Parkwood использует идеи RSM для оптимизации эффективности и возможностей поиска.
В конкурентной бизнес-среде все компании ищут возможности стать более эффективными за счет совершенствования ключевых бизнес-функций. Создание более простых и оптимизированных процессов приводит к уменьшению трений и большей информативности для конечных пользователей, а также к улучшению качества обслуживания сотрудников и клиентов и, в конечном итоге, к увеличению прибыли.
Parkwood — частная компания, предоставляющая финансовые услуги, которая предоставляет инвестиционные, налоговые, юридические решения и решения по планированию недвижимости для клиентов, а также Фонда Джека, Джозефа и Мортона Манделов. Имея обширную библиотеку файлов, Парквуд стремился перейти от управления документами через проводник Windows к облачному решению SharePoint Online и его более широким возможностям доступа, управления и поиска.
«Их генеральный директор пришел из другой организации, которая широко внедряла SharePoint, и они хотели того же в Parkwood», — говорит Тодд Бликер, старший директор RSM US LLP. «Кроме того, некоторые пользователи в прошлом имели опыт работы с SharePoint в контексте метаданных, и им нравилась возможность поиска контента. Возможность агрегировать, фильтровать, сортировать и группировать контент была тем, чего они хотели в своей среде. Но, вероятно, самой большой причиной была невозможность получить доступ к клиентским документам без подключения к сети».
Перспектива отрасли
В прошлом RSM успешно спроектировала и внедрила портал SharePoint Online для равноправной организации, и они порекомендовали RSM компании Parkwood. В качестве потенциальных консультантов компания Parkwood выделила послужной список RSM, ее глубокий отраслевой опыт и приверженность предоставлению революционных решений.
«Мы проверили очень много консультантов для этого проекта, и у RSM был замечательный опыт работы в нашей отрасли», — говорит Адам Янг-Мерфи, менеджер по трастовым и юридическим операциям в Parkwood. «Очевидно, что они поняли отрасль и то, что мы пытались получить от решения».
Прежде чем приступить к работе над новым решением, RSM создала демонстрационную среду с метаданными, используя содержимое существующей файловой структуры Parkwood. Этот процесс позволил заинтересованным сторонам Parkwood получить первоначальное представление о возможностях SharePoint и протестировать потенциальную функциональность.
«У них была невероятная готовность позволить нам провести бета-тестирование и демонстрацию некоторых концепций, которые мы хотели», — говорит Янг-Мерфи. «Прежде чем мы приступили к чему-то, RSM приводил небольшой пример, чтобы показать нам, что именно, и чтобы мы поняли друг друга. Делать это, по-настоящему держать нас за руку и вести нас через некоторые из этих начальных шагов, чтобы мы могли по-настоящему оценить то, о чем они говорят, было абсолютной необходимостью».
Работаем ради общей цели
Совместная работа была важнейшим компонентом проекта, поскольку RSM начала создавать все новые сайты департаментов и интрасети внутри SharePoint. Сначала с отдельными отделами были проведены ознакомительные сеансы, чтобы определить, какая среда назначения лучше всего подходит для Парквуда. Затем команда RSM построила диаграмму, подробно описывающую структуру сайта и библиотеки, а также группы, которые будут иметь к ним доступ. На основе этой схемы компания RSM разработала надежный набор сценариев для создания полностью встроенного сайта SharePoint с нужными структурами и разрешениями.
После создания основы SharePoint внимание было обращено на миграцию и организацию обширной библиотеки важных внутренних данных и клиентских документов Parkwood. Заинтересованные стороны Parkwood и команда RSM работали вместе над сбором метаданных, чтобы документы, перенесенные в SharePoint, имели улучшенные возможности поиска. RSM провела первоначальную, инкрементальную, а затем более масштабную миграцию файлов в выходные дни и добавила сложные метаданные.
«Мы бросили команде RSM несколько крутых мячей», — говорит Янг-Мерфи. «Я хочу сказать, что мы перенесли полтора миллиона файлов, и со всеми тегами они придумали реальный способ сделать это».
Кроме того, RSM создала оптимизированные страницы поиска, что сделало документы еще более доступными, чем первоначально думал Парквуд. Они ожидали, что пойдут в библиотеку и отсортируют, отфильтруют и сгруппируют желаемый контент. Но теперь они могут просто зайти на главный сайт интрасети и выполнить поиск контента, выбрав из заранее определенного списка уточнений, чтобы получить нужный им контент.
«Им даже не нужно вводить то, что они ищут, просто сделайте выбор из допустимого списка значений для контента, который они просматривают», — говорит Бликер. «Думаю, для них это было сюрпризом».
После перехода и миграции команда Parkwood теперь имеет более современную систему управления документами и совместной работы с расширенными возможностями и функциональностью.
2024-02-15 15:15:01
1708012603
#Компания #предоставляющая #финансовые #услуги #трансформирует #управление #документами #помощью #SharePoint #Online
