Государственные ведомства проигнорировали методы управления и не смогли контролировать приложение ArriveCan: генеральный аудитор

Три федеральных правительственных агентства не смогли следовать передовой практике управления при заключении контрактов, разработке и внедрении приложения ArriveCAN стоимостью 59,5 миллионов долларов, заявил сегодня генеральный аудитор Канады.

В результате, заключила генеральный аудитор Карен Хоган, это не принесло наилучшего результата за потраченные деньги налогоплательщиков.

Но Хоган также сказал, что из-за отсутствия документации практически невозможно узнать точную стоимость всей работы, оплаченной за приложение.

Агентство пограничной службы Канады, Агентство общественного здравоохранения Канады и Министерство государственных служб и закупок Канады были обвинены Хоганом в докладе, поданном сегодня утром в парламент.

Приложение было создано в 2020 году для сбора в цифровом виде контактной и медицинской информации путешественников, когда они въезжали в Канаду во время пандемии COVID-19, чтобы эту информацию можно было легко предоставить пограничным властям. По оценкам аудита, стоимость приложения ArriveCAN составила около 59,5 миллионов долларов, но было подчеркнуто, что точную стоимость невозможно подсчитать из-за плохого ведения финансового учета Канадским агентством пограничной службы.

«Решение агентства продолжать полагаться на внешние ресурсы на протяжении всего процесса разработки, запуска и обновления приложения, после первоначального пандемического кризиса, увеличило затраты и поставило под сомнение эффективность затраченных денег», — говорится в заявлении генерального аудитора.

В заявлении говорится, что отсутствие документации и контроля распространилось и на практику заключения контрактов. Проверка показала, что «пренебрежение Агентством пограничной службы Канады к политике, контролю и прозрачности в процессе заключения контрактов ограничивает возможности для конкуренции и снижает соотношение цены и качества. Было мало документации, подтверждающей, как и почему компания под названием GC Strategies получила первоначальный контракт ArriveCAN посредством неконкурентного процесса».

GC Strategies — это компания, занимающаяся подбором ИТ-персонала, то есть она нанимает или заключает субподряды разработчиков для выполнения работы для организаций, с которыми она заключила контракт.

В отчете говорится, что доказательства показывают, что GC Strategies участвовала в установлении требований, которые Агентство пограничной службы Канады позже использовало для заключения конкурентного контракта.

Проверка показала, что Агентство пограничной службы Канады плохо управляло контрактами, что вызвало обеспокоенность по поводу соотношения цены и качества. В контрактах отсутствовала важная информация, такая как четкие результаты и необходимая квалификация. Агентство пограничной службы Канады обычно одобряло и оплачивало счета, в которых практически не содержалось подробностей о выполненной работе.

«Госслужащие всегда должны быть прозрачными и подотчетными канадцам за использование государственных средств», — сказал Хоган. «На многие вопросы, которые задают парламентарии и канадцы, невозможно ответить. Отсутствие информации для поддержки расходов и решений ArriveCAN поставило под угрозу подотчетность».

В докладе говорится

• 18 процентов счетов, представленных подрядчиками, которые проверил офис Хогана, не содержали достаточно информации, чтобы определить, связаны ли расходы с ArriveCAN или другим проектом в области информационных технологий. Это сделало невозможным точное распределение затрат по проектам;
• По оценкам офиса генерального директора, средняя суточная стоимость внешних ресурсов ArriveCAN составила 1090 долларов США, тогда как средняя ежедневная стоимость эквивалентных ИТ-должностей в правительстве Канады составила 675 долларов США. Агентство пограничной службы Канады продолжало полагаться на внешние ресурсы, что увеличивало стоимость заявки;
• В период с апреля 2020 года по октябрь 2022 года Агентство пограничной службы Канады выпустило 177 версий ArriveCAN, зачастую практически без документации о тестировании. Согласно одному обновлению, в июне 2022 года около 10 000 путешественников были ошибочно отправлены на карантин.

В результате этого инцидента федеральный комиссар по конфиденциальности установил, что Агентство пограничной службы Канады (CBSA) нарушило Закон о конфиденциальности не предпринимая всех разумных мер для обеспечения точности информации о лицах, записанной в приложении;

• В отчете говорится, что с апреля 2020 года по июль 2021 года между Агентством общественного здравоохранения Канады и Агентством пограничной службы Канады не было официального соглашения, разъясняющего роли и обязанности. «Каждое агентство считало, что его коллега несет ответственность за создание структуры управления. По нашему мнению, Агентство общественного здравоохранения Канады, как владелец бизнеса, несет ответственность за создание структуры управления.
  «Из-за отсутствия структуры управления хорошие методы управления проектами не были разработаны и внедрены», — говорится в отчете. «Например, Агентство общественного здравоохранения Канады не разработало цели и задачи проекта, бюджеты и сметы расходов, оценки потребностей в ресурсах или мероприятия по управлению рисками». И только в июле 2021 года, когда было подписано письмо о намерениях, были уточнены обязанности по финансированию разработки, внедрения, управления и поддержки ArriveCAN;
• Офис генерального прокурора не нашел доказательств того, что некоторые сотрудники Агентства пограничной службы Канады соблюдали Кодекс поведения агентства, заявив, что подрядчики приглашали их на обеды и другие мероприятия;
• Одна из причин, по которой стоимость приложения выросла: Агентство пограничной службы Канады добавило в приложение ArriveCAN цифровую форму таможенной и иммиграционной декларации стоимостью около 6,2 миллиона долларов, чтобы заменить бумажную систему. Новая цифровая форма декларации продолжала использоваться после того, как в октябре 2022 года прекратились требования правительства по сбору контактной и медицинской информации путешественников.

Агентство пограничной службы Канады отвечало за разработку и управление приложением ArriveCAN на основе требований Агентства общественного здравоохранения Канады в области здравоохранения. Эти требования были реализованы для выполнения чрезвычайных распоряжений по поводу Covid-19. Агентство общественного здравоохранения Канады оказывает помощь федеральному министру здравоохранения. Агентство было владельцем бизнеса ArriveCAN до 1 апреля 2022 года. Служба государственных услуг и закупок Канады является центральным правительственным органом по закупкам и заключению контрактов и отвечала за выпуск и управление контрактами от имени агентств, когда стоимость контракта превышала делегированные им полномочия. обеспечить.

Хотя Секретариат Казначейства Канады ввел некоторую гибкость в процессы закупок и заключения контрактов во время пандемии для быстрого достижения результатов, отмечается в отчете, он по-прежнему требовал от правительственных организаций проявлять должную осмотрительность и контролировать расходы, а также документировать свои решения.

Хоган рекомендует:

• Агентство пограничной службы Канады ведет точный финансовый учет, правильно распределяя расходы по проектам. Чтобы лучше поддерживать эти действия, агентству следует работать с подрядчиками над получением счетов, в которых точно подробно описывается работа, выполненная каждым ресурсом по проекту, контракту и разрешению задачи;
• Агентство пограничной службы Канады и Агентство общественного здравоохранения Канады полностью документируют взаимодействие с потенциальными подрядчиками и причины решений, принимаемых в ходе процессов неконкурентных закупок, и должны внедрить процесс, обеспечивающий соблюдение требований политики заключения контрактов;
• Агентство пограничной службы Канады должно обеспечить, чтобы потенциальные участники торгов не участвовали в разработке или подготовке какой-либо части запроса предложений, и должно ввести меры контроля, которые предотвратят это.

В ответ на отчет AG правительство выступило с заявлением, в котором признало наличие «неприемлемых пробелов в процессах управления».

CBSA уже создало Исполнительный комитет по обзору закупок для утверждения контрактов и разрешений на выполнение задач, заявило правительство, «который уже обеспечивает дополнительный надзор за всей контрактной деятельностью, уделяя особое внимание обеспечению оптимального соотношения цены и качества». CBSA также создала экспертный центр закупок, чтобы помочь сотрудникам полностью понять свои обязанности и полномочия. Агентство также теперь требует от сотрудников раскрывать все взаимодействия с потенциальными поставщиками.

Министерство государственных услуг и закупок Канады «будет продолжать укреплять все аспекты режима федеральных закупок и будет использовать выводы этого отчета для улучшения того, как правительство Канада ведет дела со своими поставщиками», — говорится в заявлении. По словам правительства, уже были добавлены новые меры для обеспечения четкого определения задач и результатов в контрактах на профессиональные услуги, а политика и руководящая документация, используемая должностными лицами по закупкам для обеспечения последовательности, были обновлены.