Современный этикет встреч для гибридной работы: что можно и чего нельзя делать

Теперь наши вредные пандемические привычки могут передавать сообщения, которые мы не собираемся отправлять.

«Мы все много разговаривали по видеосвязи, и это порождает удовлетворение», — сказала Лиз Уайс, автор «Руководства по гибридной работе» в Debrett's, британской профессиональной коучинговой компании, специализирующейся на этикете. «Все стандарты упали».

Так каковы же современные ожидания от встреч?

Мы поговорили с некоторыми экспертами по этикету, чтобы получить лучшие советы по проведению встреч в этой новой обстановке.

Виртуальные встречи изменили наше представление об одежде для встреч: в некоторых случаях это означало, что сверху деловая одежда, а снизу пижама. Но эксперты говорят, насколько заманчиво для мужчин участвовать без штанов, им не следует этого делать.

«Никогда не знаешь, когда тебе придется появиться [out of your seat]— сказала Дайан Готтсман, владелица компании по обучению профессиональному этикету в Сан-Антонио, Техасской школы протокола. «Мы должны предвидеть, что что-то произойдет, даже если этого, вероятно, не произойдет».

«Учитывайте свой внешний вид», — советует Джулия Эстев Бойд, консультант по этикету из Швейцарии. Ваш дресс-код может быть немного более неформальным, если вы разговариваете по видеосвязи с коллегами, но с клиентами или руководителями вам, возможно, захочется нарядиться.

«Вы должны соблюдать тот же уровень формальности, что и при личной встрече», — сказала она.

В гибридных средах зачастую отвлекающих факторов больше. Будь то ваш сосед по комнате, разговаривающий с вами, или сообщения по электронной почте и побочные уведомления, вероятность того, что вас прервут, велика.

По мнению экспертов, может оказаться полезным отключить уведомления и не отрывать глаз от экрана во время важных встреч. Другие участники могут видеть, когда ваши глаза блуждают. В более случайных обстоятельствах, например, при общении с близкими коллегами, составление электронного письма во время встречи может быть приемлемым. Просто дайте другим знать, что вы позаботились о чем-то срочном.

Считается вежливым отключать звук, когда вы не разговариваете, особенно если это большая встреча или если на заднем плане слышен шум. Но старайтесь держать камеру включенной, когда можете, говорят эксперты. Выключение может сигнализировать о том, что вы не обращаете внимания.

«Когда вы работаете удаленно, помните, что вам все равно нужно быть полностью присутствующим и вовлеченным», — сказала Эстив Бойд.

Держите грязную посуду подальше от глаз

Всем участникам, будь то удаленно или лично, следует обратить внимание на свой опыт.

Если вы виртуальный человек, убедитесь, что ваш фон аккуратный и не отвлекает. Глухая стена — это хорошо, а рабочий уголок — еще лучше, — сказал Готтсман. Во время официальных видеозвонков вам, возможно, не захочется, чтобы позади вас осталась кровать или грязная посуда. А в некоторых случаях, например, в оживленном кафе, вам, возможно, придется размыть фон, поскольку люди рядом с вами могут не захотеть, чтобы их видели на вашей встрече. Виртуальные фоны также приемлемы. «Просто убедитесь, что изображение не отвлекает от обилия анимации или мигающих цветов», — сказала Эстив Бойд.

Присутствующие лично должны убедиться, что фоновое освещение не слишком резкое; это может затемнить изображение присутствующих в комнате.

Если вы регулярно ковыряете гвозди, поворачиваете стул, смотрите в окно, закатываете глаза или сутулитесь, вы можете непреднамеренно показать, что вам скучно и вы не заняты.

Язык тела и выражение лица становятся исключительно важными на гибридных встречах. Инструменты видеоконференций не только увеличивают изображения виртуальных участников, но в некоторых случаях также предоставляют участникам собственные поля на экране, а это означает, что каждое ваше движение и лицо становятся более очевидными для других.

«Все эти вещи на экране преувеличены», — сказал Уайз. «Будьте внимательны к этим вещам».

Одним из преимуществ гибридных собраний является то, что люди могут участвовать своими голосами или через чат. Но не все чаты приветствуются, а слишком активный чат может отвлекать.

«Я бы посоветовала использовать его экономно», — сказала Эстив Бойд. «Иногда я так занят чтением [chat] цепи, я не слушаю говорящего».

Организаторы встреч также могут отключить функцию чата, если они посчитают ее слишком отвлекающей, добавила она. А если ваше сообщение в чате имеет решающее значение, вы также можете выразить его вслух, поскольку посетители, присутствующие лично, могут не уловить мимолетное всплывающее окно, сказал Готтсман.

Одна из самых раздражающих вещей в гибридных собраниях заключается в том, что люди часто не чувствуют себя вовлеченными в них. Будь то прерывания из-за задержки видео или забавные вещи, происходящие в комнате, изоляция виртуальных посетителей может происходить часто.

«Если произойдет что-то смешное… обязательно скажите: «Возможно, вы не слышали, но было сказано именно так», — сказала Эстив Бойд. «Это показывает, что вы осознаете, что они все еще являются частью встречи».

Задержки видео могут привести к неловким прерываниям из-за того, что участники случайно переговариваются друг с другом. «Важно, чтобы все участники сделали паузу и освободили место для этой задержки, чтобы каждый мог присоединиться, если захочет», — сказал Готтсман. Вам также, возможно, придется сделать жест рукой, если у вас возникли проблемы с подключением, добавил Вайз. Виртуальные участники могут использовать функцию поднятия руки. Проблема все еще может возникать время от времени, но важно постараться привлечь всех участников, особенно виртуальных.

«Успешная встреча — это встреча, на которой каждый чувствует, что у него есть пространство и разрешение высказаться», — сказал Вайз.

Жевание на экране может отвлекать и отталкивать. Так что по возможности держите закуски за кадром.

Есть исключения, такие как обеденные встречи, когда все на собрании едят или перекусывают, потому что это единственный шанс, который у них есть. Но Готтсман посоветовал, если возможно, оставить камеру включенной.

«Я бы предпочла увидеть, как ты ешь сэндвич, а затем выключить камеру», — сказала она. «Мы действительно не знаем, действительно ли вы там, если оно выключено».

Но если вам неудобно жевать перед камерой, просто сообщите участникам, что вы выключаете камеру, чтобы поесть, и снова включите ее, когда закончите, — сказала Эстив Бойд.

Признавайте проблемы заранее

Бывают случаи, когда вы сталкиваетесь со смягчающими обстоятельствами и вам приходится работать в шумной обстановке, уходить пораньше или поздно присоединяться к совещанию. По мнению экспертов, в таких случаях всегда лучше заранее сообщить об этом участникам и модератору.

«Как и во всем этикете, лучше признать это», — сказал Вайз. «Объясните, что вы в странной ситуации».

Уважайте время каждого

Эмпирическое правило для совещаний: приходить вовремя и заканчивать вовремя. Это стало особенно важным, поскольку многие люди теперь проводят гибридные встречи подряд, что может привести к усталости от видео.

Могут быть случаи, когда вам нужно начать совещание с опозданием на пару минут, но всегда закончить вовремя, если не раньше, сказал Готтсман. Сосредоточьтесь на теме. Если вам есть что обсудить в конце, если только это не критично, сообщите об этом после встречи.

«Мы не хотим начинать новую встречу за минуту до ее окончания», — сказала она. «Если вы продлите встречу, вы не станете любимым коллегой».