Администратор в Blink49 Studios в Беверли-Хиллз, Калифорния | 512150

СОВЕТ НЕДЕЛИ:
Что означает, когда в публикации говорится, что она конфиденциальна? (Видео)

Это работа на полный рабочий день

Администратор – Беверли-Хиллз – гибридный вариант (в офисе 4 дня в неделю)

Краткое описание позиции

Администратор служит первым контактным лицом для посетителей, клиентов и поставщиков, обеспечивая при этом необходимую административную поддержку для обеспечения бесперебойной повседневной работы офиса. Эта роль требует исключительной организации, сильных коммуникативных навыков, профессионализма и теплого, ориентированного на обслуживание подхода. Идеальный кандидат преуспевает в быстро меняющейся среде, проявляет инициативу и постоянно приносит положительный опыт всем, кто взаимодействует с организацией. Эта должность также обеспечит некоторую административную поддержку отделу кадров.

Ключевые обязанности

Стойка регистрации и опыт посетителей
• Приветствуйте посетителей и помогайте им дружелюбно, профессионально и гостеприимно.
• Служить первым контактным лицом для входящих звонков и электронных писем, направляя запросы соответствующему персоналу.
• Поддерживать порядок, внешний вид и безопасность передней стойки регистрации и мест общего пользования.
• Соблюдайте строгую конфиденциальность клиентов и осторожно обращайтесь с конфиденциальной информацией.
• Оказывать гостеприимство гостям, включая приготовление и подачу прохладительных напитков.
• Помощь в подготовке и уборке конференц-залов до и после встреч.
• Поддержка подготовки встреч с клиентами и сбор материалов.

Координация и администрирование офиса
• Управляйте календарями офиса и конференц-зала, обеспечивая эффективное планирование встреч и внутренних мероприятий.
• Контролировать общую организацию офиса, его чистоту и функциональность.
• Управляйте содержанием офисного оборудования, бытовой техники в комнатах отдыха, станций переработки и общих ресурсов.
• Обработка входящей и исходящей почты, посылок и отправлений.
• Заказывайте, отслеживайте и систематизируйте канцелярские товары и закуски.
• При необходимости обеспечить резервную административную поддержку внутренним командам.

Поддержка мероприятий и мероприятий
• Координировать и проводить внутренние мероприятия, включая ежегодные летние и зимние праздничные вечеринки, обеды для сотрудников и другие праздничные мероприятия.
• Поддерживать инициативы по вовлечению сотрудников и усилия по внутренней коммуникации.

Человеческие ресурсы
• Подготовьте офис/стол для адаптации, включая настройку доступа к зданию и парковке, а также сотрудничество с ИТ-специалистами для настройки оборудования.
• Поддержка усилий по набору персонала, включая планирование собеседований, координацию общения с кандидатами и завершение проверок перед приемом на работу.
• Содействуйте возможностям обучения и развития, создавая/обновляя обучающие слайды, отслеживая посещаемость и собирая отзывы после обучения.

Квалификация

Необходимый
• Владение пакетом Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams); Опыт работы с оргтехникой будет плюсом.
• Строгий телефонный этикет, навыки обслуживания клиентов и профессиональное, надежное присутствие.
• Отличные устные и письменные коммуникативные способности.
• Высокая организованность, внимательность к деталям и способность решать несколько задач одновременно.
• Комфортная работа в динамичной, командной среде.
• Проактивный, надежный и последовательный в доведении до конца.
• Дружелюбный, теплый и искренне стремящийся помочь другим.
• Стремление изучать новые инструменты, процессы и системы.

Предпочтительный
• Аттестат средней школы или его эквивалент; дополнительная административная подготовка или сертификаты являются плюсом.
• Опыт работы 0-2 года на стойке регистрации, на стойке регистрации или в должности офис-администратора.
• Опыт работы в индустрии развлечений будет плюсом

Физические требования
При выполнении должностных обязанностей регулярно приходится сидеть; использовать руку, чтобы перебирать, трогать или ощупывать предметы, инструменты или элементы управления; дотянуться руками и руками; и говорить или слышать. Сотрудник также обязан стоять и ходить. Сотруднику приходится время от времени поднимать и/или перемещать предметы весом до 25 фунтов.

Надзорные обязанности
Никто

Рабочая среда
Офис/Канцелярия

Путешествовать
0-10%