квитанциях, возможно, будет не лучшим решением.
Вот тут-то и приходят на помощь контролеры качества. Регулярно встречаясь с контролерами вашей компании, вы сможете увидеть с высоты птичьего полета, насколько хорошо функционирует ваш бизнес в целом. Если что-то кажется странным в ежемесячных или квартальных отчетах, которые приходят к вам, ваши руководители должны быть в состоянии ответить на эти вопросы. Кроме того, это сводит к минимуму ваши обязанности по надзору за сотрудниками, поскольку ваш руководящий персонал должен проверять тех, кто находится под их контролем. Чтобы это сработало хорошо, вам нужно сосредоточиться на двух вещах.
СООТВЕТСТВУЮЩАЯ СТАТЬЯ: ЭКОЛОГИЧНОСТЬ — ОДНА ВАЖНАЯ ОСНОВА БИЗНЕС-УСПЕХА
Сначала убедитесь, что вы назначили руководители, обладающие хорошими лидерскими качествами. Это не всегда напрямую связано с многолетним опытом или навыками, связанными с функциями отдела. У вас может быть сотрудник по внутренним продажам, который отлично справляется с годовыми продажами и имеет 20-летний опыт работы. Но что, если этот человек не настойчив, плохо обучает других и не сообщает о халатности коллег, чтобы избежать конфликта? Чтобы быть эффективным, руководитель должен понимать функции как самой работы, так и отдела в целом.
Во-вторых, вам необходимо регулярно связываться со своими руководителями, а не только в случае возникновения проблем. Руководители часто могут быть вашим первым предупреждением, когда что-то в вашем бизнесе начинает проявлять признаки нестабильности. Руководитель вашего отдела продаж, возможно, заметил, что среднее время от контакта до закрытия сделки существенно увеличилось. Последствия этого могут быть незаметны в течение нескольких месяцев, но знание того, как развиваются тенденции, дает время для принятия тактики смягчения последствий.
3. Устраните бесполезную избыточность, чтобы оптимизировать работу вашего бизнеса.
В вашем бизнесе почти всегда потребуется небольшая избыточность. Это может осуществляться в форме перекрестного обучения или резервного плана для основных систем и процессов. Несоблюдение этого требования может нанести вред вашей функциональности, если произойдет что-то неожиданное.
Избыточность становится проблемой, когда есть дополнительная работа, а дублирование не дает существенных преимуществ. Допустим, у вас есть интернет-журнал и у вас есть два основных отдела: рекламный и редакционный. Эти два отдела, скорее всего, будут обмениваться информацией, и оба выиграют от использования программного обеспечения для управления проектами. Если два отдела используют разное программное обеспечение, это может стать большой проблемой.
Прежде всего, избыточность означает, что часть одной и той же информации необходимо вводить более одного раза. Это означает две возможности ввести что-то неправильно в дополнение к потере времени. Если это вообще возможно, оба отдела должны использовать одну и ту же систему или, по крайней мере, обеспечить ее интеграцию.
Выбор интегрированного программного обеспечения может сыграть важную роль в устранении дополнительной работы и обеспечении согласованности данных в ваших системах. Это может существенно повлиять на то, насколько хорошо функционирует ваш бизнес.
Например, QuickBooks недавно объявила о прекращении интеграции с Bill. Для компаний, которые регулярно используют эту интеграцию, ее потеря может побудить их рассмотреть другие варианты. Одна из возможностей могла бы включать перенос их бухгалтерского программного обеспечения на программное обеспечение, которое по-прежнему интегрируется с Биллом, например Xero. Каким бы ни было решение, отсутствие необходимости дублирования ввода данных обеспечивает эффективность работы и снижает риск ошибки. Другими словами, устранение необходимости дублирования ввода данных определенно упростит ваши бизнес-функции.
Обратите внимание на проблему, внедрите исправление
Прислушивайтесь к своей интуиции в деловых операциях. Возможно, информация доходит до вас слишком поздно или ваше время тратится на мелочи, которые вызывают большие проблемы. Какими бы ни были проблемы, не позволяйте им продолжаться беспрепятственно. Заблаговременное выявление неэффективности и упущений и внедрение соответствующих инструментов и процедур для их исправления значительно улучшат ваши бизнес-функции.
СООТВЕТСТВУЮЩАЯ СТАТЬЯ: ЦИФРОВЫЕ ЗАКУПКИ ПРЕДЛАГАЮТ ОРГАНИЗАЦИЯМ 5 ПРЕИМУЩЕСТВ
2023-09-12 22:15:13
1694590383
#способа #оптимизировать #работу #вашего #бизнеса #Бизнес
