Как импортировать данные Excel в календарь Outlook

В этом уроке я покажу вам, как создавать встречи Outlook из нескольких записей Excel. Сохранив исходные данные в формате, разделенном запятыми, а затем сопоставив эти данные с полями Outlook, вы можете без особых усилий импортировать большую часть данных в соответствующий элемент Outlook. Если вам необходимо регулярно перемещать данные из Excel в Outlook, вам следует подумать об экономии времени за счет автоматизации процесса.

я использую Microsoft 365 для настольных компьютеров на Windows 10 64-битная система для этого урока. Вы можете работать с собственными данными Excel или загрузить простой демонстрационный файл .xlsx. Обратите внимание, что Outlook.com не поддерживает этот метод.

ВИДЕТЬ: Полный комплект мастер-классов Microsoft Office (Академия TechRepublic)

Большая картина

Эта статья преследует конкретную цель: импортировать данные Excel в встречу Outlook. Используя данные .csv и мастер Outlook, вы можете импортировать множество различных данных в разные элементы Outlook. Список наиболее часто используемых имен полей встреч Outlook приведен в таблице ниже. Это будет особенно полезно для опытные пользователи продуктов Microsoft Office.

Эта таблица нет в любом случае является всеобъемлющим, но это полезная отправная точка для пользователей, которые хотят переместить данные из Excel в Outlook. Outlook хранит значения с типом данных Да/Нет как -1 и 0 соответственно.

Наиболее часто используемые имена полей встреч Outlook

Поле	Тип данных и значение
Событие на весь день	Да нет. Если установлено значение «Да», в поле «Продолжительность» будет установлено значение 24 часа (1440 минут).
Вложение	Да нет.
Созданный	Дата/Время. Дата и время создания элемента календаря.
Продолжительность	Продолжительность сохраняется в минутах. 24 часа (1440 минут), если в поле «Событие на весь день» установлено значение «Да». В противном случае разница между значениями полей Конец и Начало. Сохранено в минутах.
Конец	Дата/Время. Дата и время окончания элемента календаря.
Модифицированный	Дата/Время. Время последнего изменения элемента календаря.
Примечания	Текст. Значение текстового поля встречи.
Читать	Да нет. Указывает, помечен ли элемент календаря как прочитанный.
Повторение	Применяются следующие настройки: 0 Нет, 1 Ежедневно, 2 Еженедельно, 3 Ежемесячно, 4 Ежегодно.
Шаблон повторения	Текст. Комбинация значений полей «Повторение», «Начало» и «Конец».
Конец диапазона повторений	Дата/Время. Последняя дата и время повторяющегося элемента календаря.
Начало диапазона повторения	Дата/Время. Первая дата и время повторяющегося элемента календаря.
повторяющийся	Да нет. Указывает, повторяется ли элемент календаря.
Напомнить заранее	Число. За несколько минут до срабатывания напоминания перед встречей или встречей.
Напоминание	Да нет. Если время начала собрания или встречи уже прошло, поле Напоминание невозможно установить.
Звуковой файл напоминания	Текст. Путь к звуковому файлу, который будет воспроизводиться в качестве напоминания.
Текст. Путь к звуковому файлу, который будет воспроизводиться в качестве напоминания.	Применяются следующие настройки: 0 Свободен, 1 Под вопросом, 2 Занят, 3 Нет на месте.
Начинать	Дата/Время. Время начала элемента календаря.

Подготовка данных Excel

В более старых версиях Outlook вы можете импортировать данные непосредственно из файла книги Excel, но в последних версиях это уже не так. Прежде чем вы сможете импортировать данные Excel в Outlook с помощью Microsoft 365, вы должны сохранить эти данные в формате, разделенном запятыми (с разделителями), или .csv.

ВИДЕТЬ: Как быстро импортировать файл .txt или .csv в Microsoft Excel (Техреспублик)

Чтобы проиллюстрировать этот процесс, мы будем использовать простой набор данных, показанный на рис. Рисунок А. Вы увидите, что есть содержательный текст для обозначения встречи, даты встречи и значений времени. Даты и время могут быть строками или значениями даты и времени, поскольку Outlook очень гибок.

Демонстрационный файл .xlsx содержит только один лист, поскольку это все, что поддерживает функция .csv. Excel не позволит вам сохранить книгу из нескольких листов в формате .csv. Если вы попытаетесь, Excel отобразит сообщение об ошибке.

В демонстрационном листе для организации данных используется объект «Таблица», но вы также можете использовать обычный диапазон данных. Несмотря на то, что записи сортируются по дате, Outlook не требует отсортированного набора данных для работы этого метода.

Теперь давайте сохраним этот лист в формате .csv следующим образом:

1. Нажмите кнопку Файл вкладку и выберите Сохранить как на левой панели.
2. При необходимости измените имя файла, но Excel не будет записывать файл книги Excel — вместо этого он создаст новый файл .csv.
3. В раскрывающемся списке «Тип файла» выберите CSV (разделенные запятыми) (*.csv) вариант (Рисунок Б). Задача импорта завершится ошибкой, если файл .csv открыт. Использовать UTF-8 версию, если вы импортируете специальные символы.

4. Нажмите Сохранять. Вы можете игнорировать возможную ошибку потери данных, если она отображается. Обязательно запишите местоположение файла, если есть вероятность, что вы не помните, где он находится.
5. Закройте только что созданный файл .csv. Outlook не будет импортировать данные, если исходный файл .csv открыт.

Имея данные Excel в файле .csv, вы можете перейти к импорту этих данных в Outlook.

Импорт данных в календарь Outlook

Теперь пришло время открыть Outlook и подготовиться к импорту записей в файл .csv. Вы будете импортировать их в календарь Outlook с помощью мастера. В ходе этого процесса вы сопоставите значения Excel с полями встреч Outlook.

Под картой я подразумеваю соединение одного поля Excel с одним полем Outlook. Вы указываете Outlook, где хранить значения Excel в Outlook. Поле Outlook похоже на ячейку Excel, но оно гораздо сложнее. Он имеет имя, тип данных и другие идентифицирующие признаки. Outlook даже поддерживает поля, определяемые пользователем.

Чтобы запустить мастер, при необходимости откройте Outlook, затем перейдите на вкладку «Файл», выберите Открыть и экспортировать на левой панели, а затем нажмите Импорт Экспорт из раздела «Открыть», показанного на Рисунок С.

Теперь запустите мастер следующим образом:

1. На первой панели мастера выберите «Импорт из другой программы или файла» (при необходимости) и нажмите «Далее».
2. Выберите «Значения, разделенные запятыми» и нажмите «Далее».
3. Нажмите кнопку «Обзор» и просмотрите структуру папок, чтобы выбрать файл .csv, созданный ранее. Рисунок D показывает демонстрационный файл.

4. Нажмите ХОРОШО после выбора этого файла мастер возвращается к той же панели, которая также позволяет вам определить, как Outlook будет обрабатывать дубликаты в файле .csv. В нашем примере их не будет, но, применяя это к своей работе, вам захочется сделать соответствующий выбор. На данный момент примите параметр по умолчанию «Разрешить создание дубликатов» и нажмите «Далее».
5. Выберите календарь (Цифры Е) и нажмите «Далее». Если у вас несколько календарей, обязательно выберите правильный.

6. Следующий шаг немного ошибочен, поэтому будьте особенно внимательны. Мастер покажет файл для импорта. Это неочевидно, но квадрат слева от имени файла — это флажок. Вы должны щелкнуть по нему, чтобы отобразить галочку. Если вы не видите эту галочку (Рисунок F), мастер не пойдет дальше. Если вы правильно щелкнете по нему, мастер может автоматически открыть диалоговое окно сопоставления. В этом случае вам не нужно нажимать «Сопоставить пользовательские поля», как описано в следующем шаге.

7. Нажмите там, где написано «Сопоставить пользовательские поля». Этот шаг может не потребоваться, в зависимости от результата, который вы получили на шестом этапе.
8. На этом этапе вы должны сопоставить значения Excel с полем встречи Outlook. Ранее мы упоминали, что этот процесс называется картографированием. На левой панели перечислены поля Excel, а на правой панели — поля календаря. Как вы можете видеть в Рисунок G, Outlook правильно сопоставляет три поля: дату начала, время начала и время окончания. Это связано с тем, что имена полей Excel совпадают с именами полей Outlook.

9. Эквивалента поля Задача не существует, поэтому вам придется сопоставить это поле вручную. Чтобы сопоставить поле «Задача», просто перетащите его с левой панели на правую (Рисунок Н) и сопоставьте его с полем «Тема» Outlook. Возможно, вам придется повторить этот шаг для любых других полей, которые не были сопоставлены автоматически.

10. После сопоставления всех полей нажмите «ОК», а затем «Готово», чтобы запустить импорт. Рисунок I показывает вновь созданные встречи.

Здесь стоит отметить две вещи. Во-первых, заметили ли вы фантомный символ в задаче в диалоговом окне сопоставления? Если вы увидите что-то подобное, то оно почти всегда будет в первом поле. Это код форматирования, который Excel не смог удалить при преобразовании в CSV. Вы можете игнорировать это. Если у вас возникли проблемы с импортом после сопоставления, попробуйте открыть файл .csv и повторно ввести имена полей.

Во-вторых, если вы импортируете одни и те же записи Excel, Outlook продублирует встречу. Если вы измените параметр дублирования, показанный на четвертом шаге, на «Не импортировать повторяющиеся элементы», этого не произойдет.

ВИДЕТЬ: Microsoft Excel от новичка до продвинутого уровня: ускоренный курс (Академия TechRepublic)

Можете ли вы связать календарь Outlook с Excel?

К сожалению, не существует встроенного процесса создания динамической связи между Excel и Outlook. При обновлении файла Excel необходимо повторить процесс, описанный в этой статье. Однако, если это происходит достаточно часто, вы можете использовать Microsoft Power Автоматизация создать поток, который автоматизирует процесс.

Чтобы узнать больше о Power Automate, вы можете прочитать следующие статьи:

Часто задаваемые вопросы

Могу ли я синхронизировать Excel с календарем?

Да, вы можете синхронизировать Excel с календарем, сохранив данные Excel в формате .csv, а затем импортировав их в приложение календаря.

Как превратить данные Excel в календарь?

Чтобы превратить данные Excel в календарь, вы можете создать в Excel таблицу со столбцами «Дата», «Время», «Событие», «Местоположение» и т. д. Затем сохраните данные в виде файла .csv. Затем импортируйте файл .csv в предпочитаемое вами приложение календаря, следуя конкретным инструкциям, предоставляемым приложением. Возможно, вам придется сопоставить столбцы в файле .csv с соответствующими полями в приложении календаря, чтобы процесс импорта был плавным.

Как импортировать записи календаря в Outlook?

Обычно вы можете импортировать записи календаря в Outlook, открыв Outlook и выбрав «Файл» > «Открыть и экспортировать» > «Импорт/Экспорт». Оттуда выберите «Импортировать из другой программы или файла» и выберите файл .csv, содержащий записи календаря. Следуйте инструкциям, чтобы завершить процесс импорта, убедившись, что вы правильно сопоставляете поля данных для точной передачи записей.