В ходе реализации любого сложного проекта изменения неизбежны. Именно неспособность принять оптимальные решения для управления этими изменениями приводит к существенным рискам.
Рассмотрим этот реальный пример:
Компания внедряла новый пользовательский портал, позволяющий клиентам заказывать услуги и оплачивать их. Работая над функцией отмены, команда разработчиков обнаружила пробел в требованиях. Что произойдет, если оплаченный заказ будет отменен? Должна ли система произвести возврат средств, вернув деньги на первоначально использованный способ оплаты? Предоставить кредит в магазине для использования в будущих покупках? Разрешить клиенту выбирать между этими двумя вариантами?
Когда было сообщено о необходимости принятия решения, подрядчик указал, что реализация возможности кредитования клиентов с использованием их исходной формы оплаты потребует дорогостоящей интеграции. Вооружившись этой информацией, спонсор проекта решил поддерживать кредит магазина только в случае отмены.
Однако после того, как новая система была запущена в эксплуатацию, компания была завалена плохими отзывами клиентов, оставленных разгневанными клиентами, которые заплатили за услугу только для того, чтобы узнать, что она недоступна в их регионе. Мало того, что им было отказано в желаемой услуге, потому что они не могли запланировать ее по своему адресу, эти клиенты остались без каких-либо средств для возврата своих денег или использования кредита в магазине. Чтобы сдержать негативную реакцию, компания потратила вдвое больше первоначальной суммы, чтобы включить в решение возможность возврата средств.
В идеале нам следовало бы избежать такого рода негативных последствий, заложив надлежащую основу во время анализа требований, чтобы обеспечить четкое понимание потребностей бизнеса. Конечно, ожидания и реальность не всегда совпадают. Сложные проекты нередко требуют принятия решений в последнюю минуту для устранения непредвиденных (или даже непредвиденных) обстоятельств.
Но это не значит, что мы должны смириться с заполнением пробелов в требованиях поспешным выбором, который рискует нарушить бюджеты и графики и поставить под угрозу долгосрочный успех проекта.
Как компас для принятия решений помогает бизнес-аналитикам создавать ценность
фото Джейми Стрит на Unsplash
Опытные бизнес-аналитики знают, что ничто из того, что они делают, не приносит большей ценности, чем помощь заинтересованным сторонам в принятии оптимальных решений. И для достижения желаемого результата они применяют организованный подход к выявлению и оценке различных вариантов, чтобы можно было выбрать оптимальный вариант.
У этих высокоэффективных бизнес-аналитиков есть то, чего нет у других, так это «компас для принятия решений»: система отсчета, которая помогает заинтересованным сторонам проекта ориентироваться в пространстве принятия решений и избегать импульсивного выбора, который рискует удовлетворить насущные потребности за счет долгосрочных целей. срочные цели.
В примере с пользовательским порталом, вооружившись компасом для принятия решений, команда смогла бы подчеркнуть последствия отсутствия альтернативы возврата денег клиентам с оплаченным, но невыполненным заказом. Вместо того, чтобы быстро прийти к близорукому выводу, что только предложение магазинного кредита сэкономит деньги бизнеса, спонсор проекта мог бы правильно оценить альтернативы и их компромиссы, чтобы прийти к лучшему решению.
Как применить компас принятия решений к критически важным проектным решениям
Чтобы проиллюстрировать, как компас принятия решений может улучшить качество сложного решения, давайте рассмотрим в нашем примере шаги, которые я использую в большинстве своих проектов.
(Имейте в виду, что точная структура, которую вы принимаете, менее важна, чем наличие шаблона, который помогает лицам, принимающим решения, получить более структурированное понимание решений, которые необходимо принять, и неопределенностей, окружающих их. Это всего лишь один пример методологии, которую можно изменяется в зависимости от вашей ситуации.)
1. Определите проблему
Успешные решатели проблем знают, что для поиска лучшего решения нет ничего более важного, чем строгость, с которой мы определяем проблему. К сожалению, распространенной реакцией является поспешное решение проблемы, не сформулировав ее должным образом, что часто приводит к ошибочным решениям.
Цитирую из статьи Как избежать плохих решений в блоге ФС,
Тот, кто первым заявляет о проблеме, редко имеет лучшее представление о проблеме. Однако как только проблема выбрасывается на стол, наша природа решения проблем типа А включается и забывает сначала спросить, правильную ли проблему мы решаем.
Решение? Никогда не позволяйте никому определять проблему за вас. В нашем примере с пользовательским порталом к спонсору обратился подрядчик, который сформулировал проблему как расширение масштабов, что приведет к увеличению затрат и усложнению решения. В результате он начал думать о проблеме узко и через неправильные линзы.
2. Определить критерии принятия решения и соответствующие веса.
Большинство решений требуют от вас достижения более чем одной цели. Выбор без четкого набора соответствующих критериев увеличивает риск выбора, который придает слишком большое значение одному аспекту решения и не учитывает другие важные факторы.
В нашем примере релевантными критериями принятия проектных решений были стоимость проекта, время выхода на рынок и удовлетворенность клиентов. В спешке с принятием решения спонсор проекта сосредоточился исключительно на первых двух факторах, пренебрегая третьим, что имело пагубные последствия для бизнеса.
Поскольку критерии принятия решения могут различаться по важности в зависимости от проекта, бизнес-целей и других соображений, каждому фактору может потребоваться присвоить вес, чтобы придать ему более низкую или большую важность при принятии решения.
3. Генерируйте альтернативы
При рассмотрении выбора проекта вместо того, чтобы думать о доступных вариантах изолированно, лучше всего привлечь различные группы заинтересованных сторон, которые могут внести свой вклад своим деловым и техническим опытом.
Чем разнообразнее группа заинтересованных сторон, с которыми проводились консультации, тем богаче становится пространство решений.
Включение других групп помогло бы устранить «слепое пятно», с которым столкнулся спонсор проекта в проекте пользовательского портала:
- Как команда, лучше всего знакомая с поведением клиентов, команда поддержки клиентов мог бы указать на негативное влияние на удовлетворенность клиентов предложения исключительно кредита в магазине в случае отмены.
- Как команда, наиболее хорошо осведомленная о цикле доходов, финансовая команда мог бы предложить подождать с выставлением счета клиенту после подтверждения доступности услуги и закрытия «окна сожаления». Это решение устранит необходимость в разработке дорогостоящей функции возврата, поскольку по определению все отмены будут происходить до того, как будет произведен какой-либо платеж.
4. Оцените каждую альтернативу по каждому критерию и вычислите оптимальное решение.
На этом этапе мы собираемся ответить на вопрос: насколько хорошо каждый из наших вариантов соответствует каждому из определенных критериев?
Чтобы вычислить оптимальное решение, в идеале вы сможете умножить рейтинги на вес каждого критерия и сложить взвешенные рейтинги, чтобы найти альтернативу с наибольшей суммой взвешенных рейтингов.
Пример матрицы решений для облегчения параллельного сравнения альтернатив и принятия наилучшего решения (Источник: День дружбы)
Устранение препятствий на пути усыновления
Заинтересованные стороны могут сопротивляться принятию компаса для принятия решений по ряду причин:
- Изменения могут быть неудобными, разрушительными и неопределенными.
- Прохождение всех этапов процесса принятия решения каждый раз, когда проект требует принятия последовательного решения, может замедлить прогресс.
- Если ваш процесс предполагает, что заинтересованные стороны определяют критерии и присваивают им баллы и веса, существует риск внесения высокой степени субъективности или предвзятости в оценку.
Но здесь нетрудно указать на парадокс. В целом, риски принятия неправильного решения, влияющего на сроки и результаты проекта, будут сведены к минимуму, если заинтересованные стороны согласятся применить более систематический процесс для понимания проблемы и сравнения альтернативных решений.
Это правда, что предложение идеи компаса для принятия решений в середине проекта, под давлением необходимости его реализации, скорее всего, встретит сильное сопротивление. Вот почему лучше всего делать это предложение во время посмертное совещание.
В конце проекта, в котором произошли значительные переделки, задержки или растрата ресурсов, не должно быть сложно найти примеры неправильного выбора, основанного на недальновидности, который способствовал негативным результатам. Это может открыть для бизнес-аналитика прекрасную возможность рекомендовать принятие системы отсчета для принятия решений, которая поможет предотвратить такие проблемы.
В сложных условиях когнитивная нагрузка (связанная со сложностью налогообложения и множеством факторов, влияющих на принятие решений) может существенно снизить качество и эффективность выбора проекта. Высокопроизводительные бизнес-аналитики могут сыграть важную и важную роль во избежание этой проблемы, выступая за принятие компаса для принятия решений, который позволит заинтересованным сторонам понять, насколько хорошо их цели могут быть достигнуты с помощью потенциальных альтернативных вариантов действий.
В следующий раз, когда вы приступите к ответственному проекту, убедитесь, что у вас есть готовый к использованию компас для принятия решений, даже если он определен лишь неформально. Хотя нет никакой гарантии, что применение этого подхода к выбору проектов полностью устранит риск ошибок, оно, несомненно, поможет продвинуть дело в правильном направлении и максимизировать производительность.
Автор: Адриана Бил
Адриана Бил последние два десятилетия помогала инновационным компаниям использовать науку принятия решений и машинное обучение для улучшения результатов бизнеса. Недавно она оставила работу главного специалиста по данным в глобальной консалтинговой группе по искусственному интеллекту, чтобы вернуться к своим корням в качестве независимого консультанта. Подробнее о ее работе вы можете узнать посетив bealproject.com.
2024-03-31 18:35:00
1711924728
#мощный #рычаг #для #бизнесаналитиков
