Как выжить в HR компании, которая не придерживается политик

Имея актуальную информацию справочник сотрудника с комплексной политикой компании — это одна из самых важных вещей, которые малые предприятия могут сделать для снижения рисков. Тщательный справочник сотрудника Благодаря хорошо продуманным политикам, касающимся сексуальных домогательств, безопасности на рабочем месте, времени и посещаемости, а также поведения сотрудников, ваш бизнес будет работать бесперебойно и в соответствии с требованиями.

Специалисты по кадрам понимают важность создания и реализации четкой политики на рабочем месте, но что делают HR-команды, когда другие руководители компании не соблюдают такую ​​политику? К сожалению, это распространенная проблема. Хуже того, иногда руководители напрямую вмешиваются в способность сотрудников отдела кадров обеспечивать соблюдение правил компании. Это ставит HR-команду в неловкое положение и повышает ответственность компании.

Если вы специалист по кадрам и изо всех сил пытаетесь получить поддержку в обеспечении соблюдения кодекса поведения и политики сотрудников вашей компании, вы можете предпринять несколько шагов, чтобы повлиять на внутренних лидеров в этом вопросе. Изучите потенциальные риски, связанные с несоблюдением политики вашей компании, и узнайте, как работать в компании, которая не придерживается политики.

Потенциальные риски, связанные с несоблюдением политики компании.

Если позволить вещам идти своим чередом здесь и там, может показаться не таким уж большим делом, но несоблюдение политики компании может привести к множеству различных обязательств и негативных последствий для вашего бизнеса. Вот некоторые из самых больших проблем, которые следует учитывать.

Юридические жалобы и штрафы

Непоследовательное применение политик компании может привести к обвинениям в дискриминации. Например, предположим, что вы не соблюдаете постоянно свою политику посещаемости и регулярно позволяете сотрудникам опаздывать без каких-либо последствий. Однажды сотрудник опаздывает на 15 минут, и это причиняет незначительное неудобство клиенту или другому отделу. В результате вы решаете применить к сотруднику дисциплинарное взыскание. Этот сотрудник будет чувствовать себя выделенным и как будто с ним обошлись несправедливо, потому что другие сотрудники все время опаздывают и не попадают в неприятности.

Если они попадают в одну из групп, признанных в соответствии с Разделом VII Закона о гражданских правах, и чувствуют, что это могло повлиять на решение компании по-другому относиться к ним в отношении дисциплинарных мер, сотрудник в приведенном выше сценарии вполне имеет право сообщить поведение в Комиссию по равным возможностям трудоустройства (EEOC) и возбудить иск. Это может привести к огромным судебным издержкам и штрафам для вашего бизнеса.

Несчастные случаи и травмы на производстве

На большинстве рабочих мест также действуют различные правила безопасности, призванные предотвратить травмы членов команды на работе. Соблюдение этих правил и поддержание безопасной рабочей среды невероятно важно. Однако многие сотрудники обходят эти правила, чтобы использовать более короткие пути, которые позволяют им выполнять задачи быстрее. Линейные менеджеры могут смотреть в другую сторону или предпочитать не применять политику безопасности в пользу более высокой производительности.

Это огромная ответственность для вашей компании и может иметь катастрофические последствия для ваших сотрудников (в конце концов, несчастный случай на рабочем месте может привести к травмам, изменяющим жизнь, даже в отраслях, которые традиционно не считаются опасными). Чтобы избежать потери производительности, снижения морального духа, расходов на здравоохранение и других негативных последствий, связанных с несчастными случаями на рабочем месте, каждый менеджер должен понимать и обеспечивать соблюдение политики безопасности.

Ущерб репутации

В век социальных сетей разрушить свою репутацию несложно. У сотрудников есть множество возможностей поделиться своими жалобами с нынешними или бывшими работодателями: от более традиционных каналов, таких как Glassdoor, до новых форматов, таких как сторис TikTok. Вы не хотите быть работодателем, который не предоставил сотрудникам положенные перерывы, позволил бесконтрольно притеснять на рабочем месте или уволил сотрудника из-за политики, которая редко соблюдалась. Будущие потенциальные сотрудники и клиенты будут изучать ваш бизнес и видеть эти неблагоприятные публикации.

Новостные агентства также иногда обращают внимание на судебные иски или жалобы EEOC, и в этих случаях не вся пресса является хорошей. Кроме того, такие вещи, как неправильное обращение с конфиденциальной информацией в результате несоблюдения установленных политик или процедур, могут даже потребовать специальных уведомлений и привести к огромной потере доверия к вашей организации. В конечном счете, политика компании существует по какой-то причине, и эта причина обычно заключается в защите компании и ее репутации (а также ваших сотрудников и клиентов).

Замешательство сотрудников

Хотя это не так зловеще, как судебные иски или правительственные расследования, также стоит отметить, что непоследовательность в применении политик компании создает большую путаницу для сотрудников и дополнительные проблемы для HR-менеджеров. Если вы слишком часто не придерживаетесь политики, этой политики фактически не существует. Сотрудники не будут понимать, когда и как эта политика применяется в вашей организации, и все больше членов команды начнут ее игнорировать. Это обрекает компанию на провал, потому что, когда возникнет ситуация, когда политику действительно необходимо соблюдать, это будет выглядеть совершенно несправедливо по отношению к вашим сотрудникам.

Новые сотрудники, которые присоединяются к компании и видят, что определенные политики не соблюдаются, будут особенно сбиты с толку и, скорее всего, проигнорируют политику как устаревшее правило, которое компания забыла удалить из руководства. Это прямо противоположно тому, чего компании должны надеяться достичь, создавая четкую политику и руководство.

Как получить поддержку от лидерство по обеспечению соблюдения политики

Сообщайте о рисках

Начните с выражения своей обеспокоенности лидерство о рисках, связанных с непоследовательным соблюдением политики компании. Если у вас есть юридический отдел или корпоративный юрист, обратитесь за юридической консультацией и работайте с ними, чтобы общаться с лидерство. Хотя специалисты по кадрам обычно хорошо разбираются в трудовом законодательстве, руководители, скорее всего, отнесутся к проблемам более серьезно, если они исходят от адвоката.

Получите внутреннюю поддержку

Некоторому руководителю отдела надоело, что он не может обеспечить соблюдение политик в своей команде? Хочет ли менеджер по продажам соблюдения дресс-кода, чтобы офис выглядел более профессионально, когда приходят клиенты? Поощряйте их тоже высказываться. Сила в количестве. Несоблюдение политик также повлияет на каждый отдел по-разному, поэтому они также могут предоставить ценную информацию, которая поможет вам обосновать свою позицию.

Предложите лидерам работать над переписыванием или обновлением политики.

Как мы уже говорили выше, сохранение старых политик и непоследовательное их соблюдение может стать помехой. Если лидеры не хотят применять письменные политики, которые у них есть сейчас, вы можете предложить обновить их, чтобы создать новые политики, которые можно будет применять более последовательно.

Это нормально, когда политика постепенно теряет популярность среди работодателей и сотрудников с течением времени, поэтому вполне возможно, что причина, по которой политика не соблюдается, заключается просто в том, что политика больше не соответствует желаемой корпоративной культуре организации. Например, во многих компаниях существует дресс-код, который больше не соблюдается постоянно, поскольку он отражает старые или устаревшие представления о гендерных ролях и рабочей одежде.

Попросите руководителей поделиться мнением о том, как можно переписать рассматриваемую политику, чтобы она лучше отражала текущую культуру компании и желаемый стиль управления. К этому можно подойти в духе сотрудничества, а не конфронтации, и это хороший подход, если вы менеджер по персоналу, работающий с лидерами, которые не реагируют положительно на сопротивление или не реагировали на предыдущие попытки выразить обеспокоенность. Если вам нужны шаблоны политик для использования в качестве руководства, ознакомьтесь с нашим Книга политик компании.

Компилировать данные

Многие бизнес-лидеры любят принимать решения на основе достоверных данных. Если вы пытаетесь повлиять на их мнение по какому-либо вопросу, погрузитесь в свою HR-аналитику и найдите способы продемонстрировать цену несоблюдения политик. Точные показатели будут различаться в зависимости от политики, которая не применяется. Если это политика посещаемости, подсчитайте потерянные минуты и продуктивность, связанные с опозданиями, за определенный период (например, неделю, месяц или квартал). Если это политика безопасности, посмотрите, не увеличилось ли количество несчастных случаев и травм на рабочем месте.

В некоторых случаях, если у вас нет данных, подтверждающих ваши опасения, вы можете их создать. Это не значит, что вам следует придумывать цифры. но вы можете собрать данные, подтверждающие ваши опасения. Одна из возможностей сделать это — отправить вовлечения сотрудников опросы. Сотрудников не обязательно будет волновать, относится ли руководство к правилам компании спокойно, но они обязательно заметят, если политика применяется неравномерно. В этом случае добавьте утверждение по шкале Лайкерта, например: «Я считаю, что политика компании соблюдается справедливо и равноправно». Чтобы они могли согласиться или не согласиться, это поможет вам собрать данные о том, как несоответствия могут влиять на моральный дух сотрудников, и показать руководителям, что их поведение потенциально создает ощущение фаворитизма или дискриминации.

Получите вещи в письменной форме

Иногда лидеры упрямы, и вы не сможете заставить их изменить свое поведение, но вы можете защитить себя. Если вы доводите проблему до сведения высшего руководства, и они не позволяют вам обеспечивать соблюдение политики компании, вам следует получить это в письменном виде. Это гарантирует, что вас не обвинят, если несоблюдение их собственной политики приведет к серьезным последствиям для бизнеса.

Полезно сообщать о проблемах по электронной почте, а не устно, чтобы создать бумажный след. Если проблема обсуждается устно на собрании, которое не записывается, рассмотрите возможность отправки дополнительного электронного письма с изложением ключевых моментов и подтверждением того, что они не хотят, чтобы вы применяли политику в этом конкретном случае. Простой шаблон, которому можно следовать: «Привет. [Name]Я просто хотел продолжить наш разговор и подтвердить, что вы не хотите предпринимать никаких действий по обеспечению соблюдения [policy] как это относится к [employee name or issue]? Отдел кадров стремится последовательно обеспечивать соблюдение всех политик компании, но помните, что у вас есть опасения по поводу [the reason that they gave for not allowing enforcement of the policy]. В будущем, как бы вы хотели решать вопросы, связанные с [policy or behavior] справились?».

Обязательно сохраняйте все соответствующие электронные письма, заметки, сообщения Slack или записи встреч на случай возникновения проблемы, жалобы или судебного иска. Вы также можете использовать их в качестве доказательства, если вы можете превзойти менеджера, который вас закрывает, в отношении соблюдения политик. В конечном счете, отдел кадров призван защищать как компанию, так и сотрудников. Если компания не позволит вам защитить их, защитите хотя бы себя.