Образец письменного предупреждения о нарушении дисциплины сотрудника

Менеджеры должны стремиться решать проблемы с производительностью на раннем этапе посредством инструктирования и устных предупреждений. Будем надеяться, что быстрого разговора о низкой производительности или общих проблемах, таких как опоздания, будет достаточно, чтобы пресечь проблему в зародыше, но иногда необходим более формальный подход. Вот где могут помочь письменные предупреждения.

Если у вас есть сотрудник, который продолжает нарушать политику компании или не прислушивался к предыдущим предупреждениям, чтобы улучшить свою работу, пришло время вынести письменное предупреждение. Написание письменного предупреждения может быть немного пугающим для менеджеров или новых специалистов по персоналу. Эти письма-уведомления должны содержать всю необходимую информацию, чтобы правильно донести ваше сообщение до сотрудника, а также создать документальный след, если необходимо предпринять дальнейшие действия. Может возникнуть ощущение, будто вы составляете юридический документ.

Но не волнуйтесь, написать и выдать письменное предупреждение не так сложно, как может показаться. С помощью нашего шаблона письменного предупреждения и примеров вы можете научиться быстро составить эффективное письменное письмо с предупреждением.

Что такое письменное предупреждение?

Письменные предупреждения, также называемые рецензиями или письменными выговорами, представляют собой документ, используемый для рассмотрения неправомерных действий сотрудников или низкая производительность. Они действуют как форма дисциплинарного воздействия на сотрудников и предупреждают сотрудников о том, что их поведение должно измениться в будущем, чтобы избежать дальнейших дисциплинарных мер.

Эти предупреждения обычно появляются после того, как сотрудник уже прошел предварительное обучение и устное предупреждение по той же проблеме. Хотя в некоторых случаях работодатели могут пропустить право на письменное предупреждение, если поведение вызывает особую обеспокоенность или серьезно влияет на рабочее место.

Иногда письменные предупреждения являются просто формальными предупреждениями о том, что сотрудник должен соблюдать определенную политику компании в будущем и что в случае дополнительных нарушений он будет подвергнут дополнительным дисциплинарным взысканиям. В других случаях, особенно когда предупреждение связано с низкая производительностьпредупреждение может сопровождаться дополнительными действиями, например планом повышения производительности.

Как написать письменное предупреждение

Письменные предупреждения содержат несколько частей ключевой информации. Следуйте инструкциям ниже, чтобы написать письменное предупреждение и не пропустить важные моменты.

Укажите необходимую информацию о сотруднике

В заголовок письменного предупреждения принято включать дату и некоторую основную идентифицирующую информацию, например полное имя сотрудника. Другими фрагментами информации, которые следует включить, могут быть название компании, должность или отдел сотрудника или имя менеджера. В целях соответствия вам следует сохранить это как постоянную часть шаблона письменного письма с предупреждением для всей вашей компании.

Объясните проблему

Письменные предупреждения — это официальные документы, которые должны содержать подробное объяснение проблем с поведением или производительностью, которые вы пытаетесь устранить. Потратьте около одного абзаца на объяснение причины предупреждения. Приведите конкретные политики компании, которые были нарушены, и примеры неприемлемого поведения.

Упомяните прошлые усилия по решению этого вопроса.

Подтвердите предыдущие шаги, предпринятые для устранения этой проблемы. Если это первое письменное предупреждение, которое получает сотрудник, запишите предыдущие обсуждения производительности или устные предупреждения, когда сотрудника обучали по этому вопросу. Если это последнее письменное предупреждение, обязательно укажите даты первого и второго предупреждения, если применимо.

Озвучьте свои ожидания

Сделайте предельно ясным то, чего вы ожидаете от сотрудников. Может показаться очевидным, что им необходимо соблюдать вашу политику посещаемости после того, как их выписали за опоздание, но все же важно указать такие ожидания в письме-предупреждении сотрудника. Если существует установленная цель производительности, такая как квота продаж, показатель производительности или показатель удовлетворенности клиентов, которым они должны соответствовать, четко включите эти детали в предупреждение.

Обратите внимание на возможные последствия

Предупреждение не будет эффективным, если сотрудник не будет знать, что произойдет, если он его проигнорирует. Сообщите сотруднику, каковы будут его действия, если проблема не будет устранена. Некоторые компании перечисляют этапы в своих прогрессивная дисциплина процесс, но большинство оставляют его немного открытым, чтобы обеспечить гибкость процесса.

Хоть и упоминая об этом прекращение может быть одним из возможных будущих дисциплинарных взысканий, является хорошей идеей, поскольку показывает, что это серьезная и неотложная проблема, которую сотруднику необходимо исправить. Это также дает вам четкий документальный след, показывающий, что сотрудник не только был предупрежден о своем поведении, но и предупрежден о том, что это может привести к прекращение если бы продолжение. Это полезно в том случае, если вам все-таки придется уволить сотрудника.

Завершите подписями и подтверждением

Вы захотите, чтобы сотрудник подписал письмо с подтверждением того, что он получил копию предупреждения сотрудника. Важно отметить, что эта подпись просто означает, что они получили письменное предупреждение, а не то, что они согласны с ним или признают вину.

Образцы и примеры письменных предупреждений

Приведенные ниже шаблоны письменных предупреждений содержат рекомендации по созданию письменного предупреждения. Обязательно настройте их в соответствии с конкретной ситуацией.

Образец письменного предупреждения о нарушении политики компании

[Employee Name]
[Job Title]
[Department]
[Date]

Здесь в [Company Name]мы ожидаем, что все сотрудники будут соответствовать [company policy]. Как вас ранее предупреждали [date of verbal warning]продолжающееся нарушение вами этой политики негативно влияет на вашу индивидуальную производительность труда и [your team’s productivity or the safety of the work environment].

С момента нашего последнего обсуждения вы нарушили [policy] на [number] случаи. На [date]вы нарушили политику, [explanation of conduct].

Мы прилагаем копию [company policy] для вашей справки. Ожидается, что вы ознакомитесь с политикой и будете соблюдать ее в дальнейшем. Дальнейшие нарушения политики могут повлечь за собой дополнительные дисциплинарные взыскания, вплоть до увольнение.

Это уведомление будет добавлено в ваше личное дело и будет действовать в течение 180 дней. Если вы хотите обжаловать это письменное предупреждение, вы можете обратиться по адресу: [HR Representative] инициировать [Company Name]процесс апелляции.

Имя менеджера:
Подпись менеджера:

Я подтверждаю, что получил копию этого письма.

Имя сотрудника:
Подпись сотрудника:

Образец письменного предупреждения о неудовлетворительной работе

[Employee Name]
[Job Title]
[Department]
[Date]

Мы рассчитываем на то, что все наши сотрудники будут соблюдать высокие стандарты качества и своевременности своей работы. Как мы ранее обсуждали на [date of verbal warning or performance coaching]ваша производительность не соответствует этим стандартам.

Ожидается, что в рамках вашей должностной инструкции вы будете [explain task or performance expectation]. Последний квартал в течение вашего обзор производительностибыло отмечено, что ваше выступление в [performance area] было недостаточно. Вы прошли обучение по [date] и официальное устное предупреждение [date] относительно этого вопроса, но ваша производительность не улучшилась удовлетворительно.

Настоящее письмо служит официальным предупреждением о том, что продолжающееся невыполнение ожиданий в отношении производительности может привести к дальнейшим дисциплинарным взысканиям, вплоть до увольнение. Ваши результаты будут повторно оценены через 60 дней, чтобы определить, были ли достигнуты улучшения.

Команда менеджеров будет рада помочь вам, если вам понадобится дополнительное обучение, ресурсы или поддержка для достижения ваших ожиданий в области производительности. Пожалуйста, обращайтесь с любыми потребностями. Кроме того, в течение следующих 60 дней вы будете получать еженедельные сообщения от своего менеджера, которые помогут вам достичь требуемых стандартов производительности.

Имя менеджера:
Подпись менеджера:

Я подтверждаю, что получил копию этого письма.

Имя сотрудника:
Подпись сотрудника:

Пример шаблона письменного предупреждения о посещаемости

[Employee Name]
[Job Title]
[Department]
[Date]

В соответствии с политикой посещаемости компании, [Company Name] ожидает, что сотрудники будут демонстрировать пунктуальность, прибывая вовремя на все запланированные рабочие смены. Излишний прогул и частые опоздания мешают нашему рабочему месту.

За последние 90 дней [Company Name] заметил, что вы опоздали на работу на десять или более минут [number] случаев и накопились [number[ unexcused absences. The following instances of tardiness and unexcused absences have been recorded:

You received a verbal warning on [date] и были проинформированы об этом. Однако ваша посещаемость недостаточно улучшилась.

В результате продолжающегося несоблюдения политики посещаемости компании, [Company Name] Вас отправят на 30-дневный испытательный срок. Настоящее письмо служит вашим официальным уведомлением о том, что начиная с [date], вам будет назначен официальный испытательный срок. Если в течение 30-дневного испытательного срока вы не улучшите свою посещаемость и не прибудете вовремя на запланированную смену, ваше трудоустройство в [Company Name] может быть прекращено.

Имя менеджера:
Подпись менеджера:

Я подтверждаю, что получил копию этого письма.

Имя сотрудника:
Подпись сотрудника:

Образец окончательного письменного предупреждения

[Employee Name]
[Job Title]
[Department]
[Date]

[Company Name] ожидает, что все сотрудники [comply with policy/meet performance expectations]. Как вы знаете, ранее мы обсуждали вашу работу, связанную с [concern] на дисциплинарном слушании по делу [date]. Затем вы получили последующее предупреждение на [date].

Вам сообщили, что необходимо принять корректирующие меры для улучшения [performance/conduct issue] во избежание дальнейших дисциплинарных мер. Вы не достигли успехов в этой области в течение запрошенного периода времени.

Это письмо действует как последнее письменное предупреждение. Обратите внимание, что если [performance/conduct] улучшения не наблюдается [deadline date]ваша занятость с [Company Name] может быть прекращено.

Если у вас возникнут вопросы, обратитесь к своему руководителю или в отдел кадров.

Имя менеджера:
Подпись менеджера:

Ваша подпись ниже означает подтверждение того, что вы получили копию этого письма. Обратите внимание, что ваша подпись не означает признания правонарушения и не лишает вас права обжаловать это предупреждение.

Имя сотрудника:
Подпись сотрудника: